هل تشعر بأنَّك غارق في دوَّامة من المهام الصغيرة؟ مهام مثل رسالة تحتاج إلى الرد عليها، أو وضع الأطباق في مكانها في المطبخ، أو ترتيب الملابس في الخزانة. على الرغم من أنَّ هذه المهام صغيرة ولا تحتاج إلى وقت طويل، إلَّا أنَّ كيفية التعامل معها ينعكس على إنتاجيَّتك وميلك للتسويف.

صُمِّمت قاعدة الدقيقتَين لاتِّخاذ القرارات الصحيحة، وسنكتشف في هذا المقال ما هي قاعدة الدقيقتَين، وفوائدها، وكيفية استخدامها، وتطبيقاتها.

ما قاعدة الدقيقتين؟

صمَّم المؤلف الأمريكي "ديفيد ألين" (David Allen) قاعدة الدقيقتَين وذكرها في كتابه إنجاز المهام (Getting Things Done).

تنصُّ القاعدة على أنَّه إذا واجهتَ مهمَّة يمكن إنجازها في أقل من دقيقتَين، فيجب عليك القيام بها فوراً بدلاً من تأجيلها أو وضعها في قائمة مهامك، فعندما تتراكم المهام الصغيرة، فإنَّها تصبح مصدر إلهاء وتُصعِّب القيام بعمل هادف، فعندما تتعامل معها فوراً، يتحسَّن تركيزك وإنتاجيتك ويقلُّ التسويف.

يخلق التعامل الفوري مع المهام الصغيرة الصفاء ومساحة ذهنية أوسع لإنجاز قائمة مهامك، وبذلك يسهُل عليك التركيز على الأشياء الهامة.

فوائد قاعدة الدقيقتَين

قاعدة الدقيقتين ضرورية لأي شخص يريد تحسين إنتاجيته، فدعونا نستكشف كيف يمكن لهذه القاعدة البسيطة أن تُحدِث فرقاً كبيراً في حياتك اليومية.

1. تحسين الإنتاجية

تحسِّن قاعدة الدقيقتين الإنتاجية من خلال تخفيف العبء الذهني، فوجود قائمة طويلة من المهام المعلَّقة سيشغل دائماً بعض المساحة الذهنية ويسبِّب التوتر. تضمن باستخدام قاعدة الدقيقتَين أنَّ المهام الصغيرة، لن تتراكم وتصبح عبئاً. ونظراً إلى أنَّ لديك عدداً أقل من الأشياء المعلَّقة، ستشعر بتحسُّن وتتمتَّع بالقدرة الذهنية على القيام بعمل أكثر فائدة.

2. تجميع المكاسب الصغيرة

المكاسب الصغيرة هي تلك الإنجازات الصغيرة التي تحقِّقها يومياً وتصبُّ في مصلحتك، فتزداد ثقتك بنفسك وتحفيزك وتركيزك مع تراكمها. تمثِّل المكاسب الصغيرة كل الأشياء التي تقرِّبك من هدفك الكبير.

يحقِّق تطبيق قاعدة الدقيقتَين عدداً من هذه المكاسب الصغيرة بسرعة، فكلُّ إنجاز يصبُّ في مصلحتك مهما كان بسيطاً يحقِّق لك مكسباً. إذا أنجزتَ عدداً من المهام الصغيرة فوراً، ستحوِّلها إلى سلسلة من الإنجازات المتراكمة وتحتفي بها يومياً، وستحصل مع مرور الوقت على فوائد إضافية منها.

3. اعتياد إنجاز المهام

تتحكَّم العادة في قدرتك على إنجاز المهام، فكلما أنجزتَ مهمَّة فوراً، أصبح الأمر أسهل.

تحثُّك قاعدة الدقيقتين على بدء المهام الصغيرة فوراً دون أعذار أو تأخير، فقد تواجه صعوبة في بادئ الأمر، لكنَّ الممارسة المستمرة ستسهِّل التطبيق. لن تقتصر فوائد هذه القاعدة على المهام الصغيرة مع مرور الوقت؛ بل ستمتد لتشمل جميع المهام، وستعزِّز المثابرة على تطبيق هذه القاعدة إنجاز المهام بسرعة.

4. تقليل المهام غير المكتملة

تخلق قائمة المهام غير المكتملة التوتر، وتسبِّب الإرهاق الشديد والشعور بالضياع، فكلَّما طالت القائمة، أصبح من الصعب البدء بها.

تضمن قاعدة الدقيقتَين إبقاء قائمة المهام غير المكتملة قصيرة، فهي تُنهي جميع المهام القصيرة قبل إدراجها في القائمة، ممَّا يقلِّل الإرهاق، وبالتالي تصبح القائمة أقصر وأكثر قابلية للإدارة، ممَّا يسهِّل البدء في إنجاز أهم المهام.

5. انخفاض التوتر

قد تشكِّل قوائم المهام غير المكتملة مصدر ضغط كبير، ولو كانت تتألف من مهام بسيطة وصغيرة، تضمن قاعدة الدقيقتَين عدم تراكم هذه المهام، وانخفاض شعورك بالتوتر.

6. بناء الانضباط الذاتي

يساعدك الانضباط الذاتي على القيام بالمهام الصعبة، مثل الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية والعمل وتناول الطعام الصحي، حتى عندما تكون متعباً ولا ترغب في ذلك. نحن نمارس هذا الانضباط بالفطرة إلى حدٍّ ما، ولكن يمكننا تعزيزه بالممارسة، وستتاح لك غالباً باستخدام قاعدة الدقيقتَين فرص لممارسة هذه المهارة وتحسينها.

قد لا تشعر دائماً بالرغبة في القيام بالمهام الصغيرة؛ لأنَّها تتطلب درجة كبيرة من الانضباط الذاتي، لكنَّ الممارسة المستمرة ستصقل لديك هذه المهارة وترسِّخها.

كيفية استخدام قاعدة الدقيقتين بكفاءة

الآن بعد أن عرفنا قاعدة الدقيقتَين وفوائدها، يمكننا أن ننظر في كيفية استخدامها في 3 خطوات. قد يستغرق الأمر في البداية بعض الوقت لتتعوّد عليه، ولكن سيصبح السلوك تلقائياً بالممارسة.

1. تحليل المهمَّة بسرعة

أول ما يجب عليك القيام به عند تلقِّي مهمَّة جديدة هو تحليلها بسرعة لمعرفة ما إذا كان من الممكن تطبيق قاعدة الدقيقتَين عليها عن طريق الإجابة عن السؤالين التاليين.

1.1. كم من الوقت تستغرق؟

يجب معرفة المدة التي تستغرقها المهمَّة قبل أن تقرِّر استخدام قاعدة الدقيقتَين، فإذا كانت المهمَّة تستغرق وقتاً أطول من دقيقتَين، فقد يؤثِّر ذلك في سير عملك وقد يكون من المفيد تأجيلها.

قاعدة الدقيقتَين هي مجرد إطار عام، ويمكنك تكييفها لتناسب طبيعة عملك، فلا تتردد في إنجاز المهمَّة حتى لو كانت تستغرق 3 دقائق.

2.1. هل من الممكن إنجازها الآن؟

قبل الشروع في أية مهمَّة، يجب تقييم قابلية تنفيذها، فإذا كانت تعتمد على توافر أو تعاون الآخرين، فلا بأس في جدولتها إلى وقت لاحق.

2. تحديد الأولويات

لا تتساوى جميع المهام في الأهمية أو الإلحاح، فقد يكون الرد على رسالة بريد إلكتروني هام أولوية قصوى، بينما يمكن تأجيل مهام روتينية، مثل غسل كوب القهوة لاستثمار أفضل لوقتك.

إعطاء جميع المهام الصغيرة الأولوية نفسها سيهدر وقتك، فحدِّدْ أولويات مهامك ومنطقيتها، وأكمِلْ منها التي تستغرق دقيقتَين فقط.

3. إنجاز المهام الصغيرة فوراً

بمجرد تحديد المهمَّة والتأكُّد من إمكانية إنجازها بسرعة، فإنَّ الخطوة الأخيرة والأهم هي البدء في العمل دون أعذار أو تأخير، وهذا هو جوهر قاعدة الدقيقتَين.

نصيحتان لاستخدام قاعدة الدقيقتَين

على الرغم من أنَّ مبدأ قاعدة الدقيقتَين بسيط للغاية، إلَّا أنَّك قد تواجه بعض التحديات، وقد تحتاج إلى بعض النصائح لتطبيقها بكفاءة، ومنها:

1. تجنَّب تعدُّد المهام

لا نستطيع التركيز على أكثر من شيء في وقت واحد، ويؤثِّر تعدُّد المهام سلباً في أدائك، فيتطلب منك أن تنقل انتباهك، وهذا التنقُّل المستمر يبدِّد طاقتك ويؤثر في جودة عملك، فقد يؤدي تعدُّد المهام على الأمد الطويل إلى ضعف التركيز والحاجة المستمرة للتحفيز.

إنَّ الجمع بين المهام الصغيرة والمعقَّدة، يعرِّضك إلى الإرهاق، ويؤخِّر إنجاز المهام المعقدة، فتجنَّبْ القيام بمهام متعددة عند اتِّباع قاعدة الدقيقتَين عموماً.

2. لا تختلق الأعذار

دائماً ما نختلق الأعذار لتجنُّب المهام المزعجة، فقد نشعر بالتعب، وانعدام الرغبة، وضيق الوقت، ولكن غالباً ما تكون هذه الأعذار عائقاً نفسياً أكثر منها واقعية، فكلما اختلقنا الأعذار، اشتدَّت قبضتها علينا.

لا تختلق الأعذار لتستفيد من قاعدة الدقيقتَين؛ بل التزِمْ بالممارسة، فعندما تنجز مزيداً من المهام المزعجة، ستلاحظ بسرعة تحسُّناً في انضباطك الذاتي وإنتاجيتك.

تطبيقات أخرى لقاعدة الدقيقتَين

الهدف من قاعدة الدقيقتَين هو تحسين الإنتاجية عن طريق إنجاز المهام الصغيرة أولاً، ولكنَّها تطوَّرت لتكون أداة قوية تساعدك على مجالات أخرى. دعونا نستكشف كيفية تطبيقها لبدء مهام معقَّدة وبناء عادات أفضل.

1. بدء المهام المعقدة

تشبه قاعدة الدقيقتَين في تطبيقها قاعدة الخمس دقائق، ويمكنك استخدامها عندما تجد صعوبة في البدء بمهمَّة معقَّدة، مثل الذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية أو التدوين.

قسِّمْ مهمتك إلى أجزاء وحدِّدْ جزءاً يمكنك إكماله في أقلِّ من دقيقتَين، ربما يكون مثل ارتداء بدلتك الرياضية، أوتنظيم قائمة بالعناوين الرئيسة لمقالتك، أو ملء غسَّالة الأطباق، فاختَرْ مهمَّة صغيرة تحتاج أقل من دقيقتَين وتدفعك للشروع في المهمَّة الكبرى.

سيعود ذلك عليك بفائدتين:

1. البدء بمهمَّة صغيرة سهلة الإنجاز كفيل بأن يمنحك الزخم اللازم لمواصلة العمل.
2. ستشعر بالدافع للاستمرار في تنفيذ مهامك الأخرى.

2. بناء عادات أفضل

عندما نقوم بشيء جديد، فإنَّنا نقارن المكافأة المتوقَّعة مع الجهد المتوقَّع، فإذا كان الجهد أكبر من المكافأة، سيكون من الصعب تكوين هذه العادة وممارستها.

ابحث عن أصغر نسخة ممكنة من هذه العادة، بحيث لا يستغرق إنجازها أكثر من دقيقتَين، ويمكنك القيام بذلك كالتالي:

• اقرأ صفحة بدلاً من فصل كامل.
• اركُضْ دقيقتَين بدلاً من ساعة.
• اكتب جملة واحدة في يومياتك، بدلاً من صفحة كاملة.

يبني العثور على أصغر نسخة من هذه العادة عادة إنجاز المهام تدريجياً، وحين تتشكَّل العادة، ستُعدِّل سلوكك حتى تصل إلى النتيجة التي تناسبك.

في الختام

قاعدة الدقيقتَين هي أداة بسيطة، ولكنَّها فعَّالة لزيادة الإنتاجية وتقليل التسويف، فبمجرد أن تقرِّر تنفيذ مهمَّة تستغرق دقيقتَين أو أقل، لا تتردد في تنفيذها فوراً.

يتطلَّب تكوين عادة جديدة الصبر والمثابرة، فقد لا تشعر بالراحة في البداية، ولكن يصبح الأمر تلقائياً مع الممارسة المستمرة. كُنْ صبوراً ولا تيأس إن لم تحقِّق نتائج فورية، فالصبر هو مفتاح النجاح في هذه العملية.