يشتكي معظم الأفراد من ضيق الوقت، وعدم قدرتهم على التوفيق بين حياتهم الشخصية وعملهم، وقد أُجرِيت عدة دراسات عن موضوع إدارة الوقت وتحسين الإنتاجية، ويقدِّم المقال مجموعة من استراتيجيات إدارة الوقت المثبتة علمياً، وهي تهدف إلى مساعدتك على التخلص من نزعة التسويف واستثمار وقتك على أكمل وجه.

تعريف إدارة الوقت:

يمكن تعريف مفهوم إدارة الوقت على أنَّه مهارة تعتمد على وضع خطط عمل للمهام اليومية وترتيبها بحسب الأولوية بهدف استثمار الوقت بفاعلية، وإنجاز المشاريع الهامة، والالتزام بمواعيد التسليم المتفق عليها، ويقتضي مفهوم إدارة الوقت من ناحية أخرى وضع برنامج زمني لكافة الأعمال والنشاطات اليومية لكي تنجح في التوفيق بين التزاماتك الشخصية، والمهنية، والتعليمية.

تشمل التقنيات الشائعة لإدارة الوقت إنشاء قوائم المهام، وإعطاء الأولوية للمشاريع الهامة، وإعداد جدول زمني للمهام الروتينية، وتخصيص أوقات محددة للاستراحة، ومتابعة التقدم في سير العمل.

يمكن تعزيز فاعلية العمل وإنتاجيته عبر تطبيق استراتيجيات إدارة الوقت التي تساعد على تجنب مصادر التشتيت والتركيز على المهام التي تعمل عليها.

تداعيات سوء إدارة الوقت

يؤثر سوء إدارة الوقت في كافة مناحي الحياة الإنسانية، وتشمل هذه التداعيات السلبية التسويف الناجم عن القلق، والعجز عن ترتيب الأولويات، ويؤدي تأجيل العمل على المهام والمشاريع حتى اللحظات الأخيرة إلى تقديم نتائج لا تستوفي معايير الجودة المطلوبة، أو قد يخفق الفرد في تسليم العمل في الموعد المتفق عليه، وهذا يؤثر في سمعته ومستقبله الدراسي والمهني.

تتسبب هذه الضغوطات في تدني مستوى الأداء، وارتفاع مستويات التوتر النفسي والاحتراق الوظيفي، وهو ما يؤدي بدوره إلى توتر العلاقات الشخصية والمهنية، ويُنصَح بتغيير عادات إدارة الوقت قبل أن تؤثر سلباً في ثقتك بنفسك، وعافيتك، وقدرتك على تحقيق النجاح.

فوائد إدارة الوقت

تساعد استراتيجيات إدارة الوقت على زيادة قدرة الفرد على تحقيق جميع الأهداف والطموحات التي يسعى إليها.

فيما يأتي 5 فوائد لمهارات إدارة الوقت:

1. تحسين الإنتاجية:

يمكن تحسين فاعلية العمل عبر ترتيب الأولويات، وإعداد الخطط والجداول الزمنية، وتطبيق تقنيات إدارة الوقت، وهو ما يؤدي بدوره إلى تحسين الأداء والإنتاجية.

2. التوفيق بين الحياة الشخصية والعمل:

يساعد التوازن بين الحياة الشخصية والعمل على تحقيق النجاح والتميز على كافة الأصعدة، وتقليل الوقت المهدور على الأعمال غير الهامة، وتعزيز العافية النفسية والجسدية.

3. تعزيز القدرة على التركيز:

تساعد تقنيات تنظيم الوقت وجدولة المهام على توضيح الأهداف، والحد من تأثير مصادر التشتيت، وتركيز الانتباه على الأعمال ذات الأولوية العالية.

4. زيادة جودة العمل المُنجَز:

تضمن عادات إدارة الوقت إنجاز المشاريع في المواعيد المحددة واستيفاء معايير الجودة المطلوبة، وهو ما يؤدي بدوره إلى تحقيق التقدم المهني والحصول على فرص وعروض عمل جديدة.

5. تخفيف القلق والتوتر النفسي:

يساعد تنظيم الوقت على الالتزام بمواعيد التسليم ومعايير الأداء، وهو ما يؤدي بدوره إلى تعزيز الثقة بالنفس وتخفيف التوتر والقلق.

استراتيجيات إدارة الوقت

فيما يأتي مجموعة من الاستراتيجيات المستخدمة في إدارة الوقت واستثماره بفاعلية:

1. "تقنية بومودورو" (Pomodoro Technique)

طوَّر رجل الأعمال الإيطالي "فرانشيسكو سيريلو" (Francesco Cirillo) تقنية بومودورو عندما كان طالباً جامعياً؛ وذلك عبر استخدام مؤقت مطبخ على شكل ثمرة طماطم لتقسيم الوقت المخصص للدراسة إلى فترات زمنية تبلغ مدتها 25 دقيقة تفصل بينها استراحات قصيرة، وتُستخدَم هذه الطريقة للتغلب على مشكلات تعدد المهام، وتفويت مواعيد التسليم، والاحتراق الوظيفي.

فيما يأتي 5 خطوات لتطبيق تقنية بومودورو:

• ضبط المؤقت على الهاتف المحمول أو الحاسب لمدة 25 دقيقة.
• العمل على مهمة واحدة حتى يرن المنبه.
• أخذ استراحة مدتها 5 دقائق.
• تخصيص 25-30 دقيقة للاستراحة بعد إتمام 4 فترات عمل.
• تكرار الخطوات السابقة لحين انتهاء العمل على المشروع.

تشمل فوائد "تقنية بومودورو" تنمية مهارات العمل على المهام المفردة، وتعزيز القدرة على مراقبة إنتاجية العمل، والاعتياد على أخذ استراحات منتظمة تساعد على إعادة تركيز الانتباه.

2. تقنية "التهام الضفدع" (Eat the Frog)

استلهم المتحدث التحفيزي "بريان تريسي" (Brian Tracey) تقنية "التهام الضفدع" من اقتباس يُنسَب على سبيل الخطأ للمؤلف "مارك توين" (Mark Twain)، وهو يُصاغ على النحو الآتي:

"الإنسان الذي يتناول ضفدعاً حياً في بداية يومه يضمن عدم التعرض لما هو أسوأ بقية اليوم".

تقتضي الطريقة، كما يوحي الاسم، بدء العمل على أصعب مهمة في جدول أعمالك اليومي، وعندها ستبدو كافة الأعمال والمشاريع التي ستنجزها لاحقاً طوال اليوم سهلة وبسيطة مقارنةً معها.

تُستخدَم هذه التقنية في حالة العجز عن ترتيب الأولويات، والتخطيط الفعال، والميل للتسويف، وهي تتطلب ترتيب المشاريع بحسب الأولوية وتفويض المهام عند الضرورة، وهنا تكمن صعوبتها، ولكنَّك ستعتاد على العملية مع مرور الوقت.

يساعد إنهاء المهام الضخمة في الصباح على تعزيز شعور الفرد بالإنجاز، والحماسة، والحفاظ على إنتاجية عالية لبقية اليوم.

3. تقسيم الوقت

تهدف هذه الطريقة إلى تحديد المهام والنشاطات التي تستهلك وقتك طوال اليوم من أجل تعزيز فاعلية العمل والإنتاجية.

فيما يأتي 5 خطوات لتطبيق تقنية تقسيم الوقت:

• تقسيم اليوم إلى وحدات زمنية قصيرة.
• تقدير المدة الزمنية المطلوبة لإنجاز كل واحدة من المهام اليومية، وإضافة هذه البيانات إلى تطبيق التقويم.
• تخصيص فترات راحة بين بداية المهمة ونهايتها.
• إنجاز المهام اليومية بحسب الجدول الزمني الموضوع.
• تعديل الجدول الزمني في حال تطلَّبَت بعض المهام وقتاً أطول أو أقصر من المتوقع.

تبرز فاعلية طريقة تقسيم الوقت في حالات تشتت الانتباه، وعدم تخصيص فترات كافية للاستراحة، والعمل على عدة مشاريع في نفس الوقت، ويتطلب التطبيق العملي لهذه الطريقة إعداد جدول عمل يومي مفصل، والالتزام به، وإنَّك ستشهد تحسناً ملحوظاً في أدائك وإنتاجيتك بعد فترة قصيرة.

4. "تقنية كان بان" (Kanban technique)

تُستخدَم "تقنية كان بان" لتنظيم مراحل العمل المشترك بين مجموعة من الأفراد، فابتكر رجل الأعمال "تاييتشي أونو" (Taiichi Ono) هذه التقنية خلال فترة الستينيات بهدف زيادة فاعلية العمل والإنتاجية خلال مراحل تصنيع المركبات في شركة "تويوتا" (Toyota).

يتطلب تطبيق هذه الطريقة توفر برنامج لإدارة المشاريع، أو سبورة بيضاء، أو أوراق ملاحظات، وتقتضي الخطوة التالية تقسيم المشروع إلى 4 مراحل وإنشاء عمود خاص بكل واحدة منها.

تتضمن هذه المراحل العناصر الآتية:

• المهام المتراكمة: اقتراح المهام، وتحديدها بدقة، وترتيبها بحسب الأولوية.
• المهام الفعلية: تحديد المهام المطلوبة من فريق العمل.
• قيد العمل: تحديد المشاريع التي يجري العمل عليها في الوقت الحالي.
• المهام المنجزة: تجميع المهام المنجزة.

تساعد تقنية "كان بان" على تعزيز الشفافية وفاعلية العمل، وذلك عبر تقسيم المشاريع إلى مهام صغيرة وقابلة للتحقيق، إضافة إلى إتاحة إمكانية متابعة التقدم في سير عمل المشروع في كافة مراحله.

5. تقنية "إنجاز المهام" (Getting Things Done):

يناقش المؤلف "ديفيد آلان" (in David Allen) في كتابه "إنجاز المهام: فن الإنتاجية دون ضغوطات" (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity) تقنية تساعد على تنظيم الوقت، وذلك عبر تصفية ذهنك من كافة المهام، والمشاريع، والمسؤوليات لكي تركز على طريقة إنجازها.

فيما يأتي 5 خطوات لتطبيق تقنية "إنجاز المهام":

• تحديد المهام: تدوين كافة المهام التي تخطر ببالك.
• ترتيب المهام بحسب الأولوية: تصنيف المهام بحسب الأولوية إلى 3 فئات: مستعجلة، وقابلة للتأجيل أو التفويض، وقابلة للحذف.
• تنظيم المهام: تصنيف المهام ضمن فئات ولتكن المشاريع الشخصية، ومهام العمل، وواجبات المدرسة على سبيل المثال.
• دراسة المهام: تحديد خطوات العمل على المهام والفترة الزمنية اللازمة لإنجازها.
• مباشرة العمل: تقتضي هذه الخطوة مباشرة العمل على المهام.

تساعد طريقة "إنجاز المهام" على وضع خطط العمل، وترتيب المهام بحسب الأولوية، وحذف المشاريع غير المجدية، ويمكن الاستفادة من هذه الطريقة أيضاً في التخلص من المهام والأعمال المتراكمة، وتخفيف الضغوطات الواقعة على عاتق الفرد، وذلك عبر إنشاء قوائم مهام عملية في كل مناحي الحياة.

6. "طريقة التخطيط السريع " (Rapid Planning Method)

ابتكر المتحدث التحفيزي "توني روبنز" (Tony Robbins) "طريقة التخطيط السريع" التي يُرمَز لها بالاختصار "RPM" بهدف مساعدة الفرد على تصوُّر النجاح ووضع خطط العمل اللازمة لتحقيقه.

تتطلب هذه العملية إمعان التفكير في الوضع الراهن من أجل تحديد الأهداف على الأمد الطويل، ووضع خطة عمل تتضمن المهام والأعمال التي يجب القيام بها على الأمد القصير بهدف تحقيق النتائج المرجوة.

يعتمد مبدأ عمل "طريقة التخطيط السريع" على العناصر الآتية:

• التركيز على النتائج.
• الانطلاق من الأهداف النهائية.
• خطط العمل المدروسة.

تبرز فاعلية هذه الطريقة بشكل خاص عند تطبيق معايير الأهداف الذكية ووضع الخطط العملية اللازمة لتحقيقها، والهدف الذكي هو هدف دقيق، وقابل للقياس والتحقيق، وذو صلة، ومؤطر زمنياً.

7. "نظرية مرطبان المخلل" (Pickle Jar theory)

تهدف "نظرية مرطبان المخلل" إلى مساعدة المتعلم البصري على ترتيب أولوياته، وتجنُّب مصادر التشتيت، وتطوير مهارات التفويض.

تقتضي الخطوة الأولى تخيُّل المرطبان مملوء بحبات الرمل في أسفله، والحصى في وسطه، والأحجار الكبيرة في أعلاه، وتمثل هذه المكونات جوانب مختلفة من جدول الأعمال اليومية.

تمثِّل الرمال مصادر التشتيت غير المرغوبة مثل الاتصالات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، وإشعارات مواقع التواصل الاجتماعي التي تشتت تركيزك في أثناء العمل على المهام، وتمثِّل الحصى المهام التي يمكن تأجيلها أو تفويضها إلى شخص آخر، في حين تعبر الأحجار مجازاً عن المشاريع الهامة التي يجب أن تباشر العمل عليها في الحال.

يقتضي التطبيق العملي لهذه التقنية ترتيب المهام والمسؤوليات اليومية بحسب الأولوية، بحيث تبدأ العمل على المهام المستعجلة، وتؤجِّل الأعمال غير الضرورية أو تفوضها إلى شخص آخر، وتلغي مصادر التشتيت نهائياً.