يشهد عالم الأعمال تغيرات سريعة، مما زاد أهمية تقييم الإنتاجية؛ حيث يحتاج القادة إلى جمع بيانات دقيقة عن أداء الموظفين لاتخاذ قرارات مدروسة وفعَّالة، وهنا يبرز دور "مؤشرات الأداء الرئيسة" (KPIs) في تقديم بيانات مفيدة حول الإنتاجية.

يقدم المقال 8 مؤشرات أداء رئيسة يجب على كل شركة تقييمها، بالإضافة إلى خطوات عملية لتتبعها بفعالية.

ما هي الإنتاجية؟

يجب توضيح مفهوم الإنتاجية ضمن قطاع الأعمال من أجل تقديرها بدقة؛ فهي مقياس للأداء يوضح مدى كفاءة المؤسسة في تحقيق النتائج المرجوة، ويقدِّر كمية العمل وجودته بناءً على مدى فعالية الشركة في استثمار الموظفين، والعمليات، والتكنولوجيا في تحقيق الأهداف المرجوة.

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسة للإنتاجية؟

تُستخدم مؤشرات الأداء الرئيسة لتقييم الإنتاجية، وتتضمن مجموعة من المقاييس لحساب مساهمة أنشطة الموظفين المختلفة في تحسين الأداء العام؛ إذ يسهم تتبع مقاييس إنتاجية الفِرَق والموظفين دورياً في تحديد الجوانب التي تتطلب التحسين، ومساعدة الموظفين في تحقيق النجاح.

أهمية تقييم مؤشرات الأداء الرئيسة للإنتاجية

سيضطرّ القادة – من دون استخدام مؤشرات الأداء الرئيسة للإنتاجية – للاعتماد على ملاحظاتهم فقط لتحسين كفاءة الموظفين، وعلى الرغم من إمكانية عقد اجتماعات أسبوعية للاطلاع على تقدم الفريق والموظفين؛ إلَّا أنَّ هذه المنهجية تهدر الوقت، ولا تزود القائد بالمعلومات التي يحتاج إليها.

الحل هو استخدام مؤشرات الأداء الرئيسة لتقييم إنتاجية الموظفين وأداء الفريق بدقة، وتحديد الجوانب التي تتطلب التحسين.

اختيار مؤشرات الأداء الرئيسة المناسبة للشركة

يجب أولاً وضع أهداف العمل مثل: زيادة الإيرادات، أو تحسين رضا العملاء، أو تبسيط العمليات، وذلك لتسهيل اختيار مؤشرات الأداء الرئيسة التي تهم المؤسسة؛ إذ تختلف الاحتياجات من شركة إلى أخرى، وتتأثر بعوامل مثل: معايير مجال العمل، والمقاييس الداخلية، ومدى توفُّر البيانات.

تشمل بعض مقاييس الإنتاجية الشائعة ما يلي:

• معدل إنتاجية الموظفين.
• متوسط معدل الإنتاجية.
• معدل إكمال المهمَّات.
• تقييمات جودة العمل.
• تقييمات الكفاءة.
• معدل إكمال المشاريع.
• معدل تحقيق الأهداف.
• الإيرادات عن كل موظف.

سنسلط الضوء على كل مقياس منهم بمزيدٍ من التفاصيل، في الفقرة القادمة.

8 مؤشرات أداء رئيسة لتقييم الإنتاجية

1.معدل إنتاجية الموظفين

يُعَد أهم مؤشر أداءٍ رئيسٍ للإنتاجية؛ لأنَّه يقيِّم النتائج التي يقدمها كل موظف ضمن إطار زمني محدد. يساعد تتبع هذا المؤشر في معرفة الموظفين ذوي الأداء العالي، وأولئك الذين يحتاجون إلى مزيدٍ من التدريب. يتطلب حساب معدل إنتاجية الموظفين تقسيم الإنتاج؛ عدد السلع أو الخدمات المنتجة، مقسوماً على إجمالي عدد الموظفين الذين ينتجونها.

2. متوسط معدل الإنتاجية

يساعد تقييم متوسط معدل الإنتاجية في فهم كيفية تغير اندماج الموظفين وإنتاجيّتهم من أسبوع لآخر؛ حيث يوضح هذا المؤشر عدد الساعات التي ينتج فيها الموظفون خلال اليوم الواحد، وكيف يقضون وقتهم.

أفضل طريقة لتتبع هذا المؤشر هي استخدام برنامج إدارة إنتاجية مصمَّم لتحليل أنشطة الموظفين، ومعرفة الأوقات المحددة التي تزيد فيها إنتاجيتهم، واستخدام هذه المعلومات في وضع جدول عمل مرن يرفع الإنتاجية إلى أقصى حد.

3. معدل إكمال المهمَّات

يُستخدم هذا المقياس لتقييم النسبة المئوية للمهمَّات المكتملة بنجاح خلال فترة معينة؛ حيث يُظهر هذا المؤشر مدى كفاءة أعضاء الفريق في الالتزام بالمواعيد النهائية، ويدل ارتفاعه على توفُّر الموارد التي يحتاج إليها الموظفون للعمل بأقصى إنتاجيتهم، بينما قد يشير انخفاض معدل هذا المقياس إلى ضرورة إعادة تقييم أعباء العمل. يتطلب حساب معدل إكمال المهمَّات تقسيم عدد الموظفين الذين أكملوا المهمة بنجاح على إجمالي عدد الذين عملوا عليها.

4. تقييمات جودة العمل

إنَّ جودة العمل هامة للغاية لتحقيق النجاح على الأمد الطويل؛ حيث تسهم تقييمات الجودة الدورية في تحديد مشكلات رضا العملاء أو الموظفين، والتي قد تتفاقم إن لم تُعالَج. تُقيَّم جودة العمل عن طريق طلب التغذية الراجعة والمراجعات من العملاء، أو حساب عدد الأخطاء والمشكلات في المنتجات أو الخدمات.

5. تقييمات الكفاءة

ينبغي أن يركز الموظفون على المهمَّات الهامة لتحسين جودة النتائج وتسريع وتيرة العمل. يساعد تقييم الكفاءة في معرفة تأثير تعدد المهمَّات والإشعارات وغيرها من عوامل التشتيت في أداء الموظفين. يتطلب تقييم الكفاءة استخدام برامج متخصصة مصممة لتتبع الوقت الذي يركز فيه الموظفون، ومقارنته مع الوقت الذي يُستثمَر في الاجتماعات وتعدد المهمَّات.

6. معدل إكمال المشاريع

يُظهر معدل إكمال المشاريع عدد المهمَّات المكتملة خلال فترة محددة، ويُستخدم عادةً لمعرفة عدد المنتجات أو الخدمات التي تقدمها المؤسسة. يتطلب هذا المقياس حساب عدد المشاريع المكتملة كل أسبوع، أو شهر، أو 3 أشهر، أو سنة.

7. معدل تحقيق الأهداف

من المفيد مقارنة عدد المشاريع المنجَزة أو الخدمات المقدَّمة بالهدف أو المعيار الذي وضعته الشركة؛ من أجل تقييم مستوى أداء الموظفين والفِرَق. يتطلب حساب معدل تحقيق الأهداف تقسيم الإنجاز الفعلي على الهدف، ثم ضربه ب 100. على سبيل المثال: إذا كان عدد المكالمات المطلوبة من فريق المبيعات هو 90 مكالمة، ولكنَّهم أجروا 100 مكالمة، فسيكون معدل تحقيق الهدف 111%.

8. الإيرادات عن كل موظف

من الأساليب الأخرى لتقييم الإنتاجية هي حساب الإيرادات عن كل موظف؛ إذ يُظهر هذا المقياس الأرباح التي يعود بها العمل. يتطلب حساب هذا المقياس تقسيم الإيرادات خلال فترة محددة على إجمالي عدد الموظفين العاملين خلال تلك الفترة. على سبيل المثال: إذا كنت تدير شركة صغيرة تضم 10 موظفين وحققت إيرادات سنوية قدرها مليون دولار، فإنَّ الإيرادات عن كل موظف ستكون 100000 دولار.

كلما ازدادت الإيرادات عن كل موظف، زادت إنتاجية المؤسسة؛ ولكن لا يُظهر هذا المقياس ما إذا كان بعض الموظفين أكثر إنتاجيةً من غيرهم.

في الختام

تسهم مؤشرات الأداء الرئيسة الثمانية التي تحدثنا عنها في مقالنا في تقييم إنتاجية الموظفين وفِرَق العمل، وذلك لتكوين صورة أفضل عن الجوانب التي يجب تحسينها لتعزيز أداء الشركة.