يساعد التخطيط للخلافة الشركات على الاستعداد للمواقف التي قد يغادر فيها الموظف الشركة لأي سبب من الأسباب، مثل التقاعد. عندما تضع الشركة خطة للقيادة المستقبلية، يتسنى لها اختيار الموظفين المناسبين وتدريبهم لاستلام المناصب القيادية في الوقت المناسب؛ مما يساعد في تسهيل عملية الانتقال. تستطيع الشركة بالتخطيط المبكر متابعة عملها والحد من هدر الوقت والمال عندما يترك الموظفون عملهم. سنشرح في هذه المقالة خطوات وضع خطة للخلافة، ونجيب عن الأسئلة الشائعة في هذا الصدد.

تعريف التخطيط للخلافة

الهدف من التخطيط للخلافة هو ملء المناصب الهامة التي يتركها الموظفون لأسباب مختلفة تتعلق بالوظيفة، أو بوضعهم الصحي، والتخطيط وفقاً لذلك. من أهم الأسباب المهنية انتقال الموظفين إلى مناصب أخرى في الشركة أو التقاعد أو البحث عن فرص أخرى.

يختار قادة الشركة أعضاء الفريق الجدد أو الحاليين المناسبين لتقلد المناصب الشاغرة بالاستناد إلى أدائهم الوظيفي وسلوكياتهم مع الآخرين. يعدّ اختيار القادة المستقبليين جزءاً رئيسياً من استراتيجية التوظيف وإدارة المواهب العامة للمؤسسة. يراجع قادة الأعمال خطتهم ويحدِّثونها بانتظام تحسّباً لأي تغييرات محتملة ترافق نمو الشركة.

كيفية إنشاء خطة للخلافة

إليك 4 خطوات عليك اتباعها عند التخطيط لمستقبل المنظمة:

1. فهم رؤية المنظمة وقيمها

على قادة المنظمة فهم قيم منظمتهم وتكوين فكرة واضحة عن رؤية المنظمة المستقبلية. يساعد هذا في اختيار أفضل المرشحين لشغل مناصب معينة. على كل منظمة وضع خطة خاصة بها؛ لأنَّ لكل منظمة رؤية تختلف عن المنظمات الأخرى. من المرجح أن تبحث المنظمات في صناعات، مثل التمويل عن موظفين يتمتعون بمهارات مختلفة لشغل الأدوار القيادية مقارنة بالشركات العاملة في صناعة التكنولوجيا.

على سبيل المثال، قد تقدِّر شركة التكنولوجيا الناشئة سريعة النمو الابتكار، وتبحث عن قادة مبدعين داخل المنظمة لتولي قيادة الفريق عندما يحصل القادة الحاليون على ترقية أو يغادرون الشركة. في المقابل، قد تبحث شركة مالية عن أفراد متميزين في أدائهم الوظيفي لتقليدهم المناصب القيادية الشاغرة.

2. اختيار القادة من بين الموظفين

يمكنك اختيار قادة من الموظفين بتقييم القوى العاملة الحالية وتحديد المعايير المناسبة. قد يجد قادة الشركة أنَّ الموظفين ذوي المهارات القيادية القوية لا يشغلون حالياً مناصب قيادية، ولكنَّهم يدعمون الشركة في المناصب الأدنى. على سبيل المثال، ربما يكون المتخصص في قسم الدعم التقني الذي يحقق أهدافه أو ينجز أكثر من المطلوب منه باستمرار ويتلقى تغذية راجعة ممتازة من أقرانه أنجح في منصب إشرافي.

تستفيد الشركة من اختيار الموظفين المهَرَة وترقيتهم؛ لأنَّ تقليد هؤلاء الموظفين مناصب قيادية يمكِّنهم من مساعدة الآخرين على التحسن. لاختيار الموظفين ذوي الإمكانات القيادية، يجب إجراء مراجعة موضوعية لأداء كل موظف ومعرفة مقدار رغبته في النمو داخل الشركة. عادة، أفضل موظفيك أولئك الذين يخططون لحياتهم المهنية ويبحثون عن فرص للتقدم. فيما يلي علامات تساعدك على اكتشاف هؤلاء الموظفين داخل شركتك:

• المشاركة في التدريب الإضافي.
• السعي للحصول على تعليم متقدم، مثل شهادة الماجستير.
• قبول مسؤوليات وظيفية إضافية.
• التكيف بسرعة مع التغييرات في المشاريع أو في الفِرَق أو في بيئة العمل.
• القدرة على تسوية النزاعات.

3. تطبيق مصفوفة المواهب

تُعد مصفوفة المواهب ذات التسع مربعات أداة فعالة لتنظيم الموظفين بناءً على أدائهم ومستوى مهاراتهم. تتألف المصفوفة من تسعة مربعات تُمثل مستويات الأداء والإمكانات: منخفضة، ومتوسطة، وعالية. يمكن تصنيف الموظفين المتميزين ضمن المربعات العليا الوسطى واليمنى، بينما يمكن وضع من يُظهرون إمكانات واعدة ولكن يعانون من ضعف الأداء في المربع العلوي الأيسر. تُبرز المصفوفة الموظفين ذوي الإمكانات العالية بناءً على قدرتهم على التعلم السريع وتولّي مهام جديدة. أما تقييم الأداء، فيعتمد على مستوى إنجاز الموظفين في مناصبهم الحالية ومقدار تحقيقهم للأهداف.

يساعد استخدام مصفوفة المواهب الشركات على اكتشاف الموظفين ذوي الأداء العالي، مما يمكِّن القادة أيضاً من اكتشاف الموظفين ذوي الأداء والإمكانات المنخفضة، وتقديم برامج تدريبية لهم أو نقلهم إلى مناصب تتناسب مع مهاراتهم.

4. مناقشة الأهداف مع الموظفين

قبل اختيار الموظف لتولي منصب قيادي، يُفضل التحدث معه بشأن أهدافه المهنية لمعرفة مقدار اهتمامه بالتقدم الوظيفي أو تولي منصب جديد. توفر هذه المحادثات على القادة الوقت إذا لم يكن الموظف مهتماً بهذا الأمر، وتتيح لهم الفرصة لاكتشاف القادة المحتملين من خلال فهم طموحات الموظفين وخططهم المستقبلية.

قد ينجح حتى الموظفين الذين يفتقرون حالياً إلى المهارات القيادية إذا كانت لديهم الرغبة في التطور. يُسهِّل إشراك الموظفين في هذه العملية الانتقال عندما يحين وقت تسلمهم المناصب الجديدة، لأنَّ الموظفين يكونون أكثر استعداداً للتكيف مع التغيرات عند مشاركتهم في التحضيرات منذ البداية.

الأسئلة الشائعة حول التخطيط للخلافة

1. ما فوائد خطة الخلافة؟

لاختيار القادة المستقبليين فوائد عدة، منها:

• تحسين الاحتفاظ بالموظفين: إنَّ تقدير الموظفين وترقيتهم نتيجة جهودهم يحفزهم على مواصلة العمل في الشركة.
• رفع الروح المعنوية: يساعد التخطيط المستقبلي في تسهيل انتقال الموظفين إلى المناصب الإدارية ويشجعهم على تطوير مساراتهم المهنية، مما يخلق بيئة عمل إيجابية تعزز التفاؤل.
• المساعدة في التوظيف: يعدُّ التخطيط للخلافة أداة توظيف ممتازة؛ لأنَّها تساعد مسؤولي التوظيف على تحديد المهارات أو السمات الأساسية التي يجب البحث عنها في المرشحين. كما أنَّ إعداد القادة والترقية من الداخل يمكن أن يجذب أفضل الكفاءات في الصناعة إذا كانت الشركة معروفة بدعم تطور موظفيها.
• وضع إرشادات واضحة للموظفين: يضع القادة معايير لترقية الموظفين تُبيِّن لهم ما يجب عليهم فعله إذا كانوا يريدون التقدم في حياتهم المهنية.

2. من يشارك في هذه العملية؟

يشارك أعضاء الإدارة التنفيذية العليا، ومنهم مسؤولو الإدارة، مثل مدير الموارد البشرية، في وضع الخطة الأساسية. تبدأ العملية بتحديد أهم المناصب لعمليات الشركة وكيفية شغل هذه المناصب إذا أصبحت شاغرة. يرسم هؤلاء أيضاً استراتيجية لتحديد أفضل المرشحين لتولي هذه المناصب. تشتمل هذه الاستراتيجية في الغالب على مراجعات الأداء والتقييمات.

عادةً، لا يعرف المسؤولون التنفيذيون جميع الموظفين، لذا يتعاونون مع قسم الموارد البشرية والمشرفين للعثور على الموظفين ذوي الأداء العالي أو الإمكانيات العالية. يؤدي إشراك مزيد من أعضاء الفريق في عملية التخطيط إلى زيادة احتمالية اكتشاف الموظفين المناسبين لتولي المناصب على جميع مستويات الشركة.

تُعد عملية تحديد المرشحين لتولي المناصب التنفيذية أولوية، ولكن المناصب الإدارية الأخرى تؤثر تأثيراً مباشراً في إنتاجية الشركة. على سبيل المثال، إذا تقاعد مشرف قبل أن تجد الشركة بديلاً عنه، فقد يفتقر فريقه إلى الأهداف الواضحة؛ مما يؤدي إلى تباطؤ الإنتاج. إنَّ التخطيط للتغييرات، مثل التقاعد أو ترك الشركة لأي سبب عن طريق اختيار الموظفين المناسبين لتولي المناصب القيادية المتوسطة والدنيا، يضمن استمرارية سير العمليات بسلاسة في جميع الأوقات.

3. كيف يمكنك إشراك الموظفين الذين لا يرغبون في التقدم من منصبهم الوظيفي الحالي؟

وإن كانت هذه العملية تحدد إمكانات النمو للموظفين الرئيسيين والمناصب الهامة التي تناسبهم، على القادة التفكير أيضاً في الموظفين المتميزين الذين لا يرغبون في التقدم. قد يكون الموظفون راضين عن مناصبهم الحالية، وقادرين على الإسهام في التخطيط للخلافة بطرائق أخرى.

على القادة توفير التدريب لمساعدة هؤلاء الموظفين على مواصلة تحسين مهاراتهم. عندما لا يخطط الموظفون للتقدم أو لا يهتمون به كثيراً، على القادة التفكير في طرائق للاحتفاظ بهم، مثل تقدير إنجازاتهم وتوفير فرص التعلم لهم. يُبرز هذا النهج أهمية كل موظف ويؤكد على تقدير الشركة لإسهاماته، مما يعزز ارتباطه بفريق العمل والشركة.

4. كيف تؤثر خطة الخلافة في مسارك المهني؟

تؤثر خطط الشركة المستقبلية تأثيراً مباشراً في مسارك المهني في أي مرحلة، فقد تصبح المناصب شاغرة في أي وقت لأسباب عديدة. إذا كنت مهتماً بالتقدم في مسارك المهني، فقد تكون لديك فرصة في المكان الذي تعمل فيه حالياً. فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي تساعدك على إثبات أنَّك المرشح المناسب لشغل المنصب الشاغر:

• تعزيز أخلاقيات العمل: أظهر التزامك في أخلاقيات العمل ورغبتك في التقدم المهني بقبول التحديات وتحمُّل مسؤوليات إضافية. يفيدك أيضاً التحلي بموقف إيجابي في أثناء أداء مهامك إلى لفت انتباه القادة.
• الحفاظ على التنظيم: يحتاج القادة إلى مهارات تنظيمية لإدارة الآخرين، لذا اِحرص على الالتزام بالمواعيد، وتسليم المشاريع في الوقت المحدد، وبذل فوق المطلوب منك كلما أمكنك ذلك.
• تطوير تعليمك: اِستثمر في التدريب الوظيفي الإضافي أو التعليم لتحقيق أهدافك المهنية. تفيدك اكتساب الخبرة والمعرفة المتخصصة عند بحث القادة عن موظفين لشغل المناصب التنفيذية.