نستعرض في هذا المقال بجزأيه مجموعة من التطبيقات التي تسهم في إدارة حياتنا اليومية وتعزيز إنتاجيتنا، إضافة إلى التوصية بتطبيقات أخرى يمكن استخدامها لتحقيق نفس النتيجة؛ فيعود الأمر إلى ما تفضله شخصياً، فلا تهم الأداة كثيراً ما دمت تنجز عملك بفاعلية؛ لذا يجب أن تحدد أولاً ما تحتاج إلى تحقيقه، ثم تبحث عن الأداة، وذلك لأنَّ معظم الناس يفعلون نقيض ذلك تماماً، يجربون الأداة أولاً، ثم يشعرون بالإحباط لأنَّها لا تناسب احتياجاتهم.

ربما تفضِّل استخدام أدوات بسيطة، وسهلة الصيانة، ولها استخدام واحد فقط، فمثلاً: قد لا يهمك تطبيق بريد إلكتروني يتضمن بريداً إلكترونياً وتقويم وقائمة مهام، وهدفك من استخدامه هو إرسال رسائل البريد الإلكتروني فقط؛ لذا نوصي بالاستفادة من هذه القائمة في اختيار أدواتك لتعزيز الإنتاجية.

تفيد أدوات الإنتاجية المناسبة في:

• تعزيز الفاعلية، والعمل على النشاطات الهامة.
• جعل العمل أكثر متعة.
• تحسين الكفاءة عبر إنجاز مزيد من المهام بجهد أقل.
• توفير الوقت عبر أتمتة المهام المتكررة والتركيز على المهام ذات القيمة.
• زيادة التنظيم عبر العثور على ما تحتاجه بسرعة وتخفيف الشعور بالارتباك.

10 تطبيقات لتعزيز الإنتاجية

سنتطرق في هذا الجزء من المقال إلى 4 تطبيقات لتعزيز الإنتاجية، وهي:

1. تطبيق "ثينغز" (Things) لإدارة المهام

إنَّه تطبيق سهل الاستخدام لتسجيل قائمة المهام، وفعال في تسجيلها بسرعة، فيمكنك أن تضيف إليه أموراً مثل:

• المهام الأساسية.
• أعمال إدارية بسيطة.
• رسائل البريد الإلكتروني التي يجب الرد عليها.
• المهام الشخصية التي يجب القيام بها.

من الميزات المفيدة لهذا التطبيق هي القدرة على إضافة ملاحظات إلى المهام، الأمر الذي يساعد كثيراً عند العمل عليها، كما يمكنك تحديد اختصار على لوحة المفاتيح لإضافة مهمة جديدة بسرعة مع التركيز على المهمة التي تعمل عليها حالياً، وفي حال كنت لن تعمل على أحد النشاطات خلال الأسابيع المقبلة، فيمكنك نقله إلى قائمة "سأنجزه يوماً ما".

تطبيقات أخرى ننصح باستخدامها: "توديست" (todoist) أو "تودو" (2Do).

2. تطبيق "كالندر" (Calendar) للتقويم والجدولة

التقويم هو أداة هامة جداً لتعزيز الإنتاجية؛ ذلك لأنَّ كل ما نفعله يستغرق وقتاً، من العمل والاجتماعات والتحضير والمهام البسيطة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحتى النشاطات الشخصية؛ لذا، من الضروري تسجيل كل شيء في التقويم كالمواعيد النهائية وأوقات المهام ومدتها.

يمكنك تحديد أوقات مهامك عند التخطيط لمهام الأسبوع، إلى جانب إضافة فترات استراحة ورسائل تذكير لأهم المهام والأحداث، فلن تضطر بذلك إلى التفكير في الأمور التالية التي عليك فعلها؛ لأنَّك حددتها بالفعل على التقويم.

تطبيقات أخرى ننصح باستخدامها: "فانتاستيكال" (Fantastical) أو "غوغل كالندر" (Google Calendar).

3. تطبيق "نوشن" (Notion) لإدارة المشاريع

يستخدم الكثيرون تطبيق "نوشن" لتدوين الملاحظات، ولكنَّ ما يميزه هو إدارة المشاريع؛ إذ من السهل إنشاء لوحة كانبان (Kanban board) واستخدام البطاقات لإضافة الروابط وأسماء الأشخاص والملاحظات الخاصة بكل مهمة، وهذا يسهل نقل البطاقات خلال مراحل المشروع.

يمكن استخدام هذا التطبيق للتخطيط لمشاريع كبيرة قد تستغرق من أسابيع إلى أشهر، إضافة إلى استخدامه في المهام المتكررة التي تقوم بها كل أسبوع، وفي إنشاء الجداول.

تطبيقات أخرى ننصح باستخدامها: "أسانا" (Asana) أو "تريلو" (Trello).

4. تطبيق "جيميل" (Gmail) لإدارة رسائل البريد الإلكتروني

يمكنك تجنب تراكم رسائل البريد الإلكتروني عبر فرزها وتطبيق طريقة "تصفير البريد الإلكتروني" (inbox zero)، والتعامل مع الرسائل فوراً، أما إذا كانت لديك مهمة في البريد الإلكتروني، فتستطيع إضافتها إلى قائمة مهامك، وإذا كان أمراً هاماً، بإمكانك إضافته مباشرة إلى التقويم الخاص بك مع وضع رابط للرسالة، ويمكن تخصيص ثلاثة أوقات لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني:

• بعد إنجاز أكبر مهمة في اليوم صباحاً.
• بعد الغداء، حيث تنخفض مستويات الطاقة قليلاً، فهذا هو الوقت المناسب للقيام بمهام بسيطة.
• قبل إنهاء يوم العمل، وهذا يضمن عدم ترك أي تفاصيل قبل التوقف.

خلال هذه الأوقات، ركز على اتخاذ إجراء واحد من أصل 6 إجراءات محتملة لكل رسالة:

• الرد: إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني عاجلة، ويمكنك الرد عليها بسرعة، فتعامل معها على الفور.
• الأرشيف: إذا لم تكن بحاجة إلى الرسالة.
• إضافتها إلى التقويم: إذا كانت الرسالة مرتبطة بالاجتماعات وأي أحداث محددة.
• إضافتها إلى تطبيق إدارة المهام: إذا كانت الرسالة تحتوي على مهمة.
• إرسالها إلى تطبيق الملاحظات: إذا كنت تود حفظ الرسالة للعودة إليها في المستقبل.
• إرسالها إلى تطبيق "القراءة لاحقاً": إذا كانت الرسالة تتضمن محتوى تود معالجته لاحقاً.

تطبيقات أخرى ننصح باستخدامها: "أوتلوك" (Outlook) أو "سوبر هيومان" (Superhuman).

في الختام

لقد تحدَّثنا في الجزء الأول من مقالنا هذا عن فوائد استخدام أدوات الإنتاجية المناسبة، ثم تطرقنا إلى 4 تطبيقات مفيدة، وسنكمل الحديث في الجزء الثاني والأخير منه عن 6 تطبيقات أخرى.