تُعد إدارة الوقت من أبرز المهارات وأكثرها فاعلية وتأثيراً في الحياة الإنسانية، نظراً لدورها المحوري في تحقيق الأهداف الشخصية والمهنية، فيواجه الإنسان صعوبة كبيرة في إحراز التقدم وتحقيق الأهداف التي يطمح إليها عندما يستهتر بوقته، ويهدره، ويغفل عن تنظيمه وإدارته.

مقدار الوقت المتوفر هو القاسم المشترك بين جميع الأفراد على اختلاف أجناسهم، وأعمارهم، وأعراقهم، وهوياتهم، وأحوالهم المادية، وهذا يعني أنَّ تفاوت أحوال الناس وجودة حيواتهم ينتج عن اختلاف أسلوب تنظيم الوقت وإدارته.

بالتالي، ينجح الإنسان في تحقيق طموحاته عندما يضع نصب عينيه أهدافاً دقيقة وواضحة، ويعقد عزمه على تجنب مصادر التشتيت والإقلاع عن العادات التي تهدر وقته وتمنعه من إحراز التقدم المنشود.

يفشل معظم الأفراد في تحقيق الأهداف طويلة الأمد بسبب سوء إدارة الوقت وتبديده والعجز عن تجاهل مصادر التشتيت والإقلاع عن العادات السيئة، ويمكن التغلب على هذه الصعوبات عبر اتباع نظام مناسب لإدارة الوقت وتحقيق الأهداف طويلة الأمد.

خطوات إدارة الوقت

يواجه رائد الأعمال مشقة بالغة في تلبية احتياجات السوق والتوفيق بين حياته الشخصية والمهنية دون أن يجهد نفسه ويحمِّلها فوق طاقتها، ولا يتعلق الموضوع بتحقيق الأهداف فقط، بل بجودة حياة الفرد وحالته النفسية، وقدرته على تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

ينجم الإجهاد النفسي والوظيفي عن اختلال هذا التوازن، ويمكن أن يؤدي استمرار الوضع على هذا المنوال إلى تجاوز قدرة الفرد على التحمل والاستمرار؛ لذا يجب أن تتبع نظاماً يساعدك على تحسين إنتاجيتك دون أن تهمل التزامات الحياة الشخصية والأسرية.

إياك أن تغفل عن الاهتمام بصحتك النفسية وتخصيص الوقت اللازم لممارسات الرعاية الذاتية مثل التنزه، والاستماع إلى الموسيقى، وممارسة الفنون الإبداعية، والخروج برفقة أصدقائك وأحبتك، فتساعد هذه النشاطات على تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية في أثناء العمل على تحقيق الأهداف طويلة الأمد.

فيما يأتي 15 خطوة لإدارة الوقت وتحقيق الأهداف:

1. الالتزام بقواعد صياغة الأهداف

يمكن أن تؤدي الصياغة الخاطئة للهدف إلى عجز الفرد عن الالتزام والانضباط وإدارة الوقت، لكنَّه بالمقابل ينجح في بلوغ مراده عندما تكون أهدافه مدروسة وواقعية، ويُنصَح بتطبيق معايير "الأهداف الذكية" (SMART goal) وتحديد الدوافع والأسباب الكامنة خلف رغبتك بتحقيقها.

2. اختيار نظام مناسب لإدارة الوقت

تقتضي هذه الخطوة اختيار نظام مناسب لإدارة الوقت، وليكن "مصفوفة أيزنهاور" (Eisenhower Matrix) التي تصنف المهام والنشاطات في 4 فئات بناءً على عاملَي الأهمية والعجلة على النحو الآتي: هامة وغير مستعجلة، مستعجلة وغير هامة، مستعجلة وهامة، غير مستعجلة وغير هامة.

يجب أن يركز الفرد على فئة النشاطات الهامة وغير المستعجلة، ويحذف الأعمال غير الهامة وغير المستعجلة من قائمة المهام.

3. تقييم أسلوب إدارة الوقت

يتطلب تطبيق هذه الخطوة إعداد سجل زمني لتقييم أسلوب إدارة الوقت على مدار أسبوع كامل، فيجب أن تسجل النشاطات والأعمال التي تقوم بها في دفتر ملاحظاتك أو باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول، ويمكن تسهيل عملية تتبع الوقت عبر تقسيم اليوم إلى فترات زمنية قصيرة.

عليك أن تقوم بعد ذلك بتقييم الأعمال المُنجزَة عبر الإجابة عن السؤالين الآتيين: هل أحسنت استثمار وقتك؟ هل كانت هذه الأعمال مضيعة للوقت؟ في حال كنت تستخدم "مصفوفة أيزنهاور"، عندئذٍ عليك أن تحدد الربع الذي تنتمي إليه المهمة.

يجب أن تجمع البيانات الناتجة في نهاية الأسبوع وتحسب عدد الساعات التي قضيتها على كل واحد من النشاطات والأعمال، وتقتضي الخطوة النهائية تحديد الأعمال التي استهلكت الجزء الأكبر من وقتك والاعتماد على هذه النتائج في تحسين أسلوب إدارة الوقت.

4. إنجاز المهام الصعبة خلال الفترة الصباحية

قال الكاتب الأمريكي "مارك توين" (Mark Twain) ذات مرة: "إذا طُلِب منك أن تتناول ضفدعاً واحداً، عندئذٍ يُفضَّل أن تلتهمه في الصباح الباكر، أما إذا طُلِب منك أن تتناول ضفدعين، عندئذٍ يُستحسَن أن تبدأ بالتهام الأكبر بينهما"؛ فينصح الكاتب في هذا الاقتباس بمباشرة العمل على المهام الضخمة والصعبة وذات الأولوية العالية في الصباح الباكر لكي تستمد من إنجازها شعور الحماسة والدافع الذي تحتاج إليه لإكمال بقية الأعمال اليومية.

5. تطبيق قاعدة 20/80

 تقتضي هذه الخطوة استخدام قاعدة 80-20 التي تُعرَف أيضاً باسم "مبدأ باريتو" (Pareto Principle) الذي يؤكد أنَّ النسبة الأعظمية من النتائج (80%) تنجم عن نسبة صغيرة من الجهود المبذولة (20%)، وهو يعني في مجال المبيعات على سبيل المثال أنَّ 80% من عمليات البيع تعود لحوالي 20% فقط من الزبائن.

لذا عليك أن تحدد الجهود التي تسهم في تحقيق النسبة الأعظمية من النتائج لكي تزيد من اعتمادك وتركيزك عليها خلال العمل، ويمكن الحصول على هذه المعلومات عبر إجراء متابعة دقيقة للأداء والجهود المبذولة وتحليل النتائج المُحرَزة.

6. ترسيخ العادات المفتاحية في حياتك

ابتكر المؤلف "تشارلز دويج" (Charles Duhig) مفهوم "العادة المفتاحية" في كتابه "قوة العادات" (The Power of Habit)، فتؤول العادة المفتاحية إلى مجموعة أخرى من العادات المفيدة كما أنَّها تساعد الفرد على الإقلاع عن العادات السيئة أيضاً. لذا يجب عليك أن تركز على العادات المفتاحية لكي تنجح في إدارة وقتك وتحسين نمط حياتك.

7. تخصيص فترة زمنية محددة للرد على رسائل البريد الإلكتروني

تقتضي هذه الخطوة إيقاف إشعارات البريد الإلكتروني حتى لا يتشتت انتباهك وتركيزك على مدار اليوم، ويمكنك أن تخصص فترة زمنية محددة لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والإجابة عنها؛ لأنَّ الأمور المستعجلة غالباً ما تصل عبر المكالمات الهاتفية والرسائل النصية، ويؤدي فتح رسائل البريد الإلكتروني خلال اليوم إلى تشتيت الانتباه ومقاطعة عمليات التفكير وصعوبة استئناف العمل والتركيز من جديد.

8. الإقلاع عن العادات السيئة

تتسبب العادات اليومية السيئة في هدر الجزء الأكبر من وقت الإنسان، وهي تشمل الإفراط في مشاهدة العروض التلفزيونية، وتصفح مواقع التواصل الاجتماعي، والخروج برفقة الأصدقاء، وقضاء وقت طويل على ألعاب الفيديو؛ لذا يجب أن تقلع عن العادات التي تهدر وقتك لكي تنجح في تحقيق الأهداف العظيمة التي تصبو إليها.

9. أخذ استراحات منتظمة من العمل

تقترح إحدى الدراسات العلمية أن تعمل لمدة 52 دقيقة وتستريح لمدة 17 دقيقة، ولكن لا يتسنى لبعض الأفراد الالتزام بهذه الطريقة بسبب طبيعة دوامهم، وفي هذه الحالة يُنصَح بالتركيز على أخذ استراحات منتظمة عند الإمكان.

الاستراحات المنتظمة ضرورية، خاصة بالنسبة إلى رواد الأعمال المستقلين؛ لأنَّهم يجهدون أنفسهم ويتعرضون للاحتراق الوظيفي دون أن يدركوا ما أصابهم؛ لذا يجب أن تحرص على تخصيص أوقات منتظمة للاستراحة لكي تحافظ على صحتك النفسية، والعاطفية، والجسدية.

10. ممارسة التأمل والتمرينات الرياضية كل صباح

لا يدرك بعض الأشخاص فوائد ممارسة التأمل والتمرينات الرياضية في الصباح الباكر في تحسين أسلوب إدارة الوقت وتحقيق التوازن في الحياة، فتساعد هذه التمرينات على التخلص من الهموم والأفكار السلبية وزيادة النشاط، والحيوية، والعزيمة، والقدرة على التحمل والتركيز.

11. إنشاء قائمة مهام اليوم التالي كل مساء

يجب عليك أن تخصص بعض الوقت كل مساء لإعداد قائمة مهام اليوم التالي، وذلك عبر مراجعة أهدافك وتحديد الأعمال والخطوات التي تساعدك على تحقيق التقدم المطلوب، وتحتوي قوائم المهام على أهداف يومية سهلة التحقيق وهي تساعدك على التقدم نحو الأهداف الكبيرة طويلة الأمد.

12. البحث عن مصدر إلهام

يمكنك أن تستعين بمقاطع الفيديو التحفيزية في منصة "يوتيوب" (YouTube)، و"مؤتمرات تيد" (TED Talks) لكي تستعيد إلهامك وشغفك، فيصعب على الفرد أن ينظم وقته ويلتزم بجدول أعماله عندما يفتقر لشعور الشغف والدافع الكامن داخله، ويمكن استعادة شعور الشغف والدافع للجد والعمل عبر التركيز على المحتوى التحفيزي والاطلاع على تجارب الأشخاص الملهمين والطموحين.

13. الاستعانة بمنتور لتوجيهك في حياتك

من الطبيعي أن يتشتت تركيز الفرد وتفتر همته عندما يعمل وحده دون أن يتلقى التوجيه والدعم من شخص خبير، وتزداد قدرة الإنسان على إدارة وقته وتحقيق أهدافه عندما يعتمد على شخص خاض تجربة مماثلة ونجح في التغلب على الظروف الصعبة التي اعترضت طريقه، ومن هذا المنطلق، يُنصَح بالاستعانة بمنتور يستطيع مساعدتك على خوض تجربتك الشخصية.

14. إيقاف إشعارات تطبيقات التواصل الاجتماعي

تؤدي إشعارات تطبيقات التواصل الاجتماعي إلى تشتيت الانتباه وهدر الوقت، لهذا السبب يُنصَح بإيقاف التنبيهات والإشعارات والحرص على تصفية الذهن والتركيز على المهام المطلوبة منك.

15. تنظيم البيئة المحيطة

أثبتت الدراسات العلمية أنَّ الفوضى في البيئة المحيطة تتسبب في تشتيت القدرة على الانتباه والتركيز، وهو ما يؤدي بدوره إلى هدر الوقت؛ فيمكن التغلب على هذه المشكلة عبر التنظيم والتخلص من الفوضى بشكل تدريجي؛ لذا حاول أن تجزِّئ العملية إلى عدة مراحل حتى لا تُجهد نفسك، وستتمكن خلال بضعة أيام من تنظيم محيطك واستعادة قدرتك على التركيز وإدارة الوقت.

في الختام

تبرز إدارة الوقت بوصفها إحدى الركائز الأساسية لتحقيق النجاح الشخصي والمهني، ويساعد اتباع خطوات منظمة ودقيقة لتنظيم الوقت الفرد على تحديد أولوياته، وتجنب مصادر التشتت، والإقلاع عن العادات السيئة التي تهدر الجهود.

ومع تطبيق استراتيجيات فعَّالة مثل تحديد الأهداف، وترسيخ العادات المفتاحية، والاستفادة من الوقت في إنجاز المهام الصعبة، يمكن له أن يحقِّق توازناً بين حياته المهنية والشخصية، ويسهم في تعزيز إنتاجيته وتحقيق أهدافه طويلة الأمد، فإَّن إدارة الوقت ليست مجرد مهارة؛ بل هي أساس لتحقيق حياة أكثر انتظاماً ونجاحاً.