هل جرَّبت التواصل الاجتماعي السريع؟ ففي هذه الأوقات نتبادل المعلومات بسرعة مع مجموعة كبيرة من جهات الاتصال الممكنة.

إن أقمتَ علاقة وطيدة مع شخص ما، فيمكنك تبادل التفاصيل وترتيب موعد جديد للتحدُّث مرة أخرى، وبحلول نهاية الاتصال من المحتمل أنَّك قد كسبت الكثير من العروض، وجمعت عدداً من بطاقات العمل، ووضعت الأسس اللازمة لإقامة علاقات مفيدة ومستمرة بسرعة وكفاءة.

إنَّ التواصل الاجتماعي السريع هو مثال عن تقنية إدارة الوقت تسمى التأطير الزمني (Timeboxing)، وسوف نستكشف كيفية استخدامها لتحسين عملية التخطيط للمشاريع والتفويض وإدارة الوقت والإنتاجية.

ما هو التأطير الزمني؟

يتعامل العديد من الأشخاص في عملهم مع المهام واحدة تلو الأخرى، ويركزون في تلك المهمَّة حتى إكمالها، ولكنَّ هذا يستغرق وقتاً طويلاً، في حين يختلف أسلوب التأطير الزمني لأنَّه يشجعك على التركيز في الوقت بدلاً من المهام، ولاستخدام أداة إدارة الوقت هذه يمكنك تخصيص عدد معيَّن من الساعات أو الأيام لكل نشاط؛ إذ يُطلَق على ذلك مصطلح " تأطير الوقت"، ثم تستخدم هذا الوقت لإكمال المهمة المُخصصة له.

إنَّها طريقة سريعة وفعالة لإدارة عبء العمل اليومي لديك ولأعضاء فريقك، وهذا يضمن عدم قضاء وقت طويل في مهمة لا تستحق الجهد المبذول، وبالنسبة إلى أعضاء الفريق فإنَّ ذلك يساعد على ضمان عدم المبالغة في الحلول، ولا سيما عندما يسرفون في الميزانية المتاحة للعمل من غير قصد.

كيفية استخدام التأطير الزمني لجدولة يومك:

اتبع النصائح أدناه لتنظيم يومك مع هذه الأداة.

أولاً قدِّر المدة التي يجب أن يستغرقها كل عنصر من عناصر قائمة مهامك أو برنامج عملك، ثم خصِّص الوقت المناسب لكل عنصر.

لا تنسَ إدراج وقت الاستراحة أو الوقت اللازم للأمور الطارئة أو المُقاطعات غير المتوقعة.

ثم اضبط جهاز هاتفك الذكي أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتنبيهك عند موعد الانتقال إلى المهمة التالية.

اختر المدة التي تناسبك، وقد تساعدك تقنية الطماطم (Pomodoro) هنا فهي شكل من أشكال التأطير الزمني؛ إذ تقوم على العمل في فترات زمنية محددة تتكون عادةً من 25 دقيقة، وتليها فترة استراحة قصيرة.

قد ترغب في تخطي فترات الاستراحة إن وجدتَ نفسك مندمجاً في مهمة ما، لكن عليك محاولة تجنُّب القيام بذلك بشكل متكرر؛ وذلك لأنَّ هذه الاستراحة القصيرة تساعدك على العودة إلى عملك مع مزيد من الطاقة والحماسة.

إن لم تنهِ مهمتك في الوقت المخصص، فقد ترغب في المتابعة حتى تحقق النتيجة المرجوة، ومع ذلك عليك تحليل ما أَنجزته ومراجعة تقدمك المُنجَز في نهاية كل وقت محدد للمهمَّة.

اسأل نفسك ما يلي: هل أكملتُ عملي؟ إن لم يكُن الأمر كذلك، فعليك أن تسأل نفسك عن سبب ذلك، وكيف يمكنك جدولة المهام الخاصة بك بشكلٍ مختلف في المرة القادمة.

كيفية استخدام تقنية التأطير الزمني مع فريقك:

يمكنك أيضاً استخدام هذا الأسلوب مع فريقك لتفويض العمل إلى أعضاء الفريق، فقد يكون ذلك مفيداً بشكل خاص إن كنتَ تواجه مشكلات تتعلَّق بالتسويف أو الحفاظ على الإنتاجية أو تعدد المهام أو الالتزام بالجدول الزمني، كما يمكن أن يساعدك هذا الأسلوب في الحالات التي تتضمن أشخاصاً يميلون إلى المبالغة في العمل، أو عندما لا تتوفر ميزانية محددة لإتمام العمل.

ابدأ بمناقشة المهام التي تريد من عضو فريقك أن يكملها، وحدِّد معه مدة كل مهمَّة، كما عليك تجنُّب تعيين موعد نهائي دون طلب إذن الشخص المعني أولاً، ثم شجِّعه على استخدام الاستراتيجيات السابقة لتنظيم وقته، أو لإيجاد طريقة أخرى تناسبه.

في نهاية الإطار الزمني المحدد تأكَّد من توقُّف ذلك الفرد عن العمل على المهمة ومراجعة تقدمه، وتأكَّد من إنجازه للمهمة، وما إذا كان طول المدة الزمنية المحددة للمهمة كافياً وإن كان سعيداً بما حققه، وإن لم يكُن الأمر كذلك، فحدِّد ما يجب القيام به لإنهاء تلك المهمَّة مع الحصول على موافقة الشخص المعني بإنجازها بطريقة مختلفة في المرة القادمة من أجل الحرص على إنجازها في الموعد المناسب.

فوائد التأطير الزمني:

إنَّ استخدام تقنية التأطير الزمني لإدارة المهام اليومية وتفويض العمل له العديد من المزايا؛ إذ تساهم المواعيد النهائية في تحسين تركيز بعض الأشخاص وتعزيز إبداعهم، ولا سيما إن كانوا من الأشخاص المساندين لغيرهم؛ وذلك لأنَّ الحدود الزمنية تجبرهم على تجاهل المشتتات وتحديد أولويات عملهم.

إن كنتَ من الأشخاص المثاليين الذين يجدون صعوبة في التكيُّف، فقد تقضي الكثير من الوقت في تحليل الموقف أو المشكلة عند اتِّخاذ القرارات، أو تستغرق وقتاً طويلاً قبل الموافقة على المشاريع للتأكُّد من خلوها من الأخطاء، وهذه الأشياء قد تجعلك متأخراً عن مهامك وقد تؤثر في بقية يومك سلباً، إلَّا أنَّ استخدام تقنية التأطير الزمني قد يحصر خيارات الشخص المثالي ويحد من مقدار الوقت الذي يقضيه في الأنشطة منخفضة القيمة.

وإن كنت تجد صعوبة في التركيز خلال اليوم، فقد يكون ذلك بسبب تعدد المهام؛ إذ يجد العديد من الأشخاص أنَّهم يُضيعون الكثير من الوقت عند الانتقال من مهمة إلى أخرى بشكل متكرر، ومع ذلك فإنَّ تقنية التأطير الزمني تحصر تركيزك على نشاط واحد فقط، وأنت تعلم أنَّك لن تبدِّل المهمة إلَّا بعد الانتهاء منها كلياً.

أخيراً يمنحك هذا الأسلوب طريقةً لقياس مستويات الإنتاجية لديك؛ إذ يمكنك استخدام هذه المعلومات لجدولة الأعمال ذات الأولوية العالية خلال فترة ذروة الإنتاجية لديك وترك المهام الأقل أهمية للأوقات التي قد تجد بها المزيد من التشتيت وصرف الانتباه، كما يمكن أن يساعدك هذا الأسلوب على تحديد الوقت المتاح للمشاريع الأخرى لكي لا ترهق نفسك وتخاطر بمزيد من التعب.

عيوب تقنية التأطير الزمني:

قد لا يكون من المناسب استخدام هذا الأسلوب لإدارة عبء العمل لدى جميع الأشخاص؛ على سبيل المثال قد تجد صعوبةً في التوقُّف والانتقال إلى مهمة أخرى عندما تكون في حالة من التدفق؛ وذلك لأنَّك تخشى فقدان تركيزك.

أو قد تجد صعوبة في الالتزام بالجدول الزمني بسبب المقاطعات المتكررة مثل المكالمات الهاتفية أو الزملاء الذين يتوقفون بشكل متكرر للدردشة.

كما يجب أن تكمل بعض المهام بجودة عالية بغض النظر عن الوقت الذي قد تستغرقه، وهذا الأسلوب قد يدفعك إلى التسرع وقد تفشل في تحقيق هدفك.

أخيراً قد تخاطر في عدم القدرة على تحديد مواعيد نهائية مناسبة، فإن كان الوقت قصيراً للغاية، فقد لا تنجز الكثير، وإن كان طويلاً للغاية، فقد تفقد التركيز أو تماطل حتى نهاية الموعد المحدد.

لذا دوِّن ملاحظات عن المدة التي تستغرقها المهام المختلفة التي تقوم بها ونظِّم عملك وفقاً لذلك.

تقنية التأطير الزمني هي نهج فعَّال جداً، لكن عليك استخدامه فقط عندما يكون ذلك مناسباً لك وللمهام التي تنجزها.