يجب أن يُحسِن الفرد إدارة وقته في جميع مناحي حياته، فقد ثبت أنَّ سوء التنظيم والإدارة قد يعرِّضه لمشكلات وخيمة، وخاصة على صعيد إنتاجية العمل، ويقدم المقال مجموعة من التقنيات والخطوات التي تساعد على إدارة الوقت وتنظيمه وتعقُّبه.

تهدف تقنيات إدارة الوقت إلى مساعدة الفرد على تعزيز إنتاجيته، وترتيب أولوياته، وإنجاز المهام والأعمال الموكلة إليه، وتشرح خبيرة إدارة الوقت "كاثي سيكستون" (Cathy Sexton) عن سوء إدارة الوقت بقولها:

"يحتاج الفرد إلى تعزيز إنتاجيته عندما تتراكم أعباء العمل عليه، وهذا يتطلب منه تحديد أولوياته والتركيز عليها".

تقنيات إدارة الوقت ضرورية في الحياة الشخصية والمهنية، وهي تسهم في تعزيز الإنتاجية وتتطلب التحلِّي بقدرٍ عالٍ من الالتزام والاجتهاد في العمل.

تعريف إدارة الوقت:

يشير مصطلح إدارة الوقت إلى عملية وضع الجداول الزمنية وضبط مقدار الوقت الذي تقضيه على نشاط معيَّن، وهو يساعدك على تنظيم حياتك وتقسيم وقتك بطريقة تضمن تحقيق أهدافك وتحسين إنتاجيتك.

يفتقر كثير من الأفراد لمهارات إدارة الوقت، ويمكن أن تبرز هذه المشكلة في عدة سلوكات مثل هدر الوقت، والانسياق وراء مصادر التشتيت، وعدم القدرة على التركيز على العمل، ويؤدي سوء إدارة الوقت إلى تدني جودة العمل المُنجَز وانخفاض الإنتاجية.

فوائد إدارة الوقت:

فيما يأتي 4 فوائد لإدارة الوقت:

1. تحسين إنتاجية العمل:

يسعى جميع الأفراد ورجال الأعمال حول العالم إلى تحسين إنتاجيتهم، وهو ما يعبر عنه المتحدث التحفيزي "بول ماير" (Paul Meyer) بقوله: "لا تعتمد الإنتاجية العالية على عنصر الصدفة أو الحظ، بل إنَّها تنجم عن الالتزام بتحقيق التميز، والتخطيط المدروس، والجهود المكثفة".

تضمن مهارات إدارة الوقت تحسين إنتاجية العمل، كما أنَّها تتيح للفرد إمكانية تحقيق أهدافه الواحد تلو الآخر عندما تكون محددة بدقة ومرتبة بحسب الأولوية، وتُقاس إنتاجية العمل بعدد المهام التي ينجزها الفرد خلال فترة زمنية محددة.

2. تقليل عدد ساعات العمل:

تهدف تقنيات إدارة الوقت إلى إنجاز المهام المطلوبة خلال فترة زمنية محددة وتجنُّب كافة مصادر التشتيت، وهو ما يساعدك على تخصيص مزيد من الوقت للراحة والاستجمام وممارسة الهوايات والنشاطات التي تحبها.

3. الحصول على مزيد من الفرص:

تساعد هذه التقنيات على تجنب هدر الوقت على الأمور الثانوية وضمان إنجاز المهام الضرورية في وقت قصير، وهو ما يمكِّنك من تقديم نتائج عالية الجودة خلال زمن قياسي، ويساعدك على كسب رضى العملاء وضمان الحصول على فرص عمل مستقبلية معهم، وبناء سمعة حسنة في السوق.

4. تخفيف التوتر:

تساعد تقنيات إدارة الوقت على تخفيف التوتر والضغوطات الناجمة عن مهام العمل ومستوى الأداء، كما تفيد جداول وبرامج الأعمال في التخلص من التراكمات وتقدير التقدم المحُرَز والشعور بالإنجاز.

تثبت هذه الفوائد فاعلية تقنيات إدارة الوقت في تحسين مستوى الإنتاجية على صعيد الحياة الشخصية والمهنية.

التغلب على صعوبات إدارة الوقت:

فيما يأتي 8 خطوات للتغلب على صعوبات إدارة الوقت:

1. تحديد الأهداف:

تساعد الأهداف الدقيقة والأولويات الواضحة والمحددة على تعزيز الحماسة والقدرة على التركيز، وذلك لأنَّ الإنسان الذي يحدد أهدافه بدقة يستطيع أن يخصص لها كفايتها من الوقت ويبذل ما بوسعه لتحقيقها.

2. الالتزام بجدول العمل:

يُنصَح بإعداد الجداول الزمنية من أجل التغلب على صعوبات إدارة الوقت، وينبغي أن يحتوي الجدول على جميع المهام اليومية والمدة الزمنية اللازمة لإنجاز كل واحدة منها، وتفيد هذه الجداول في تنظيم سير العمل ومتابعة إجراءات التنفيذ، والتحقق من المهام المُنجزَة والمتبقية.

3. ترتيب المهام بحسب الأولوية:

يجب ترتيب المهام الواردة ضمن الجدول بحسب الأولوية، بحيث يجري العمل على إنجاز المهام المستعجلة والضرورية في البداية، وتأجيل الأعمال الأقل أهمية حتى موعد يُحدَّد لاحقاً، فيساعد ترتيب الأولويات على تنظيم سير العمل، وضمان إنجاز المهام الضرورية عندما تكون في أوج نشاطك وحماستك.

4. تحديد مصادر التسويف:

تقتضي الطريقة المثالية لتحديد مصادر التشتيت وهدر الوقت مراجعة الأعمال المُنجَزة سابقاً وحساب الوقت الذي استغرقه إنجازها، وتفيد برمجيات إدارة الوقت في الحصول على تقارير دقيقة عن الزمن الفعلي الذي استغرقه إنجاز المهام، وهذا يساعدك على تحديد الأعمال التي تهدر وقتك، ويتيح لك إمكانية جدولة المهام وتخصيص الوقت اللازم لتأديتها.

5. تحديد مواعيد تسليم المهام:

تقتضي هذه الخطوة تعيين مواعيد تسليم نهائية لكل واحدة من المهام بهدف تعزيز القدرة على التركيز وزيادة فاعلية العمل، وتهدف هذه الطريقة إلى تذكيرك بضرورة إنجاز العمل المطلوب في موعد محدد، وهذا يساعدك على تجنُّب مصادر التشتيت، وملاحظة تراكم الأعمال والمهام، وإيجاد الحلول اللازمة للتعامل مع التقصير الحاصل ولتكن عبر تفويض المهام على سبيل المثال.

6. تخصيص بعض الوقت للاستراحات المنتظمة:

لا تتطلب تقنيات إدارة الوقت من الفرد أن يعمل طوال اليوم على تحقيق أهدافه، بل يجب عليك أن تدرك أنَّك تحتاج إلى الراحة وتخصص لها فترات زمنية محددة ضمن جدول أعمالك.

تفيد الاستراحات في تصفية الذهن، واستعادة النشاط، وتخفيف شعور الضغط والضيق جراء تراكم الأعمال، ويمكنك أن تستثمر الوقت المخصص للاستراحة في تصفُّح مواقع التواصل الاجتماعي وغيرها من مصادر التشتيت بشرط أن تكون قادراً على التوقف والعودة إلى العمل فور انتهاء الفترة المخصصة للاستراحة.

7. تجنُّب تعدد المهام:

يفقد الإنسان قدرته على التركيز عندما يحاول العمل على عدة مهام في نفس الوقت، وهو ما يؤدي بدوره إلى تخفيض إنتاجيته ومنعه عن إنجاز أي من هذه المهام في نهاية المطاف.

يمر الوقت بسرعة عندما يعمل الفرد على مجموعة من المهام دفعة واحدة ليكتشف في نهاية المطاف أنَّه لم ينجز أي تقدُّم يُذكَر، وهنا تبرز أهمية جدولة الأعمال.

يُفضَّل أن تعمل على كل مهمة على حدة وتلتزم بالوقت المخصص لها ضمن جدول أعمالك، وهو ما يساعدك على زيادة تركيزك، وقدرتك على تسليم العمل في الموعد المحدد، وتقديم نتائج تستوفي المعايير المطلوبة قبل أن تنتقل للعمل على مهمة جديدة.

8. تعقُّب الوقت:

تُستخدَم تقنية تعقُّب الوقت للتغلب على صعوبات إدارته وتنظيمه، وهي تفيد كل من الموظفين والعاملين المستقلين، وتهدف إلى تحديد الزمن الفعلي لإنجاز المهام، والاستفادة من هذه المعلومات في تقدير مستوى الإنتاجية والبحث في إمكانية تحسينها، ويُفضَّل أن تستخدم برنامجاً لتعقُّب الوقت لكي تستفيد من هذه التقنية في تحسين إنتاجيتك وفاعلية عملك.

فيما يأتي 6 فوائد لتقنية تعقُّب الوقت:

1. تحسين إنتاجية العمل:

تفيد برمجيات تعقُّب الوقت في تعزيز القدرة على الالتزام، وحساب الوقت الذي تستغرقه كل واحدة من المهام، وهي تساعد على زيادة سرعة العمل على إنجاز مجموعة كبيرة من المهام يومياً، وهذا يسهم في تحسين الإنتاجية في نهاية المطاف.

2. إصدار فواتير دقيقة:

تساعد برمجيات تعقُّب الوقت على إدارة عمليات التسديد في حالة المشاريع التجارية التي تتقاضى أجوراً ساعية من العملاء، وتفيد هذه البرمجيات في الحصول على سجل زمني دقيق يمكِّنك من إصدار الفواتير بحسب عدد ساعات العمل الفعلية مع العملاء، وتقدم بعض البرمجيات أدوات أتمتة تصدر الفواتير وترسلها تلقائياً إلى العملاء.

3. الاطلاع على التقدم في سير العمل:

تساعد برمجيات تعقُّب الوقت على الاطلاع على التقدم الذي أحرزه فريق العمل، وهذا يمكِّنك من تقييم مقدار العمل المُنجَز وعدد المهام المتبقية.

4. تقدير إنتاجية أعضاء الفريق:

تساعد برمجيات تعقُّب الوقت على تنظيم العمل المشترك ضمن إطار الفريق، وهي تسمح لك بحساب الوقت الذي يستغرقه الموظف لإنجاز المهام المطلوبة منه، وهذا يساعدك على تقدير إنتاجيته.

تساعد هذه البرمجيات من ناحية أخرى على تحديد الموظف الذي يقصِّر في عمله واتخاذ التدابير اللازمة لتحسين إنتاجيته، وذلك عبر تقليل حجم المهام الموكلة إليه، أو إخضاعه لتدريب يساعده على تعزيز إنتاجيته.

5. الاحتفاظ بسجل سير العمل:

تساعد برمجيات تعقُّب الوقت على حفظ سجلات سير العمل، والزمن الفعلي لإنجاز المهام، ويمكن أن يستفسر العميل عن الزمن الفعلي لخطوات ومراحل العمل لكي يتأكد أنَّ الشركة تحقق أقصى فائدة ممكنة من الوقت الذي يدفع ثمنه.

يقتضي الحل في مثل هذه الحالة أن تستفيد من برمجيات تعقُّب الوقت في إصدار تقارير توضح مراحل العمل على المهام، والزمن الفعلي لإنجازها، وهذا يساعد على إثبات مصداقية الشركة، وفاعلية العمل، ودقته.

6. تعزيز القدرة على المحاسبة الذاتية:

تساعد تقنيات تعقُّب الوقت على تعزيز المحاسبة الذاتية، كما يمكن الاستفادة من برمجيات تعقُّب الوقت في متابعة سير العمل وتقدير فاعليته؛ وذلك عبر حساب الزمن الفعلي لإنجاز المهام.

تتيح هذه الطريقة إمكانية تحديد التدابير اللازمة لزيادة فاعلية العمل على المهام وتحسين الإنتاجية.

في الختام:

تُعدُّ مهارات إدارة الوقت ضرورية لكل من الطلاب، والعاملين المستقلين، والموظفين، ورجال الأعمال على حدٍّ سواء، ويمكن أن يؤدي سوء إدارة الوقت إلى هدره، وتخفيض إنتاجية العمل، وتقليل الأرباح.

لقد قدم المقال مجموعة من المعلومات والتقنيات والخطوات التي تساعد على إدارة الوقت وتحديد الزمن الفعلي لإنجاز المهام واستخدام هذه المعلومات في زيادة فاعلية العمل وإنتاجيته.