ربّما تكون قد جربت عديداً من أنظمة الإنتاجية الجاهزة أو قرأت عشرات الكتب في مجال التطوير الذاتي، وكل منها قدّم لك منهجاً مختلفاً لتحسين إنتاجيتك وتحديد أهدافك. لكنَّ قليلاً منها، إن وجد، ركز على شرح المبادئ العامة التي تساعدك في بناء نظامك المثالي.

قد تتساءل: هل ثمة قواعد لتصميم نظام إنتاجية خاص بالفرد؟ لا شك أنَّ هناك مجموعة من المبادئ الأساسية التي يمكنك اعتمادها لتعزيز إنتاجيتك، بناءً على شخصيتك، والتزاماتك، وأهدافك في الحياة.

للوصول إلى هذه المبادئ، عليك تحليل الأنظمة المتوفرة، واستنتاج قواعدها، وإعادة صياغتها بناءً على صفاتك الشخصية. ربما كنت قد بحثت في كتبك ومدوَّناتك ومنتدياتك المفضلة عن إجابة لهذا السؤال، ولحسن الحظ، إن كنت قد استخلصت كل درس قيّم من كل مصدر، فلن تكون المهمة صعبة.

إليك أبرز ما يمكنك اكتشافه:

نظام الإنتاجية المثالي وفقاً لأكثر الكتب مبيعاً

إليك مجموعة من الأنظمة الشهيرة التي أثبتت فعاليتها في تحسين الإنتاجية، والمستوحاة من أكثر الكتب مبيعاً في هذا المجال:

1. نظام عام في 12 أسبوعاً (The 12 Week Year (12WY))

وضع المؤلفان "براين بي. موران" (Brian P. Moran) و"مايكل لينينتون" Michael Lennington) Moran) و "لينينغتون" (Lennington) هذا النظام الذي يركز على الالتزام بدلاً من الاعتماد على التحفيز العابر.

الفكرة الأساسية هي تقسيم العام إلى دورات مدتها 12 أسبوعاً، ووضع خطة محددة لكل دورة مع متابعة التنفيذ من خلال إجراءات يومية بسيطة. لذا، حتى لو فترت همتك، فإنك تظل منتجاً بفضل التزاماتك.

يعتمد النظام على 4 عناصر رئيسة لتحديد التزامات ناجحة:

1. الرغبة القوية: وضع أهداف مثالية وطويلة الأمد تحفزك على العمل.
2. الإجراءات الفعالة: اعتماد خطوات محددة تعزز الإنتاجية مباشرة دون الحاجة إلى التفكير في ما يجب فعله لاحقاً.
3. تقييم التكلفة: فهم التضحيات المطلوبة لتحقيق النجاح واتخاذ القرار بالمضي قدماً.
4. الالتزام المستمر: العمل بناءً على الالتزامات وليس وفقاً لمستوى الحافز أو المزاج اليومي.

2. إنجاز الأعمال (Getting Things Done - GTD)

يُعَد نظام "إنجاز الأعمال" (Getting Things Done) من أشهر أنظمة الإنتاجية في أوساط تطوير الذات. اعتمد مبتكره، "ديفيد ألين" (David Allen)، على مبدأ بسيط وهو تدوين كل فكرة على ورقة وتنظيمها في صيغة مهام واضحة وموجزة.

يقدم هذا النظام منهجاً تدريجياً لإدارة الأعمال، من خلال 5 خطوات رئيسة:

1. الجمع: تدوين الأفكار والمهام جميعها في قائمة واحدة.
2. التوضيح: تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة عملية.
3. التنظيم: تصنيف المهام بناءً على أولوياتها.
4. المراجعة: تحليل المهام ومراجعتها دورياً لتحسين الأداء.
5. التنفيذ: إتمام المهام وإزالتها من القائمة.

3. تقسيم الوقت (Time Blocking - TB)

يعتمد هذا النظام على تخصيص فترات زمنية محددة لكل نشاط، لضمان التركيز العميق وتقليل تأثير التبديل بين المهام. يستند كتاب "العمل العميق" (Deep Work للكاتب "كال نيوبورت" (Cal Newport) إلى نظام تقسيم الوقت (Time Blocking). يذكر الكاتب في المقدمة دراسة أجرتها الباحثة "صوفي ليروي" (Sophie Leroys) تشرح كيف يدمر الانتقال العشوائي بين المهام الإنتاجية بسبب "بقايا الانتباه"؛ إذ تبقى أجزاء من تركيزك عالقة في المهمة السابقة.

تحديد الوقت هو طريقة رائعة لمواجهة بقايا الانتباه والالتزام طوال اليوم. باستخدام هذا النظام، تقسم يوم عملك إلى وحدات زمنية منفصلة، وتخصصها لأنشطة مختلفة. تمكِّنك هذه الطريقة من الاندماج في العمل والحد من التوتر على مدار اليوم.

4. مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix)

تُعد مصفوفة أيزنهاور أداة إنتاجية شائعة يستخدمها عديد من الكُتّاب نظراً لبساطتها، وقد اعتمدها المؤلف "تيم فيريس" (Tim Ferris) في كتابه "أسبوع الأربع ساعات من العمل" (The 4-Hour Work Week).

باختصار، مصفوفة أيزنهاور هي أداة تساعدك على تقسيم مهامك إلى 4 فئات:

1. مهام هامة وعاجلة: هي الأعمال التي ينبغي أن تنجزها على الفور.
2. مهام هامة وليست عاجلة: هي الأعمال التي يمكنك جدولتها لوقت لاحق.
3. أنشطة ليست هامة وعاجلة: هي الأنشطة التي يمكنك تفويضها.
4. مهام ليست هامة وليست عاجلة: هي المهام التي يمكنك إزالتها من قائمتك.

كيفية اختيار نظام الإنتاجية المثالي للبدء

إذا تأملت أنظمة الإنتاجية المذكورة سابقاً، ستلاحظ أنَّ جميعها تعتمد على قائمة مهام كقاعدة أساسية. يمكنك استخدام قائمة مهام تقليدية، أو تفريغ الأفكار كما في نظام "إنجاز الأعمال"، أو أيّة طريقة أخرى تناسبك. لكنَّ الأهم هو أن تكون لديك رؤية واضحة للمهام التي يجب إنجازها.

بمجرد تحديد المهام، يجب تنظيمها وتوضيحها، مما يسمح لك بالتركيز على الإنتاجية بدلاً من الانشغال بإعداد المخططات. إليك بعض العوامل الأساسية التي يجب مراعاتها عند اختيار النظام الأنسب لك:

1. قصير الأمد مقابل طويل الأمد

هناك فرق بين المهام قصيرة الأمد وتلك التي تتطلب تخطيطاً بعيد الأمد. تركز بعض الأنظمة، مثل "إنجاز الأعمال" و"تقسيم الوقت"، أساساً على المهام اليومية، بينما يقدم نظام العام في 12 أسبوعاً رؤية طويلة الأمد.

2. عمل جماعي أم فردي

إذا كنت تعمل ضمن فريق، فستكون أقل تحكماً في سير العمل؛ لأنَّ التقدم يعتمد على إتمام المهام من قِبل الزملاء. ربّما يحدّ هذا من إمكانية استخدام أنظمة، مثل "إنجاز الأعمال"، لكنّه يسمح لك بتطبيق مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix)، التي تساعد على تحديد الأولويات بوضوح، خاصة في بيئة العمل الجماعي.

3. موجز أم فوضوي

تركز بعض المهام على الإبداع في حين تعتمد أخرى على الكفاءة، وتناسب أنظمة مثل "إنجاز الأعمال" والعام في 12 أسبوعاً كلا النوعين، ولكن تُستخدَم طريقة "تقسيم الوقت" مع المهام التي تفرض موعد تسليم محدد.

كيف تجعل نظامك فريداً؟

يصبح نظام الإنتاجية فعالاً عندما ينسجم مع طبيعتك الشخصية وعاداتك. لكل شخص أسلوبه الخاص في إدارة المهام بناءً على احتياجاته وكفاءته المختلفة.

على سبيل المثال، قد تستغرق أنت وقتاً أقل في كتابة مقال مقارنة بشخص آخر، ولكن قد تكون سرعة تحريره أسرع. أيضاً، قد تعمل أنت لمدة 45 دقيقة مع استراحة لمدة 15 دقيقة، بينما قد يعمل شخص آخر باستمرار لوقت يتجاوز الساعة، ثم يأخذ فترات راحة أطول.

إليك بعض الأسئلة التي يمكن أن تساعدك في تخصيص نظام يناسبك تماماً:

1. هل يصلح نظام إنتاجيتك لكل من المهام قصيرة وطويلة الأمد؟

لكي يكون النظام متكاملاً، يجب أن يضم تقنيات للتعامل مع الأهداف القصيرة والطويلة الأمد. يوفر نظام الـعام في 12 أسبوعاً خطة شاملة تساعدك في تحديد أهدافك، بينما يعزز "إنجاز الأعمال" التنظيم اليومي. كذلك، إذا كنت بحاجة إلى انضباط صارم، يمكن أن يكون "تقسيم الوقت" خياراً مثالياً.

في كلتا الحالتين، يمكن أن تكون تقنية "بومودورو" (Pomodoro) أداةً مفيدة لفترات قصيرة من الإنتاجية المركزة.

2. هل يرتبط نظام إنتاجيتك ارتباطاً وثيقاً بالمهام ذات الوقت المحدد؟

تتطلب بعض الأنشطة تخطيطاً دقيقاً وتنظيماً زمنياً واضحاً، ويُنصَح بتطبيق طريقة تقسيم الوقت مع هذا النوع من المهام، بينما تحتاج الأنشطة الإبداعية إلى مرونة أكبر، مما يجعل مصفوفة أيزنهاور خياراً أفضل للحفاظ على التدفق الفكري دون فرض قيود صارمة على الوقت.

3. هل يهتم نظام إنتاجيتك بصحتك العقلية والجسدية؟

إنّ الإجهاد والتعب هما العدو الأكبر للإنتاجية؛ لذا، يجب أن يحتوي نظامك على أدوات تساعدك في الحفاظ على توازنك العقلي والجسدي. يمكن أن يكون لتخصيص فترات استراحة قصيرة، وممارسة التأمل، أو الرياضة تأثير هائل في استدامة إنتاجيتك. لا تنسَ أهمية العناية بصحتك، مثل شرب الماء الكافي وتعديل وضعية الجلوس.

4. هل نظامك مستدام على الأمد الطويل؟

يجب أن يكون نظام الإنتاجية قابلاً للتطبيق على الأمد الطويل، فإذا وجدت نفسك مرهقاً أو غير مرتاح بعد يوم طويل من اتباعه، فهذا مؤشر على ضرورة التعديل. كلما قررت اعتماد نظام جديد، فكّر في مدى سهولة تطبيقه، فإذا واجهت عائق أو اضطررت لبذل مجهود إضافي، عليك أن تجري بعض التعديلات لتبسيطه وجعله أكثر انسجاماً مع روتينك اليومي. احرص على استخدام طرائق لتبسيط المهام في نموذجك والالتزام بمعايير الأهداف الذكية.

5. هل يتضمن نظام إنتاجيتك نمطاً للتنظيم الذاتي؟

أخيراً، تجنب تطبيق مبدأ إنتاجي مرة أخرى إذا لم ينجح في المرة الأولى. عندما تبني نظامك، فإنَّك تبنيه على قيم، ولكن ليس بالضرورة القيم الصحيحة.

يجب أن يكون نظام الإنتاجية المثالي قابلاً للتكيف مع احتياجاتك المتغيرة، فإذا اكتشفت أنَّه غير فعال مع مرور الوقت، لا تتردد في تعديله. يمكن أن يساعدك تخصيص مراجعة أسبوعية لنظامك في تقييم مدى فاعليته وإجراء التحسينات الضرورية.

كذلك، يمكن استخدام طريقة التقييم الذاتي، مثل إعطاء علامتين يومياً لنظامك:

• الأولى تقيّم مدى إنجازك للمهام.
• الثانية تقيّم حالتك العقلية ومدى شعورك بالراحة أثناء التنفيذ.

إنّ اختيار نظام الإنتاجية ليس مجرد مسألة تطبيق منهج جاهز، بل يتطلب تخصيصه وفقاً لاحتياجاتك. أيٌّ من هذه المعايير تجد الأكثر أهمية بالنسبة لك؟

في الختام

لا يوجد نظام إنتاجي مثالي يناسب الجميع، ولكن يمكن لكل شخص بناء نظامه الخاص وفقاً لاحتياجاته وعاداته. استلهام الأفكار من الأنظمة الرائدة قد يكون مفيداً، لكنَّه ليس شرطاً أساسياً. الأهم هو أن تمارس التأمل الذاتي وتبني نظاماً يتماشى مع طبيعتك الشخصية.

تحتاج إلى أداة تساعدك في إدارة المهام قصيرة الأمد، دون أن تغفل رؤيتك طويلة الأمد. يمكن أن يكون نظام الجدولة فعالاً للمهام الموجزة والمحددة بوقت، ولكنَّه ليس ضرورياً لكل أنواع الأعمال. كما يجب أن تأخذ صحتك العقلية والجسدية في الحُسبان؛ لأنَّ الإرهاق هو العدو الأكبر للإنتاجية.

الانضباط الذاتي هو المفتاح لتعديل أي خلل في نظامك، وضمان استمراريته وتطويره بمرور الوقت. إذا استطعت دمج هذه العناصر، فستكون قد وضعت حجر الأساس لنظام إنتاجية متكامل ومصمم خصيصاً لك.