كم عدد المرات التي قضيت فيها ساعات وساعات لإنجاز مهمة ما كان من الممكن أن تنتهي في نصف الوقت لو ركزت فيها أكثر؟ وما الأمور التي كان يمكنك أن تفعلها ذلك اليوم فيما لو كنتَ أكثر دقة؟

يريد معظم الناس أن يكونوا أكثر إنتاجية، ولكنَّ السر وراء ذلك هو معرفة كيفية إنجاز المزيد من الأعمال في وقت أقل دون التضحية بالجودة، وفي هذا المقال سننظر في الخطوات التي يمكنك اتِّخاذها للقيام بذلك.

استراتيجيات لإنجاز المزيد من العمل:

اتبع الخطوات أدناه للعمل بشكل أكثر كفاءة:

الخطوة 1: إعداد بيئة العمل

من الهام أن يكون لديك مكان عمل صحي ومريح؛ إذ تشير الدراسات إلى أنَّه عند إعداد مساحة عمل صحية و منسقة جيداً، يمكن أن تتحسن إنتاجيتك، وستكون أيضاً أكثر راحة؛ مما سيساعدك على التركيز لفترة أطول.

احرص على أن يكون مكتبك وكرسيك مريحين، وأن تكون مساحة العمل لديك مُضاءة بشكل جيد، وأن تكون درجة حرارتها مناسبة، كما يجب أن تكون مصدر إلهام لك، فأنت تقضي وقتاً طويلاً من يومك في مكان عملك؛ لذلك يجب أن يكون مكاناً تستمتع فيه.

بعد ذلك عليك أن تُقلل الضوضاء من حولك؛ إذ تؤثر الإلهاءات سلباً في الإنتاجية؛ لذا أَغلِق باب مكتبك أو ارتدِ سماعات الرأس للحصول على بعض الهدوء والسكينة، وقد ترغب أيضاً في الاستماع إلى الموسيقى في أثناء عملك؛ إذ وجدت إحدى الدراسات أنَّ القيام بذلك يمكن أن يحسِّن أداء العمل ويساهم في زيادة الإنتاجية.

ابحث أيضاً عن طرائق لتقليل الإلهاءات ومسببات الانقطاع عن العمل الأخرى؛ على سبيل المثال إذا كان زملاؤك يترددون على مكتبك للدردشة معك، فتحدث إليهم وأخبرهم بأدب بأنَّك مشغول، أو بدلاً من ذلك اعرض الاجتماع بهم في أثناء الغداء أو اعقد اجتماعاً أسبوعياً معهم للتعامل مع أسئلتهم دفعة واحدة.

أخيراً تأكَّد من أنَّ لديك كل المصادر التي تحتاج إليها للعمل بكفاءة قبل أن تجلس على طاولة مكتبك، فالنهوض المتكرر للبحث عن ملف أو كتاب يؤثر في إنتاجيتك وفي قدرتك على الاستمرار في التركيز.

الخطوة 2: جدولة المهام في مواعيد تكون فيها طاقتك في أوجها

عليك أن تُفكر في تغيُّر مستويات الطاقة لديك صعوداً وهبوطاً على مدار اليوم، فجميعنا نمضي أوقاتاً نكون أكثر نشاطاً خلالها، مثلما توجد فترات تتناقص فيها طاقتنا بشكل طبيعي؛ مما يجعل من الصعب علينا الاستمرار في أداء المهام التي يقع على عاتقنا القيام بها.

ستنجز الكثير في وقت أقل، وتنتج أعمالًا عالية الجودة من خلال تنظيم عملك آخذاً في الحسبان التغيرات في مستوى الطاقة؛ لذا جدوِل المهام الصعبة، أو تلك التي تتطلب الكثير من التركيز عندما يكون مستوى الطاقة لديك مرتفعاً.

لتنشيط نفسك خلال فترات انخفاض الطاقة يمكنك شرب الماء، أو ممارسة المشي السريع في الخارج، أو - إذا أمكنك ذلك - ممارسة التأمل لبضع دقائق، وإذا كان الأمر مُتاحاً لك، فخُذ غفوةً في أثناء استراحة الغداء، فقد وجد أحد الأبحاث أنَّ النوم القصير يساعد على التخلُّص من التعب ويحسن ذاكرتك.

الخطوة 3: الحد من الأعمال غير الهامة

ليست جميع المهام متساوية في قيمتها، فبعضها ذات قيمة عالية وتستحق وقتك حقاً، في حين أنَّ بعضها الآخر غير هام، وتضيف على الأمد الطويل قيمة محدودة - إن أضافت أساساً - إلى المنظمة التي تعمل فيها.

ابدأ بالاحتفاظ بسجل للنشاطات لفهم كيف تقضي وقتك كل يوم، وبعد أسبوع أو أسبوعين انظر إلى كل مهمة من مهامك بعناية، واسأل نفسك أيَّة منها تساعدك على تحقيق الأهداف التنظيمية والمهنية، وأيَّة منها هي محض مضيعة للوقت.

إذا كنتَ تواجه مشكلة في تحديد "أي من أنشطتك هو الأكثر قيمةً؟"، فاستخدِم مصفوفة أولوية النشاطات (Action Priority Matrix) لتصنيفها وتحديد الأنشطة التي تستحق جهدك فعلاً.

إذا حددت المهام التي لا تمثل أولوية بالنسبة إليك ولكنَّك ما تزال بحاجة إلى القيام بها، فيمكنك تفويضها إلى شخص آخر، و"بالنسبة إلى النشاطات الكبيرة بشكل خاص، فيمكنك استخدام مصفوفة قرار الاستعانة بمصادر خارجية (Outsourcing Decision Matrix) لتحديد ما إذا كنت تريد الاستعانة بمصادر خارجية أم القيام بها بنفسك أم تكليف عضو آخر في الفريق بإنجازها أم التخلي عنها تماماً".

ومن جانب آخر عندما تعمل على عدَّة أنشطة هامة، قاوم الرغبة في أداء مهام متعددة في وقت واحد، فقد يؤدي ذلك إلى إبطاء سرعتك في الأداء على الأمد الطويل، ويزيد احتمال انخفاض جودة عملك.

الخطوة 4: الاستفادة من استراتيجيات إدارة الوقت

فكِّر في استخدام استراتيجيات إدارة الوقت لمحاولة إنجاز المزيد في وقت أقل.

ابدأ بإدارة بريدك الإلكتروني مع وضع الإنتاجية في الحسبان، وتحقَّق فقط من صندوق الوارد الخاص بك في أوقات معينة خلال اليوم، فهذا يحد من الإلهاءات ويسمح لك بتنظيم سير العمل الخاص بك بشكل أكثر كفاءة، ولتجنُّب حدوث أيَّة مُقاطعة؛ أوقِف تشغيل أيَّة تنبيهات مسموعة أو مرئية تخبرك بوصول رسائل بريد إلكتروني جديدة.

بعد ذلك تعرَّف إلى قانون باركنسون (Parkinson's Law)؛ والذي ينص بشكل حاسم على أنَّ "العمل يتوسع لملء الوقت المتاح لإنجازه"، وتوجد بعض الحقيقة في هذا القول، فإذا قمت بجدولة ساعتين لنشاطٍ مُعيَّن، فغالباً ما تجد أنَّ الأمر يستغرق ساعتين لإتمامه، ومع ذلك إذا أعطيت نفسك ساعة واحدة فقط، فستكون مُجبراً على أن تكون أكثر تركيزاً وأن تُنجزه في الوقت المخصص.

لذا من خلال تحدي نفسك بهذه الطريقة وتركيز اهتمامك بالكامل في المهمة قيد التنفيذ، ستصبح أكثر أهبةً إلى الاندماج في عملك، وعندما تكون في حالة اندماج، فأنت تعمل بأقصى قدرة ممكنة وتشعر بإحساس أكبر بالرضى عما تفعله.

يمكن أن تساعدك العديد من استراتيجيات إدارة الوقت على العمل بشكل أسرع؛ مثلاً ثمة طريقة تتمثل في التظاهر بأنَّ يوم العمل ينتهي عند الظهر، وإذا كان هذا هو الحال، فماذا عليك أن تفعل اليوم؟ وما مقدار الجهد الذي ستبذله إذا كانت لديك بضع ساعات فقط لإكمال كل تلك المهام الموجودة بين يديك؟

يمكن لـتقنية الطماطم (Pomodoro) أيضاً تحسين كفاءتك؛ فهذه الطريقة البسيطة تشجِّعك على استخدام مؤقت زمني والعمل في فترات مدة كل منها 25 دقيقة، وبعد أخذ استراحة قصيرة مدتها من خمس إلى سبع دقائق تعمل لمدة 25 دقيقة أخرى وهكذا دواليك، على الرغم من أنَّ الأمر يبدو بسيطاً، إلَّا أنَّه يمكن أن يكون فعالاً بشكل مدهش للقيام بالمهام المملة؛ وذلك لأنَّه عليك فقط تركيز اهتمامك لفترات قصيرة قبل أن تحصل على "مكافأة" الاستراحة.

أيضاً يعمل بعض الأشخاص بشكل أسرع عندما يعلمون أنَّهم مسؤولون أمام شخص آخر، ويمكنك استخدام هذا لصالحك عن طريق مطالبة عضو آخر في الفريق بتحديد موعد نهائي لك؛ على سبيل المثال إذا كنتَ تعلم أنَّ رئيسك أو زميلك يتوقع منك إنهاء المهمة في غضون 30 دقيقة، فمن الأرجح أن تنجزها في ذلك الوقت؛ وذلك لأنَّك لا تريد أن تخيب آمالهم.

الخطوة 5: إجراء اجتماعات فعالة

أجرى بعض الباحثين تحليلاً للاجتماعات التي حضرها المديرون والعاملون في مجالات معرفية، ووجدوا أنَّ هذه المجموعات من المحترفين تقضي ما بين 25 و80 بالمئة من وقتها في الاجتماعات؛ لذا فمن المحتمل أنَّ اجتماعاتك تستهلك نسبة ما ضمن هذين الرقمين؛ مما يعني أنَّك تعقد الاجتماعات لمدة طويلة ضمن أسبوع العمل.

استثمر وقتك في كتابة جدول أعمال حتى تكون لديك اجتماعات أكثر فاعلية، وتأكَّد من أنَّ أهدافك واضحة ومتناسقة.

بعد ذلك فكِّر جيداً في الأشخاص الذين يجب أن يحضروا، واكتب قائمة بأسمائهم وتحقَّق من دور كل شخص منهم. هل الجميع يجب أن يكون حاضراً حقاً؟ إذ كلما قلَّ عدد الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع، كانت نتائج الاجتماع أفضل.

عند جدولة الاجتماع امنح نفسك نصف الوقت الذي تعتقد أنَّك ستحتاج إليه، وإذا كنتَ تعتقد أنَّك بحاجة إلى ساعة، فخصِّص 30 دقيقة له، وباتِّباع قانون باركنسون سوف تتمكن من التركيز بشكل أفضل إذا كنت تعرف أنَّك تعمل ضمن نطاق زمني أكثر إلحاحاً.