لقد أحدثت مساحات العمل المشتركة ثورةً حقيقيةً في عالم الأعمال؛ لأنَّها تعزز المرونة، والتعاون، والابتكار، وقد لاقَت هذه البيئات التشاركية قبولاً واسعاً، لا سيَّما بين روَّاد الأعمال وأصحاب المهن الحرة والشركات الصغيرة، ممن يبحثون عن مساحة عمل توازن بين حرية العمل الفردي وفرص التواصل وبناء شبكة مهنية قوية.

غدَت مساحات العمل المشتركة جزءاً لا يتجزأ من نسيج الحياة المهنية، ولكن يشكِّل الحفاظ على التركيز وزيادة الإنتاجية في هذه البيئات تحدياً أحياناً، بسبب كثرة مصادر التشتيت، وضرورة الموازنة بين التعاون وأوقات التركيز العميق.

يرشدك هذا المقال إلى 8 نصائح عملية للحفاظ على إنتاجيتك وتركيزك في مساحة العمل المشتركة، ولتحقق أقصى استفادة ممكنة منها.

ما هي مساحة العمل المشتركة؟

بيئة عمل تفاعلية يلتقي فيها أفراد من شتَّى التخصصات والخلفيات، يعملون باستقلالية أو يتعاونون فيما بينهم.

شهِدَت مساحات العمل المشتركة ميلادها في مطلع الألفية الثالثة، وكان الهدف منها في البداية توفير مكان مناسب للعاملين المستقلين وأصحاب العمل عن بُعد، بدل العمل في المنزل أو المقاهي الصاخبة، وازدادت شعبية هذه الأماكن؛ لأنَّها توفر بيئة عمل منظمة ومرنة في آنٍ معاً، مما يعزز القدرة على التواصل والابتكار.

تتنوع مساحات العمل المشتركة اليوم لتلبية احتياجات مختلفة، ومنها:

• المساحات المفتوحة: تصميمات تقليدية تضم مكاتب مشتركة ومقاعد عامة.
• المكاتب المخصصة: مساحات مغلقة للأفراد أو الفِرَق الصغيرة التي تحتاج إلى خصوصية.
• غرف الاجتماعات: مساحات مخصصة للاجتماعات أو العروض التقديمية.
• مساحات العمل المتخصصة: بيئات مصممة خصيصاً لصناعات معيَّنة، مثل الشركات الناشئة في مجال التقنية أو المبدعين.

تتجاوز فوائد مساحات العمل المشتركة مجرد كونها مكاناً للعمل، فهي تقدِّم:

• التعاون: فرص للتواصل والتعاون مع مهنيين من مختلف المجالات.
• الموارد المشتركة: سهولة الوصول إلى لوازم العمل، مثل الإنترنت فائق السرعة والطابعات وغرف الاجتماعات.
• المجتمع: شعور بالانتماء يكافح العزلة التي غالباً ما تصاحب العمل عن بُعد.
• المرونة: خيارات، مثل المكاتب غير الثابتة (تستخدم أي مكتب متاح بأسبقية الحضور)، والمكاتب المخصصة التي تتكيف مع أنماط العمل والتفضيلات المختلفة.

لماذا يكون تحقيق الإنتاجية تحدياً في مساحات العمل المشتركة؟

توفر مساحات العمل المشتركة مرونةً وفرصاً للتعاون، لكنَّها قد تحمل في طيَّاتها تحديات خفية، فالضوضاء الناتجة عن المحادثات والمكالمات الهاتفية والنشاطات المختلفة يمكن أن تشتت الذهن وتكسر حاجز التركيز، مما يجعل التعامل مع المعلومات الحساسة أمراً صعباً، وبالنسبة للشركات الصغيرة والمهنيين، فإنَّ الحفاظ على التوازن بين التعاون والخصوصية، يعد مفتاح الإنتاجية.

صُممت هذه البيئات المشتركة مع وسائل راحة مدروسة للتغلب على هذه التحديات، وهي توفر خدمات، مثل المناطق الهادئة، والمقصورات العازلة للصوت، والمكاتب المخصصة، ومساحات للعمل المركَّز والمناقشات السرية، كما أنَّ غرف الاجتماعات المجهزة بأحدث التقنيات، تدعم المهنيين والفِرَق الصغيرة في عقد اجتماعات مثمرة، وإنَّ اختيار مساحة عمل تحتوي على هذه المرافق، يساعد الأفراد والفِرَق على الحفاظ على رباطة الجأش والتركيز، بالتالي يستفيدون من فرص التعاون التي توفرها مساحات العمل المشتركة، مما يرفع مستوى إنتاجيتهم.

يمكنك اتباع النصائح التالية لتحقيق أعلى قدر من الإنتاجية في مساحة العمل المشترك:

1. ضع جدولاً للعمل

يساعدك تنظيم يومك بجدول زمني واضح على إدارة وقتك بكفاءة والحفاظ على التركيز، وبالتالي تعزيز الإنتاجية؛ لذا استفِد من أدوات إدارة المشروعات، مثل "تريلو" (Trello) و"آسانا" (Asana) لتنظِّم المهام وتتبَع التقدم وتحدِّد أولويات عملك، وجرِّب تقنيات، مثل تقسيم الوقت الذي يقتضي تخصيص فترات زمنية محددة لنشاطات مختلفة، مثل تخصيص فترة الصباح للعمل الذي يتطلب تركيزاً عميقاً، وحجز فترة ما بعد الظهر للاجتماعات أو الجلسات التعاونية، بالتالي تعدِّل هذا الجدول ليناسب إيقاع إنتاجيتك ومتطلباتك المهنية.

2. وظِّف تقنيات مساحة العمل المشتركة

استخدِم التقنيات الحديثة المتاحة في مساحة العمل المشتركة لتبسيط المهام ودفع عجلة الإنتاجية؛ إذ يضمن الاتصال بشبكة "واي-فاي" (Wi-Fi) فائقة السرعة استقرار عمليات التواصل وإدارة المشروعات، بينما توفر أدوات، مثل الطابعات والماسحات الضوئية الوقت والجهد عند التعامل مع المستندات المادية أو رقمنة الملفات، كما أنَّ تقنيات غرف الاجتماعات، مثل أدوات مؤتمرات الفيديو وأجهزة العرض، تسهِّل التعاون وتحسِّن العروض التقديمية، وإنَّ الإلمام بهذه الموارد واستخدامها ببراعة، يساعدك على العمل بكفاءة ويعزز إنتاجيتك خلال اليوم.

3. خصِّص مساحة عمل محددة

يقلل الالتزام بنمط معيَّن لمساحة العمل الوقت المستغرق في التكيف ويوفر بيئة مواتية للتركيز والراحة، مما ينعكس إيجاباً على الإنتاجية، فإذا كنت بحاجة إلى منطقة هادئة ومميزة، فكِّر في الحصول على عضوية تتضمن مكتباً مخصصاً، أشبه بركنك الهادئ المميز، فقد يكون نظام المكاتب غير الثابتة مثالياً إذا كنت تفضل بيئة أكثر مرونة وديناميكية؛ إذ يتيح لك هذا الترتيب تكييف مساحة عملك يومياً والتفاعل مع زملاء عمل مختلفين، مما قد يفتح آفاقاً جديدة للإنتاجية.

4. استثمِر فترات الراحة بذكاء

تعد فترات الراحة ضرورية للحفاظ على الطاقة والتركيز، وكيفية قضائها أمر جوهري للإنتاجية؛ إذ تتضمن تقنيات، مثل "بومودورو" (Pomodoro) العمل لمدة 25 دقيقة، ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق، مما يحافظ على انتعاش عقلك ويقيك الإرهاق؛ لذا استغل فترات الراحة للتمدد أو تناول القهوة أو التواصل مع الآخرين في المساحات المشتركة، بدلاً من تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو أي نشاط مماثل قد يُضيِّع الوقت ويقلل الإنتاجية.

5. قلِّل من عوامل التشتيت

لا مفر من عوامل التشتيت في بيئة العمل المشتركة، ولكنَّ هناك طرائق لإدارتها بفعالية لـ تعزيز الإنتاجية؛ لذا استخدم سمَّاعات الرأس الحاجبة للضوضاء، وانتقِل إلى الغرف الهادئة التي توفر لك الظروف التي تحتاج إليها للتركيز العميق، وحافِظ على مساحة عملك منظمة وخالية من الفوضى، فذلك يحسن تركيزك ويهيئ الأجواء ليوم عمل أكثر إنتاجية.

6. تفاعَل مع المجتمع

تعد فرصة التواصل مع مهنيين آخرين إحدى أعظم فوائد العمل المشترك؛ إذ تؤدي هذه التفاعلات إلى أفكار جديدة ووجهات نظر مختلفة أو فرص تعاون تعزز عملك وإنتاجيتك، سواء كنت تحضر فعاليات أم تنضم إلى تجمعات غير رسمية أم تجري محادثات عابرة، غالباً ما تلهم هذه الروابط الإبداع وتساعدك على التعامل مع المهام بتركيز متجدد، مما يصب في مصلحة الإنتاجية.

7. حافِظ على تنظيم مساحة عملك

تؤدي الفوضى في المكتب إلى تشتيت الذهن، وإنَّ قضاء بضع دقائق كل يوم في ترتيب مساحة عملك وتنظيم موادك، يوفر لك الوقت ويقلل التوتر، وبالتالي يعزز الإنتاجية؛ لذا استخدِم منظمات مكتبية أو مجلدات ملفات أو أدوات رقمية للحفاظ على منطقتك مرتبة وفعالة، مما يضمن التركيز على مهامك دون تشتيت الانتباه وتحسين الإنتاجية.

8. مارِس العناية الذاتية

تبدأ الإنتاجية بالشعور بأفضل حال؛ لذا خصِّص وقتاً للنشاطات التي تدعم صحتك الجسدية والعقلية، وادمج تمرينات اليقظة الذهنية أو المشي أو المشاركة في اليوجا لشحن طاقتك خلال اليوم، واعطِ الأولوية للعناية الذاتية للحفاظ على الطاقة والتركيز اللازمَين للازدهار في مساحة العمل المشتركة، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية.

كيف تعزز مساحات العمل المشتركة الإنتاجية؟

تحقق مساحات العمل المشتركة التوازن المثالي بين المرونة والوظيفية، فهي توفر بيئة ديناميكية تلبي الاحتياجات المتنوعة للمهنيين وتعزز الإنتاجية، وتلبِّي أنماط العمل الفردية، مع مزيج من المساحات المفتوحة التعاونية والمكاتب المخصصة للعمل المركَّز وغرف الاجتماعات العازلة للصوت للاجتماعات السرية، وتوفر مجموعة متنوعة من إعدادات العمل، بالتالي تُجهَّز مساحات العمل المشتركة بالأدوات والمرافق الأساسية لتبسيط سير العمل وتعزيز الإنتاجية، فمن الإنترنت فائق السرعة والأثاث المريح إلى برامج إدارة العمل المشترك.

تبسِّط هذه الميزات إدارة المشروعات وتدعم العمل الفعال، كما أنَّ المناطق الهادئة والمقصورات العازلة للصوت، تقلل عوامل التشتيت، فيركِّز المهنيون على المهام بعمق ويُديرون وقتهم بفعالية، فيحققون أقصى قدر من الإنتاجية.

تعزز مساحات العمل المشتركة شعوراً بالمجتمع يمكن أن يشعل الإبداع ويدفع الإنتاجية، فالعمل إلى جانب مهنيين آخرين في بيئة ديناميكية يعزز الإلهام والحافز ويفتح الباب أمام فرص تواصل قيِّمة، وغالباً ما توفر الفعاليات وورشات العمل المجتمعية التي تنظمها مساحات العمل المشتركة فرصاً إضافية للتواصل والتعلم والنمو، مما يجعل هذه البيئات المشتركة منتجة ومُرضية.

في الختام

توفر مساحات العمل المشتركة فرصة فريدة للجمع بين المرونة والتعاون والإنتاجية في بيئة ديناميكية واحدة، فبفضل مساحات العمل المصممة بعناية والتقنيات المتقدمة والشعور القوي بالمجتمع، تتلبَّى الاحتياجات المتنوعة للمهنيين، ومن خلال تطبيق النصائح الموضحة في هذا الدليل تُطلِق العنان للإمكانات الكاملة لهذه المساحات وتعزز الإنتاجية، وكأنك تستخرج كنوزها الدفينة.