كثيراً ما ينشغل الفرد بطوارئ الحياة اليومية ويضطر لإعطائها الأولوية على حساب أهدافه وطموحاته الشخصية، وتُستخدَم مصفوفة أيزنهاور للتغلب على هذه المشكلة من خلال تصنيف المهام بناءً على عاملَي العجلة والأهمية، ولقد قدَّم الجزء الأول من المقال معلومات وافية عن مصفوفة أيزنهاور وشرحاً عن طبيعة المهام التي تنتمي لأول ربعَين منها، ويبحث الجزء الثاني والأخير منه في الربعين الباقيين، فتابعوا معنا السطور الآتية.

مم تتألف مصفوفة أيزنهاور؟

تناولنا في الجزء الأول 2 ونتابع في هذا الجزء الأخير:

3. عاجل وغير هام

يعبِّر هذا الربع عن حالة الانشغال الدائم وهو يحتوي على مهام تهدف لخدمة الآخرين ولا تحقِّق الأهداف الشخصية للفرد على الأمد الطويل، ويُذكَر من أمثلتها ما يأتي:

• مقاطعات زملاء العمل دون داعٍ.
• تفقُّد الهاتف المحمول أو البريد الإلكتروني.
• الرد على رسائل البريد الإلكتروني، ومنصات التواصل الاجتماعي، والرسائل النصية.
• استخدام قسائم الخصم والعروض المتاحة لفترة محدودة.
• بعض الاجتماعات.

تؤثر الضرورة الملحة في الربع الثالث في كافة ميادين الحياة، فيؤدي ميل بعضهم إلى إنجاز المهام بسبب مواعيد التسليم الحقيقية أو المُفترَضة إلى تولِّي أعمال لا تفيد في تحقيق الأهداف الشخصية على الأمد الطويل، وغالباً ما يحتوي الربع الثالث على مهام مستعجلة ومتعلِّقة بأولويات شخص آخر، ما يعني أنَّ الفرد يقوم بالأعمال والمهام المفروضة عليه على حساب رغباته وأهدافه الشخصية، ويمكن أن يؤدي التركيز على مهام الربع الثالث إلى شعور الفرد بفقدان السيطرة على حياته اليومية وعجزه عن تحقيق الأهداف التي يطمح إليها.

يوصي "كوفي" بتفويض أكبر عدد ممكن من المهام الواقعة ضمن هذا الربع، ولتكن تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات، أو طلب توصيل البقالة من المتجر بدل الخروج للتسوق، أو تكليف الأطفال بالمساعدة في تنظيف المنزل، أو تعيين مساعد افتراضي مسؤول عن ترتيب مواعيد زيارة طبيب العائلة، أو استخدام أدوات الأتمتة عند الإمكان، ففي حال عجزت عن تفويض هذه المهام، عندئذٍ يمكنك أن تحدَّ من تأثيرها في حياتك اليومية من خلال الالتزام بالخطوات الآتية:

• إيقاف تشغيل الإشعارات على الهاتف المحمول والحاسوب الشخصي في العمل.
• مصارحة الآخرين بمقدار الوقت الذي يمكنك أن تخصصه للعمل على مهمة معيَّنة.
• تأجيل مهام هذا الربع إلى الأوقات التي تنخفض فيها طاقتك بدل أن تقوم بها في الصباح عندما تكون في أوج نشاطك.
• مناقشة المدير بمسؤولياتك في العمل.
• رفض الطلبات عند الإمكان.

4. الربع الرابع غير هام وغير مستعجل

يحتوي هذا الربع على النشاطات والمهام التي تهدر مقدار كبير من الوقت ولا تحقِّق الأهداف، فيجب حذف هذه الأعمال من قائمة المهام، ويُذكَر منها الأمثلة الآتية:

• مشاهدة التلفاز لساعات طويلة.
• الإفراط في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي.
• نشاطات التجنُّب، مثل تصنيف وتنظيم البريد الإلكتروني بدل الرد على الرسائل الواردة.
• الإفراط في التسوق من خلال الإنترنت.

يتضمن الربع الرابع النشاطات التي تنتج شعوراً فورياً وعابراً بالمتعة، لكنَّها تحرم الإنسان من القناعة والرضى على الأمد الطويل، ويحتاج الإنسان إلى تخصيص بعض الوقت للتسلية والمتعة، وقد اشتهر "أيزنهاور" وتعرَّض لكثير من الانتقادات بسبب رحلات الغولف المتكررة التي كان يقوم بها خلال فترة حكمه.

تساعد هذه النشاطات على تحقيق التوازن في ظل ضغوطات العمل، ولكنَّها يجب أن تكون مدروسة وهادفة حتى لا تتسبب في استنزاف طاقة الإنسان، وشغفه، وقدراته الإبداعية.

كشفت دراسة حديثة منشورة في مجلة "علم النفس التطبيقي" (Applied Psychology) أنَّ الطريقة التي يقضي بها الموظف أوقات الفراغ في العطل وبعد انتهاء الدوام تؤثر في مستوى طاقته وحماسته في يوم العمل التالي، وبيَّنت نتائج الدراسة أنَّ الموظف الذي يمارس نشاطات تساعده على ضبط نفسه، مثل التمرينات الرياضية أو الأعمال التطوعية يكون أكثر حماسة من غيره في يوم العمل التالي، والموظف الذي يمارس نشاطات الاسترخاء، مثل اليوغا، أو التأمل، أو الاستماع إلى الموسيقى يُقبِل على العمل بهدوء واتزان في اليوم التالي.

يلجأ بعض الموظفين لنشاطات الإلهاء وتشتيت الانتباه، مثل الإفراط في مشاهدة التلفاز لصرف تفكيرهم عن المشكلات وتجنبها، وقد بيَّنت النتائج أنَّهم ينجحون في تجديد حماستهم وطاقتهم في يوم العمل التالي، ولكن يؤدي الاعتماد على الإلهاء مع مرور الوقت إلى تعكُّر المزاج وانخفاض مستوى حماسة الموظف بقية أيام أسبوع العمل، وهذا يعني أنَّه لا ضير من ممارسة نشاطات الإلهاء باعتدال، ولكن يمكن أن يؤدي الاعتماد عليها إلى تدني مستوى رضى الموظف عن عمله على الأمد الطويل.

تحقيق التوازن بين أرباع المصفوفة

يؤكِّد "ستيفن كوفي" أنَّ مهام الربع الثاني تحسِّن كفاءة العمل، كما يمثِّل هذا الربع نقطة التقاء التنمية الشخصية والمهنية مع التخطيط، والوقاية، والفعل، ويمكن تحديد الربع المسيطر في حياتك من خلال رصد وقتك ومتابعة المهام التي تقوم بها، كما تساعد تطبيقات إدارة الوقت والمهام على تسجيل المهام المُنجَزة ومواعيد إتمامها، ويجب عليك أن تجمع بيانات المهام لبضعة أيام وتخصِّص بعض الوقت لترتيبها ضمن المصفوفة من خلال الإجابة عن السؤالين الآتيين:

• هل كانت هذه المهمة مستعجلة بالنسبة إلي؟
• هل كانت هذه المهمة هامة بالنسبة إلي؟

احرص على تحديد هذه المعايير بناءً على النتائج التي ترغب بتحقيقها دون أن تهتم بآراء الآخرين، وتقتضي الخطوة التالية تحديد الربع الذي يستهلك الجزء الأكبر من وقتك، وتقدير مدى رضاك عن النتيجة.

سوف تكتشف أنَّك أمام إحدى الحالات الآتية:

1. أنت تقضي كثيراً من الوقت في الربع الأول

عليك أن تخصص بعض الوقت للتخطيط وتخمين المشكلات المحتملة والوقاية منها قبل وقوعها.

الخطوة التالية

وضع خطة عمل أسبوعية أو شهرية بناءً على أهدافك الحالية ومواعيد التسليم المطلوبة منك.

عليك أن تُجري في نهاية كل أسبوع مراجعة وتقييماً لجودة الخطة الموضوعة وإجراء التعديلات اللازمة لتحسين فاعلية العمل في الأسبوع التالي، وفي حال كانت معظم مهام الربع الأول ناجمة عن مصادر خارجية، عندئذٍ عليك أن تستعد لها وتخطط للتعامل معها، وتتعاون مع زملائك وعملائك على تنظيم سير العمل، وتناقش مديرك بموضوع المسؤوليات وأعباء العمل المفروضة عليك، ويُنصَح بإنهاء العلاقة مع كل عميل يتسبَّب في إحداث عدد كبير من المهام التي تنتمي للربع الأول.

2. أنت تقضي الجزء الأكبر من وقتك على مهام الربع الثالث

عليك أن تلجأ لتفويض المهام، أو حذفها، أو تحديد مقدار الوقت المسموح لها.

الخطوة التالية

وضع خطة استراتيجية تتضمن خطوات عمل دقيقة تساعد على الحدِّ من هذه المهام، والنظر في إمكانية تفويضها، أو رفض تأديتها، أو تجميعها وإنجازها دفعة واحدة في الوقت نفسه، ويمكنك من جهة أخرى أن تناقش مديرك بصراحة عن انشغالك وضيق وقتك واقتراح الحلول الممكنة.

3. أنت تقضي الجزء الأكبر من وقتك في الربع الرابع

ربما أنت تعاني من التوتر، أو الرتابة، أو تحاول تجنُّب مشكلة ما.

الخطوة التالية

استخدام أدوات رصد الوقت لتحديد الأعمال والنشاطات التي تهدر وقتك، ووضع خطة استراتيجية مناسبة لتجنُّبها أو الحد منها، وينبغي أن تخطط للتعامل مع نزعة التسويف، وتستريح بين الحين والآخر ولكن دون أن تفرط في ممارسة النشاطات الممتعة أكثر من اللازم.

في الختام

لكي تنجز مهامك بكفاءة، يجب عليك أولاً تحديد الربع الذي تنتمي إليه كل مهمَّة وطريقة التعامل معها على الشكل الآتي:

1. الربع الأول: هام ومستعجل

• مراجعة المهام المقبِلة ووضع خطة لإنجازها قبل بقية المهام الأخرى.

2. الربع الثاني: هام وغير مستعجل

• تحديد موعد مناسب لتسليم هذه المهام.

3. الربع الثالث: مستعجل وغير هام

• تفويض أكبر عدد ممكن من المهام.

4. غير هام وغير مستعجل

• حذف المهام.