لا يوجد ما هو أكثر إرضاءً من يوم مثمر؛ يومٌ تنجز فيه كل ما عليك وتتمكن من الاسترخاء في المساء بضمير مرتاح، بالنسبة إلى معظم الناس، هذا الشعور نادر، فهم يفتقرون إلى المعرفة والأدوات اللازمة للحفاظ على الإنتاجية بشكلٍ مستمر، وإحدى الطرائق للحصول على المعرفة والأدوات هي من خلال مفكرة الإنتاجية. في هذا المقال، نستكشف ما هي مفكرة الإنتاجية، وأنواعها المختلفة، وكيف يمكنك استخدامها لزيادة الإنتاجية.

ما هي مفكرة الإنتاجية؟

كما يوحي الاسم، فإنَّ مفكرة الإنتاجية هي نوع من التدوين يمكنك استخدامه لزيادة الإنتاجية، فهي تساعدك على التخطيط للمستقبل، ومعرفة مزيد من المعلومات عن نفسك، وإرساء نظام للمساءلة، وقد تساعدك على اكتشاف التغييرات التي تحتاج إلى إجرائها في عملك أو نمط حياتك لزيادة إنتاجك.

ما هي فوائد التدوين اليومي في مفكرة الإنتاجية؟

الفائدة الواضحة هي زيادة الإنتاجية واستثمار وقتك بكفاءة، لكنَّها ليست الفائدة الوحيدة، وفيما يأتي قائمة ببعض الفوائد المحتملة التي ستجنيها من مفكرة الإنتاجية:

• تقليل المماطلة: مع زيادة قدرتك على إنجاز الأمور في مجال واحد من حياتك، ستلاحظ أنَّ الأمور تصبح أسهل عموماً، وقد يؤدي ذلك إلى تقليل المماطلة.
• تقليل التوتر: ترك الأمور غير مكتملة هو مصدر توتر رئيس، فعندما تزيد إنتاجيتك، سيكون لديك على الأرجح عدد أقل من المهام غير المكتملة وقائمة مهام أقصر، وقد يؤدي ذلك إلى انخفاض مستويات التوتر لديك.
• تحسين المزاج والثقة بالنفس: تمنحك مفكرة الإنتاجية نهجاً أفضل للعمل على أهدافك وطريقة واضحة لتتبع التقدم، وهذا سيزيد من ثقتك بنفسك ويمكن أن يحسن مزاجك العام.
• زيادة فرص تحقيق أهدافك: لا تضمن زيادة الإنتاجية أنَّك ستصل إلى أهدافك، ولكنَّها ستزيد من فرصة حدوث ذلك، فكلما عملت على تحقيق أهدافك بطريقة منظمة، زادت فرص تحقيقها.
• فرصة لجمع مكاسب صغيرة: أنت تحقق مكاسب صغيرة في كل مرة تتغلب فيها على شيء صعب أو تفعل شيئاً جيداً لنفسك، ولهذا فوائد عديدة في حد ذاته، فتساعدك مفكرة الإنتاجية على تحقيق هذه المكاسب تدريجياً والاحتفاء بها.

أنواع مفكرات الإنتاجية

تؤدي بعض التقنيات اليومية إلى زيادة الإنتاجية، وكلها تستحق المحاولة، ولكن بعضها يحقق نتائج أفضل اعتماداً على شخصيتك وأهدافك، وفيما يأتي 4 أنواع مختلفة وكيفية استخدامها:

1. اليوم والغد (التفكير والتخطيط)

تساعد مفكرات اليوم والغد على زيادة الإنتاجية من خلال إرساء نظام للمساءلة، فيمكنك القيام بذلك من خلال التأمل في إنتاجيتك في نهاية اليوم والاستعداد للغد، وفيما يأتي كيفية عملها:

• ابدأ التدوين في نهاية يومك: وليكن ذلك في دفتر ملاحظات أو هاتفك أو حاسوبك المحمول أو أي مكان آخر يمكنك الكتابة فيه.
• ابدأ بكتابة تاريخ اليوم: ثم اكتب تحته الأوقات التي عملت فيها، واكتب ملاحظة قصيرة عن يومك، ويمكنك إدراج أي شيء قد يؤثر في إنتاجيتك، مثل المزاج والعوامل الخارجية والقرارات السيئة وما أشبه ذلك، واتبع أسلوب النقد البناء وكن صادقاً مع نفسك.
• أنشئ قسماً بعنوان "المهام التي أنجزتها؟": هنا، راجع المهام التي خططت لإنجازها بالفعل.
• أنشئ قسماً بعنوان "اليوم بدأت": ركز هنا على كل العمل الذي تمكنت من البدء به إضافة إلى المهام التي خططت لها.
• أنشئ قسماً بعنوان "غداً سأفعل كذا": في هذا القسم، خطط للمستقبل وقرر المهام التي ستنجزها غداً.
• إذا لاحظت أنَّ ثمة شيئاً يمكن تحسينه، فيمكنك كتابة ملاحظة قصيرة عنه وعن كيفية تحسينه هنا.
• كرر العملية في نهاية كل يوم.

2. التقييم الذاتي والتحسين

تركز مفكرة التقييم الذاتي والتحسين على الهدف العام، فهدفها ليس إنجاز مهام معينة أو تحقيق أهداف مرحلية، بل زيادة فرصك المستقبلية. في هذه المفكرة، تعكس وقت وكيفية إنتاجيتك الحقيقية، ونمط حياتك، والعوامل الأخرى ذات الصلة، فاطرح على نفسك هذه الأسئلة لهذا النوع من التدوين:

• كيف تعرِّف الإنتاجية؟
• ما هي الظروف التي تزيد من إنتاجيتك؟
• ما الذي يقلل من إنتاجيتك؟
• في أي وقت من اليوم تكون أكثر إنتاجية؟
• ما هو الوقت الذي تكون فيه أقل إنتاجية؟
• هل تتناول طعاماً صحياً؟ هل يجب أن تقلل أو تزيد من أي شيء؟
• هل تحصل على قسط كافٍ من النوم الهانئ؟
• هل أنت مرهق؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هو السبب؟

من خلال الإجابة عن هذه الأسئلة، يمكنك الحصول على نظرة أعمق عن العوامل التي تؤثر في إنتاجيتك، وهذا يساعدك على تحسينها وتعزيز فرصك المستقبلية. بمجرد الإجابة عن هذه الأسئلة، يمكنك البدء بتلخيص نقاطك، فما الذي يجب عليك فعله، وما الذي يمكنك فعله بشكل أفضل، وما الذي يجب عليك تجنبه؟ استفد من هذه الأسئلة لتوفير الظروف المثالية لتكون منتجاً.

على خلاف مفكرة اليوم والغد، ليس عليك الكتابة بهذا النوع كل يوم، فتكفي مرة واحدة في الأسبوع، أو حتى مرة واحدة في الشهر لرؤية التقدم إذا أخذت الأمر على محمل الجد وطبقت ما تعلمته.

3. مفكرة سلسلة الأفكار

هي تقنية تدوين فريدة تتبع فيها أفكارك وتدوِّن بالضبط ما يجول في خاطرك، فهي تتميز بعدم وجود هيكل محدد، ولا تحتاج إلى التفكير في أي شيء سوى تدوين أفكارك كما هي، وعادةً ما تستخدم هذه المفكرات للاستكشاف الذاتي والتخلص من التوتر والقلق، ولكنَّها قد تكون أداة فعالة لزيادة الإنتاجية أيضاً.

كل ما عليك فعله هو البدء بالتفكير في إنتاجيتك، وتأمَّل في معنى الإنتاجية بالنسبة إليك، وكيف يمكنك تحقيقها، وما هي العوامل التي تساعدك أو تعوقك، وركز على هذه الأفكار ودوِّنها كما هي دون أي قيود، واتبع سلسلة أفكارك ولا تقلق بشأن الصواب أو الخطأ، فكل ما يخطر ببالك له أهميته ويجب تدوينه.

4. مفكرة الهدف

مفكرة الهدف هي نوع من المفكرات التي تساعدك على تحديد أهدافك وما عليك القيام به لتحقيقها، وعند تحديد أهدافك وتدوينها بشكل صحيح، ستفهم ما تريد تحقيقه وما عليك القيام به لتحقيقه.

كيفية استخدام مفكرة الإنتاجية

في هذه المرحلة، أنت تفهم الغاية من مفكرة الإنتاجية وتعرف التقنيات المختلفة، وفيما يأتي 6 نصائح لمساعدتك على البدء وتحقيق أقصى استفادة من مفكرة الإنتاجية:

1. اختر النوع (الأنواع) الصحيح

اعتماداً على هويتك وطبيعة عملك، ستستفيد من أنواع مختلفة من مفكرات الإنتاجية، وأدناه، سنستكشف بإيجاز متى تعمل التقنيات المختلفة بشكل أفضل.

1.1. مفكرة اليوم والغد

تفيدك هذه المفكرة عندما تعرف ما يجب القيام به وكيف تعمل بشكل أفضل ولكنَّك ما تزال تواجه صعوبة في إنجاز الأمور.

1.2. مفكرة التقييم الذاتي والتحسين

يعمل هذا النوع من المفكرات بشكل أفضل عندما لا تعرف ما تحتاج إليه لزيادة إنتاجيتك، ويمكن استخدامه عندما يكون لديك شيء محدد للعمل عليه وعندما لا يكون لديك أي شيء محدد.

1.3. مفكرة سلسلة الأفكار

تشبه هذه المفكرة مفكرة التقييم الذاتي والتحسين وتعمل بشكل أفضل في ظل نفس الظروف.

1.4. مفكرة الهدف

تفيدك مفكرة الهدف عندما لا تكون متأكداً مما تريد تحقيقه أو كيفية تحقيقه. في بعض الأحيان، ستجد أنَّك تحتاج إلى واحدة فقط من المفكرات، ولكن في كثير من الأحيان، ستحتاج إلى مجموعة من المفكرات الأخرى؛ لذا جرِّب التقنيات المختلفة واكتشف أيها أنسب لك.

2. اعتد التدوين

قد يكون من السهل تدوين يومياتك عندما تشعر بالتحفيز، لكنَّك لن تشعر دائماً بالتحفيز، ويسهِّل اعتياد التدوين في مفكرة الإنتاجية الالتزام بها في الأيام الصعبة. توجد عدة طرائق يمكنك من خلالها القيام بذلك؛ لذا حاول اختيار وقت محدد كل يوم لتكتب فيه، أو اجعل التدوين جزءاً من روتينك، أو استخدم إحدى التقنيات الأخرى المذكورة هنا.

3. اسعَ إلى الاعتدال وليس الكمال

ليس بالضرورة أن تكون مفكرة الإنتاجية مثالية، بل يكفي أن تكون مقبولة، فلا تهدر وقتك في القلق بشأن الأخطاء الإملائية أو النحوية، أو كيف تبدو كتابتك، أو الصياغة، فقد يعطيك السعي إلى الكمال شعوراً بالرضى، لكنَّه قد يشتت انتباهك عن الهدف الرئيس، وهو زيادة الإنتاجية، وقد يؤدي ذلك أيضاً إلى صعوبة في الحفاظ على الاتساق. اعلم أنَّك الوحيد الذي يحتاج إلى رؤية مفكرتك، لذا لا داعي للقلق بشأن الأخطاء الإملائية أو التنسيق الخاطئ.

4. حلِّل ذاتك وأداءك

ستمر حتماً بفترات تواجه فيها صعوبات في الإنتاجية، وقد تكون هذه الفترات محبطة، ولكنَّها قد تساعدك على فهم نفسك فهماً أفضل وعلى الاستعداد للمرة القادمة التي تواجه فيها هذه الصعوبات، إذا قمت بتحليل ذاتك وأدائك بشكل منتظم.

5. استخدم المفكرة بوصفها قائمة مهام أو اربطها معها

لدى معظمنا قائمة مهام ولكن في بعض الأحيان نجد صعوبة في إكمالها، وهذا قد يسبب الإحباط وقد يؤثر في إنتاجيتنا العامة، ومن خلال ربط مفكرة الإنتاجية بقائمة المهام، مثل مفكرة اليوم والغد، سيكون من الأسهل إنجازها، وقد يؤدي ذلك إلى تحسين إنتاجيتنا الإجمالية.

6. تحلَّ بالصبر

زيادة الإنتاجية هي عملية تدريجية، فكلما مارست التدوين في المفكرة تدريجياً، تحسَّنتَ أكثر، ولكن ليس بالضرورة أن يكون ذلك سريعاً. قد لا يزيد متوسط ​​إنتاجك اليومي كثيراً يوماً بعد يوم، ولكن عندما يتراكم على مدى أسابيع وأشهر، فإنَّه سيكون كبيراً؛ لذا تحلَّ بالصبر وثابر، وقريباً، ستظهر النتائج.

في الختام

مفكرة الإنتاجية هي إحدى الأدوات القليلة التي يمكن أن تمنحك مزيداً من الوقت في يومك، ليس لأنَّك تحصل على ساعات أكثر، وإنَّما لأنَّك تستثمر وقتك على وجه أفضل باستخدامها، وقد لا تحقق النتائج التي تريدها من اليوم الأول، ولكن مع الصبر والمثابرة، سوف تحققها.