تعريف طريقة تقسيم الوقت

يعاني معظم الأفراد من ضغوطات الحياة وانخفاض الإنتاجية في العصر الحديث، وترى الواحد منهم ينتقل من مهمة إلى أخرى بطريقة عشوائية تفتقر للتخطيط المدروس، وهنا بالتحديد تبرز فاعلية تقنية تقسيم الوقت.

تساعد طريقة تقسيم الوقت على تنظيم يومك بهدف تحقيق أقصى إنتاجية وفاعلية ممكنة، وهي تقتضي تقسيم الوقت إلى وحدات زمنية مخصصة لكافة المهام والنشاطات اليومية، وهذا يتيح لك إمكانية ترتيب الأعمال بحسب الأولوية، والحد من مصادر التشتيت، والتركيز على المهام الرئيسة.

يقتضي التطبيق العملي لطريقة تقسيم الوقت تجزئة اليوم إلى فترات زمنية منفصلة، كل واحدة منها مخصصة لمهمة أو نشاط معيَّن، لكي تضمن الحفاظ على تركيزك وانتباهك في أثناء العمل، وتساعد هذه الطريقة على تجنب تعدد المهام الذي يؤدي إلى تخفيض الإنتاجية وزيادة التوتر النفسي.

تهدف طريقة تقسيم الوقت إلى إضفاء عنصر التنظيم والتكرار إلى يومك، وهذا يزيد من قدرتك على الالتزام والنجاح في تحقيق أهدافك، وتساعد هذه الطريقة على إحداث نقلة نوعية في إنتاجية الفرد، وزيادة قدرته على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من وقته، وزيادة فاعلية عمله، وهي مفيدة في حالات الدراسة، والعمل، ورعاية شؤون المنزل والأطفال.

فوائد طريقة تقسيم الوقت

فيما يأتي 3 فوائد أساسية لطريقة تقسيم الوقت:

1. تعزيز القدرة على التركيز:

تقتضي هذه الطريقة تخصيص فترة زمنية محددة لكل مهمة، فهذا يزيد من قدرة الفرد على مقاومة المغريات ومصادر التشتيت وعلى رأسها تصفح مواقع التواصل الاجتماعي والإجابة عن رسائل البريد الإلكتروني، ويؤدي هذا التركيز إلى زيادة القدرة على الاندماج في العمل، وهذا يسهم في تحسين جودة النتائج والإنتاجية.

2. تحسين إنتاجية العمل:

تهدف طريقة تقسيم الوقت إلى ترتيب المهام بحسب الأولوية، وضمان تخصيص فترات زمنية كافية لإنجاز كل واحدة منها، وتجنب مصادر التشتيت والنشاطات الثانوية، وهذا يزيد من فاعلية العمل والإنتاجية على مدار اليوم.

3. تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل:

تتيح لك هذه الطريقة إمكانية تخصيص فترات زمنية محددة للنشاطات الشخصية مثل ممارسة التمرينات الرياضية، والتسلية، والاجتماعات العائلية، وهذا يساعد على تحسين العافية النفسية والجسدية، وتعزيز شعور الرضى والاكتفاء.

الدراسات الإحصائية عن طريقة تقسيم الوقت

أثبتت العديد من الدراسات فاعلية طريقة تقسيم الوقت، وقد كشف استطلاع رأي نشرته "جمعية علم النفس الأمريكية" (American Psychological Association) أنَّ تطبيق هذه التقنية يساعد على زيادة الإنتاجية بحوالي 23%، وتخفيض مستويات التوتر النفسي بنسبة 20%.

أثبتت نتائج دراسة أخرى أُجرِيت في "جامعة كاليفورنيا" (University of California) أنَّ الإنسان يحتاج لحوالي 23 دقيقة لكي يستعيد تركيزه بعد أن يتعرض للمقاطعة في أثناء العمل على المهام، وتساعد طريقة تقسيم الوقت على تجنب هذه المشكلة، وذلك عبر تخصيص فترات زمنية محددة لكل واحدة من المهام، وهو ما يحد من تأثير المقطاعات ومصادر التشتيت.

كشف 92% من مستخدمي تطبيق "بومودورو" أنَّ هذه التقنية ساعدتهم على تحسين قدرتهم على التركيز وإنتاجيتهم، كما أفاد 80% منهم أنَّ تقسيم الوقت أدى دوراً بارزاً في تخفيض مستوى التوتر في حياتهم، وزيادة قدرتهم على تنظيم وقتهم.

التفسير العلمي لطريقة تقسيم الوقت

تفسر آلية عمل الدماغ البشري فاعلية طريقة تقسيم الوقت، فبينت الدراسات العلمية أنَّ الدماغ يعمل بأقصى طاقته عندما يركز على مهمة واحدة، وينخفض مستوى أدائه عندما يحاول التعامل مع عدة مهام في نفس الوقت، وهو ما يُعرَف باسم ظاهرة "رواسب الانتباه" التي تتشتت فيها القدرات العقلية وتؤدي إلى تدني مستوى الأداء وزيادة الإجهاد العقلي.

تعتمد طريقة تقسيم الوقت على آلية عمل الدماغ، وذلك عبر توزيع المهام على فترات زمنية محددة مسبقاً، وهذا يزيد من قدرة الدماغ على الاندماج التام في العمل، ويساعد على تعزيز التركيز، وتخفيف التشتت الذهني، وتحسين عملية اتخاذ القرار، فتساعد هذه الطريقة من ناحية أخرى على تنظيم الأعمال ضمن أنماط ثابتة، وهو ما يخفف من عبء العمل الواقع على عاتق الدماغ ويسمح بتحقيق أقصى فائدة ممكنة من القدرات العقلية.

تعتمد تقنية "بومودورو" (Pomodoro) الشهيرة على طريقة تقسيم الوقت، وهي تقتضي العمل على فترات زمنية مدتها 25 دقيقة تفصل بينها استراحات قصيرة، ولقد ثبت أنَّ هذه التقنية تساعد غلى تحسين القدرة على التركيز، وتقليل التسويف، وزيادة الإنتاجية.

تطبيق طريقة تقسيم الوقت في جدول الأعمال اليومي

يتطلب تطبيق طريقة تقسيم الوقت بعض التخطيط والانضباط، وذلك عبر اتباع الخطوات الآتية:

1. تحديد الأولويات:

تقتضي الخطوة الأولى إعداد قائمة بالمهام والنشاطات التي يجب أن تنجزها خلال اليوم، وعليك أن تقوم بعد ذلك بترتيبها بحسب الأولوية، وتحديد المهام التي يمكن تفويضها أو تأجيلها إلى موعد لاحق.

2. تقسيم الوقت:

تقتضي هذه الخطوة تقسيم اليوم إلى فترات زمنية محددة، بحيث تكون كل واحدة منها مخصصة لمهمة أو نشاط معيَّن، ويجب أن تحرص على تخصيص فترات زمنية كافية تراعي صعوبة المهمة والوقت المتوقع لإنجازها.

3. جدولة الوحدات الزمنية:

تقتضي هذه الخطوة إعداد جدول يوضح مواعيد العمل على المهام باستخدام المفكرات الورقية أو الرقمية، أو تطبيقات تقسيم الوقت.

4. الالتزام بجدول العمل:

يعتمد نجاح طريقة تقسيم الوقت على انضباط الفرد، وهذا يتطلب منه الالتزام بالوحدات الزمنية، وتجنب تبديل المهام ومصادر التشتيت، أما بالنسبة إلى المهام والأحداث الطارئة، فهي تتطلب منك النظر في إمكانية التعامل معها خلال الوحدة الزمنية أو تأجيلها إلى موعد لاحق.

5. تحديد أوقات الاستراحة:

يجب أن تحدد مواعيد منتظمة للاستراحات القصيرة خلال اليوم لكي تستعيد نشاطك وتحافظ على تركيزك وإنتاجيتك.

6. مراجعة الجدول وتعديله:

يجب إجراء مراجعات دورية على جدول تقسيم الوقت والنظر في إمكانية تحسينه وزيادة فاعليته عبر تغيير ترتيب الأولويات، ومدة الوحدات الزمنية.

تساعد الخطوات آنفة الذكر في تطبيق طريقة تقسيم الوقت في الحياة اليومية والاستفادة منها على زيادة الإنتاجية، وتحسين التركيز، وتحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل.

زيادة فاعلية طريقة تقسيم الوقت

فيما يأتي مجموعة من الخطوات الإضافية التي تساعد على زيادة فاعلية طريقة تقسيم الوقت:

1. ترتيب المهام بحسب الأولوية:

يجب أن تعطي الأولوية للمهام الضرورية، وتحرص على جدولتها في الأوقات التي يكون فيها مستوى نشاطك وإنتاجيتك وأداؤك في ذروته.

2. تجميع المهام المتشابهة:

تجميع المهام المتشابهة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني، والاتصالات الهاتفية، وتخصيص فترة زمنية محددة لإنجازها مع بعضها دفعة واحدة، وتساعد هذه الطريقة على الحفاظ على التركيز وتجنب الإجهاد المعرفي الناجم عن التبديل بين الأعمال والمهام المختلفة.

3. إضافة فواصل زمنية فارغة بين المهام:

يجب أن تضيف فواصل زمنية فارغة بين المهام تحسباً للتأخيرات والمقاطعات الطارئة، وحتى لا تضطر للاستعجال في العمل أو تضغط على نفسك لكي تنجز المهام المطلوبة منك.

4. الحد من مصادر التشتيت:

يجب أن تبذل ما بوسعك للحد من مصادر التشتيت مثل مواقع التواصل الاجتماعي، وإشعارات البريد الإلكتروني، والضجيج في محيطك لكي تركز على المهمة التي تعمل عليها.

5. مراجعة الجدول وتعديله:

يجب إجراء مراجعات منتظمة على جدول تقسيم الوقت والنظر في إمكانية تحسينه وزيادة فاعليته عبر تغيير ترتيب الأولويات، ومدة الوحدات الزمنية.

6. الاحتفاء بالتقدم:

خصص بعض الوقت للاحتفاء بإنجازاتك وتقدمك لكي تحافظ على حماستك وتزيد من فاعلية طريقة تقسيم الوقت في تحسين إنتاجيتك وعافيتك.

أدوات وتطبيقات تقسيم الوقت

فيما يأتي مجموعة من أدوات وتطبيقات تقسيم الوقت:

1. "كاليندلي"(Calendly):

تُستخدَم هذه الأداة لتحديد أوقات الاجتماعات والمواعيد بهدف الحفاظ على تنظيم جدول الأعمال وسلاسته وضمان الالتزام به.

2. تطبيقات تقنية "بومودورو":

تعتمد تطبيقات "فوكس كيبر" (Focus Keeper)، و"توميتو تايمر" (Tomato Timer)، و"فورست" (Forest) على تقنية "بومودورو" التي تستخدم مبادئ تقسيم الوقت.

3. تطبيقات "التأطير الزمني" (Timeboxing):

تقدم تطبيقات التأطير الزمني "كلوكيفاي" (Clockify)، و"تايملي" (Timely)، و"توغل" (Toggl) ميزة تقسيم الوقت، وهذا يتيح للمستخدم إمكانية إنشاء الوحدات الزمنية وإدارتها.

4. تطبيقات إدارة المهام:

يمكن استخدام تطبيقات إدارة المهام مثل "تريلو" (Trello)، و"أسانا" (Asana)، و"تودويست" (Todoist) مع طريقة تقسيم الوقت لمساعدتك على ترتيب الأولويات وإدارة المهام بفاعلية أكبر.

5. حزم الإنتاجية:

تتضمن حزم الإنتاجية الشاملة مثل "مايكروسوفت 365" (Microsoft 365)، و"جوجل ورك سبيس" (Google Workspace) أدوات لجدولة المواعيد وإدارة المهام، وهذا يتيح إمكانية تطبيق طريقة تقسيم الوقت بسهولة.

ينبغي أن تجرب مجموعة متنوعة من الأدوات والتطبيقات وتختار منها ما يناسب احتياجاتك، وجدول أعمالك، وراحتك الشخصية.

الأخطاء الشائعة عند تطبيق تقنية تقسيم الوقت

فيما يأتي مجموعة من الأخطاء الشائعة التي يقترفها الأفراد عند تطبيق تقنية تقسيم الوقت:

1. سوء تقدير الوقت اللازم لإنجاز المهام:

يجب أن تقدِّر الوقت اللازم لإنجاز المهام والنشاطات بدقة، تجنباً لهدر الوقت في حال كانت الوحدة الزمنية أطول من المطلوب، والتعرض للضغط إذا كانت أقصر منه.

2. إغفال أوقات الراحة والفترات الانتقالية بين المهام:

إياك أن تغفل عن تحديد أوقات الاستراحات، والوجبات، والفواصل الزمنية بين المهام، فيمكن أن يؤدي إغفال هذه العناصر إلى انخفاض الإنتاجية والتعرض للاحتراق الوظيفي.

3. الافتقار للمرونة:

الالتزام مطلوب لنجاح طريقة تقسيم الوقت، ولكن يجب أن تكون مستعداً لإجراء التعديلات على برنامجك عندما تقتضي الضرورة، ويمكن أن تضطر لتعديل التقسيمات الزمنية استجابةً للأحداث الطارئة وتغير الأولويات.

4. إهمال متطلبات الحياة الشخصية:

إياك أن تغفل عن تخصيص بعض الوقت لحياتك الشخصية، وهذا يشمل ممارسة التمرينات الرياضية، والهوايات، والنشاطات الترفيهية، فالتوفيق بين الحياة الشخصية والعمل ضروري لضمان استمرارية النجاح على الأمد الطويل.

5. العمل على عدة مهام في نفس الوحدة الزمنية:

إياك أن تعمل على أكثر من مهمة أو نشاط خلال الفترة الزمنية الواحدة حتى لا تنخفض فاعلية التقنية ويقل تركيزك وإنتاجيتك.

6. إغفال مراجعة الجدول الزمني وتعديله:

يجب أن تراجع الجدول بانتظام وتُجري التعديلات اللازمة للحفاظ على إنتاجيتك، ويمكنك أن تجرب بنفسك وتختار ما يناسب احتياجاتك.

يجب أن تنتبه لهذه الأخطاء الشائعة وتتجنبها لكي تنجح في تطبيق طريقة تقسيم الوقت وتزيد فاعليتك وإنتاجيتك.

في الختام

بات الإنسان في حاجة ماسة لتنظيم وقته والحفاظ على تركيزه وانتباهه في ظل تزايد ضغوطات الحياة والعمل، وتعدد الأولويات وتنوع مصادر التشتيت في العصر الحديث الذي يجري بسرعة غير مسبوقة، وتُعد طريقة تقسيم الوقت وسيلة بسيطة وفعالة في إدارة الوقت وتحسين الإنتاجية.

يقتضي التطبيق العملي لهذه الطريقة تقسيم اليوم إلى وحدات زمنية مخصصة لمختلف المهام والنشاطات بهدف ترتيب الأعمال بحسب الأولوية، والحد من مصادر التشتيت، والتركيز على الالتزامات الضرورية.

تساعد هذه الطريقة على إحداث نقلة نوعية في إنتاجية الفرد، وتعزيز قدرته على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من وقته، وزيادة فاعلية عمله، وتمكينه من التوفيق بين حياته الشخصية وعمله، وهي مفيدة في حالات الدراسة، والعمل، ورعاية شؤون المنزل والأطفال.

لقد أثبتت الدراسات العلمية فاعلية طريقة تقسيم الوقت في تعزيز القدرة على التركيز، وتحسين الإنتاجية وتخفيض مستويات التوتر، وتراعي طريقة تقسيم الوقت القدرات العقلية الطبيعية عند الإنسان، وهذا يمكِّنه من تحسين إنتاجيته، وجودة عمله، وقراراته.

يتطلب تطبيق طريقة تقسيم الوقت بعض الانضباط لكنَّ النتائج على الأمد الطويل تستحق الجهد المبذول، فيمكنك أن تستفيد من الاستراتيجيات والمعلومات الواردة في المقال في تطبيق طريقة تقسيم الوقت في حياتك اليومية والاستفادة منها في استثمار أقصى قدراتك وإمكاناتك.

سارع إلى تطبيق طريقة تقسيم الوقت والاستفادة منها في تنظيم يومك وزيادة فاعليتك وإنتاجيتك، وتحسين عافيتك وقدرتك على التركيز، فطريقة تقسيم الوقت كفيلة بمساعدتك على استثمار أقصى إمكاناتك وتحقيق أهدافك تباعاً.