تعدُّ تقنية الطماطم أو "بومودورو" (Pomodoro) طريقة شائعة لإدارة الوقت بفعالية، وذلك عبر مراعاة حاجة الفرد للراحة من جهة، ومتابعة العمل على المهام من جهة أخرى. تناسب هذه التقنية كلَّ مَن يرغب في تطوير مهاراته في إدارة الوقت، أو ببساطة يريد طريقة جديدة لإدارة سير العمل.

يبحث المقال في تقنية بومودورو وآلية عملها ومميزاتها، ويقدم بعض النصائح الإضافية التي تساعد على تطبيقها.

ما هي تقنية بومودورو؟

هي استراتيجية فعالة لإدارة الوقت تقسِّم العمل إلى فترات زمنية محددة يعقبها فترات استراحة منتظمة. أنشأَها مطوِّر البرمجيات والمؤلف الإيطالي "فرانشيسكو سيريلو" (Francesco Cirillo)، والذي كان يستخدم مؤقت صغير على شكل حبة طماطم لتتبُّع عمله، وإليك آلية عمل هذه التقنية:

• العمل لمدة 25 دقيقة: اعمل لمدة 25 دقيقة متواصلة دون انقطاع باستخدام مؤقِّت أو جهاز لتتبُّع وقتك.
• أخذ استراحة لمدة 5 دقائق: خُذْ استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق بعد العمل لمدة 25 دقيقة، ممَّا يمنحك فرصة لإراحة عقلك، ويساعدك على إدارة المهام غير المنتظمة بكفاءة أكبر.
• أخذ استراحات أطول: خُذْ استراحة لمدة 25 دقيقة بعد إنهاء 100 دقيقة عمل، مما يساعد على إدارة الوقت.

تجنَّبْ المقاطعات خلال الأوقات التي تعمل فيها، وأجِّل أي شيء لا يرتبط بالعمل حتى أوقات الاستراحة، وحتى لو واجهتَ أمراً عاجلاً خلال فترات العمل، سجِّله وتعامل معه عند بدء فترة الاستراحة، كي لا يتقاطع سير العمل، أمَّا إذا استغرق الانقطاع وقتاً طويلاً، فهذا يعني ضرورة إعادة ضبط أوقات العمل والاستراحات.

طريقة استخدام تقنية بومودورو

يمكن الاستفادة من هذه التقنية عندما يكون لديك الكثير من المهام التي عليك إكمالها، ولكنَّك لا تريد إرهاق نفسك، فيسهل استخدام هذه التقنية خلال يوم العمل، وفيما يأتي 6 خطوات لاستخدام تقنية بومودورو:

1. تحديد المهام

يجب تحديد المهام المطلوبة ومواعيد تسليمها، والتي قد تكون عدة مهام صغيرة أو هدفاً واحداً يستغرق وقتاً طويلاً، فإذا كانت المهام صغيرة، حدِّدْ المدة التي تستغرقها كل مهمة، ثمَّ احسب الفترات الزمنية اللازمة لإتمامها، أمَّا إذا كانت المهمة كبيرة، فقسِّمها إلى مهام صغيرة وخصِّصْ 25 دقيقة لكل منها.

إذا استخدمتَ هذه التقنية لإدارة سير عمل الفريق، فيعتمد تحديد المهام على أسلوبك القيادي، وإذا كنت تعطي مساحة للفريق للعمل وحدهم، فأبلغهم أنَّك تريد منهم العمل لمدة 25 دقيقة تليها استراحة قصيرة، بالإضافة إلى فترات الراحة الطويلة بعد إنهاء 100 دقيقة عمل. يمكنهم بعد ذلك تنظيم عملهم وترتيب أولوياتهم كما هو مناسب، أمَّا إذا كنت تعمل مع الفريق، فيمكنك مساعدتهم على تنظيم المهام وفقاً للجدول الذي أعددته.

2. استخدام مؤقِّت

تحتاج لاستخدام هذه التقنية إلى مؤقِّت وقلم وورقة، فيساعدك المؤقت على تتبُّع فترات العمل وأوقات الراحة، وتستخدم القلم والورقة لتسجيل الأمور التي عليك معالجتها لاحقاً، أو يمكنك ببساطة استخدام مؤقت وتطبيق لتسجيل الملاحظات على هاتفك الذكي.

3. ضبط المؤقت على 25 دقيقة

اضبط المؤقت على 25 دقيقة وابدأ بالعمل بعد تجهيز كل ما تحتاجه، وتحديد المهام والأهداف، ثمَّ خذ استراحة لمدة 5 دقائق، وبعد إكمال 4 جلسات عمل، والتي تبلغ مدتها 100 دقيقة، يمكنك أخذ استراحة أطول تتراوح بين 15 و20 دقيقة. استخدِمْ أدوات تدوين الملاحظات لتتبُّع عدد فترات الراحة التي تأخذها وعدد جلسات العمل التي تكملها.

4. تجنُّب المقاطعات في العمل

يحافظ تخصيص فترات الراحة على الطاقة والتركيز؛ إذ من الهام أن تعمل بأكبر قدر من الكفاءة خلال كل جلسة مدتها 25 دقيقة، ولهذا السبب يجب التخطيط للمهام والنشاطات اليومية لضمان الحفاظ على التركيز. من الهام نيل قسط كاف من النوم وممارسة بعض التمرينات الرياضية يومياً لزيادة الطاقة.

5. تسجيل فترات الراحة

خذ استراحة لمدة 5 دقائق بعد كل 25 دقيقة عمل، وسجِّلها في دفتر ملاحظاتك أو في تطبيق على هاتفك، أو استخدِمْ جدول بيانات أو مخططاً وسجِّل عليه كيف تجري الأمور على مدار اليوم. خصِّصْ وقتاً أيضاً لاستراحة طويلة بعد كل 100 دقيقة من العمل.

6. أخذ استراحة طويلة

خذ استراحة طويلة تتراوح بين 15 و20 دقيقة بعد إتمام 100 دقيقة عمل والتي تنتج عن 4 جلسات مدة كل منها 25 دقيقة. تتألف الدورة الكاملة لتقنية بومودورو من 4 فترات عمل، بين كل منها استراحة قصيرة، تليها استراحة طويلة، ليكون المجموع بذلك ساعتين و15 دقيقة.

فوائد تقنية بومودورو

هناك الكثير من الفوائد لاستخدام هذه التقنية إلى جانب فائدتها في تحسين مهارات إدارة الوقت، فتتضمن هذه الفوائد ما يأتي:

• تعزيز الدافع: تحافظ فترات الاستراحة المنتظمة التي تأخذها بعد كل 25 دقيقة من العمل على دافعك، فيمكنك أن تعدَّ مشروباً ساخناً، أو تتحدث مع زميلك، أو تعالج أمراً أجَّلته.
• تحسُّن سير العمل: تهدف طرائق إدارة الوقت إلى تجنب الاستراحات العشوائية التي تقوِّض الإنتاجية وتعرقل سير العمل، وتسهيل تحديد مواعيد تسليم المهام والالتزام بها.
• ضبط مصادر التشتيت: تؤثر عوامل التشتيت في عملك، لا سيما إذا كنت تعمل من المنزل أو في بيئة مزدحمة؛ إذ يمكنك أن تستخدم فترات الراحة في التعامل مع المشتتات، ممَّا يساعدك على الاستمرار في العمل دون مقاطعة.
• تحسين الصحة البدنية والنفسية: تحافظ فترات الراحة القصيرة التي تأخذها بعد العمل على صحتك البدنية والنفسية، فيمكنك الاستفادة منها في التحرك قليلاً أو أخذ نزهة قصيرة.

في الختام

لعلَّ أكثر نقطة سلبية في تقنية بومودورو هي أنَّها تتطلب تأجيل التعامل مع أي موضوع يطرأ خلال الفترات المخصصة للعمل، وهو أمر غير ممكن دائماً، فربما يطلب مشرفك مساعدتك فوراً، أو قد يطرأ أمر عاجل، فإذا كنت تعمل في بيئة تكثر فيها عوامل التشتيت، اعثُرْ على طريقة بديلة لإدارة الوقت، أمَّا إذا اخترت استخدام تقنية بومودورو، صنِّف المقاطعات وفق أهميتها، وأجِّل الأمور التي تتكرر حتى أوقات الاستراحة.

طالما أنَّ المقاطعات الكبيرة نادرة، سيكون الخلل في سير عملك ضئيلاً، فالفائدة الإضافية لهذه التقنية هي أنَّ تأجيل المقاطعات يساعدك على التحكم بعملك، وتعلِّمك كيفية التعامل مع الأولويات، ممَّا يعزز مهارات إدارة الوقت والشعور بالاستقلالية والتواصل؛ لأنَّ تأجيل المقاطعات يتطلب التصرف بحزم ولكن بأدب. ستشهد أيضاً تحسناً في مهاراتك التنظيمية؛ لأنَّك تتتبَّع المهام المؤجَّلة بانتظام وتعالجها لاحقاً.