يُعَدُّ السفر إحدى مزايا العمل مع أعضاء فريق أو عملاء حول العالم، وغالباً ما يكون التعامل مع الأشخاص وجهاً لوجه أكثر فعالية وإنتاجية من القيام بذلك عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، كما يمكن أن يكون العمل مع زملائك في مختلف البلدان أمراً مثيراً ومُجزياً على حدٍّ سواء.

لكن كيف يمكن أن تبقى منتجاً في أثناء تنقلاتك؟ إذ توجد العديد من الأشياء التي قد تؤثر في ذلك مثل جداول العمل غير المنتظمة والموارد المحدودة والنوم المضطرب وقلة التمارين الرياضية والانفصال عن الأصدقاء والعائلة؛ مما يجعلك تشعر بالتعب وبأنَّك تحقق أقل مما خططت له.

في هذا المقال سوف نستكشف كيف يمكن أن تكون سعيداً وفعالاً عندما تكون بعيداً عن مكتبك.

كيف يؤثر السفر في الإنتاجية؟

في عام 2013 سجَّل الأمريكيون 452 مليون رحلة لمدة ليلة واحدة أو أكثر خارج الوطن؛ وذلك حسب إحصائيات جمعية السفر الأمريكية.

كما تُبيِّن الأبحاث أنَّ السفر بغرض العمل يؤدي إلى فقدان 6.9 ساعات بالمتوسط من الإنتاجية لكل رحلة.

إليك 5 مُسببات للضغوطات في أثناء السفر:

• التأخير في تفتيش الحقائب أو التبديل بينها بالخطأ.
• عدم وجود اتصال بالإنترنت.
• الحصول على مقعد غير مريح في رحلة طويلة.
• الانتظار.
• مواعيد رحلات الطيران غير العملية.

نصائح للبقاء منتجاً في أثناء السفر:

كيف يمكنك أن تبقى منتجاً عندما تكون بعيداً عن المكتب؟ إليك 4 استراتيجيات لاستخدامها:

1- ترتيبات السفر:

- خطِّط مسبقاً:

عليك تنظيم خطة سير الرحلة بشكلٍ مسبق قدر الإمكان، ووضع قائمة بكل ما تحتاج إلى توضيبه، كما يجب أن تحافظ على معلومات السفر الخاصة بك في متناول اليد؛ بما في ذلك تفاصيل رحلتك وتفاصيل الإقامة في الفندق، ويمكنك حفظ ذلك على هاتفك الذكي مع نسخ ورقية إضافية.

ضع في الحسبان احتمال تبديل حقيبتك بالخطأ أو تأخير الرحلة؛ فوضِّب الأشياء الضرورية مثل المفاتيح والأدوية والأجهزة الإلكترونية وأدوات النظافة وربما بَدَل لتغيير ملابسك في حقيبتك المحمولة؛ فهذا يعني إمكانية الاستمرار في العمل حتى بوجود بعض المفاجآت غير المخطط لها في رحلتك.

- ابحث عن وجهتك:

ابحث عن الوجهات غير المألوفة بالنسبة إليك قبل السفر؛ وذلك لتجنُّب إضاعة وقتك في البحث في الخرائط أو السؤال عن الاتجاهات عند وصولك. تحقَّق من المنطقة المحيطة بالفندق بحثاً عن المطاعم أو المقاهي أو المتاجر أو الأشياء التي يمكنك القيام بها في وقت استراحتك في أثناء الرحلة.

- تجنَّب الإجراءات الجمركية والأمنية الطويلة:

ابحث قبل السفر لتعرف الإجراءات الجمركية والأمنية المتَّبعة في بلد المقصد حتى لا تقضي وقتاً طويلاً في المطار.

- ارتدِ ملابس مريحة:

• ارتدِ ملابس مريحة لكن مهنية في حال تأخير رحلتك أو مقابلة عميل أو زميل في المطار.
• تجنَّب ارتداء البدلات غير المريحة عند السفر الطويل، واختر ملابس مناسبة للعمل حتى تناسب الاجتماعات في حال تأخير وصول حقائبك.
• ارتدِ حذاءً سهل الارتداء وتجنَّب الأحزمة والمجوهرات الزائدة، وأَبقِ جيوبك فارغةً قدر الإمكان حتى تمر بأمان وسرعة عند نقاط التفتيش.

2- الاعتماد على التكنولوجيا:

استخدِم الأدوات التي تعمل عن طريق الإنترنت والأجهزة الذكية وتطبيقات الإنترنت مثل قوائم المهام ودفاتر الملاحظات والمذكرات لإبقائِك منظماً في أثناء تنقلك، وتمنحك تطبيقات مجموعة جوجل دوكس (Google Docs) ومايكروسوفت (Microsoft) إمكانية الوصول إلى المستندات الخاصة بك من أجهزة متعددة أينما سجلت دخولك إلى الإنترنت.

كما توفر الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية الكثير من وقتك وتساعدك على البقاء متصلاً بفريقك في أثناء سفرك، وغالباً ما تُربَط أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك بهاتفك المحمول؛ مما يتيح لك الوصول إلى الإنترنت أينما كنت، كما توجد العديد من التطبيقات المتاحة التي قد تتيح لك الوصول إلى الإنترنت أينما كنت.

توجد العديد من التطبيقات المتاحة التي قد تحسن إنتاجيتك في أثناء السفر مثل الخرائط ومعلومات الموقع، وأدوات التواصل مثل سكايب (Skype) والبريد الإلكتروني للعملاء.

تلميح: إن كنت مسافراً في بلدٍ أجنبي لا يتحدث لغتك المحلية بشكلٍ رسمي فنزِّل تطبيقاً للترجمة لمساعدتك على ترجمة الكلمات المطبوعة أو إرشادك في أثناء الحديث مع السكان المحليين.

- وصول آمن إلى شبكة واي فاي (WI-FI):

تزداد أهمية شبكة واي فاي من أجل الحفاظ على إنتاجيتك عندما تكون بعيداً عن المكتب، وقد تجد العديد من الطرائق للاتصال بالإنترنت في أثناء سفرك، فقد تقدم بعض المطارات أو الفنادق خدمات الإنترنت الرخيصة، أو يمكنك إنشاء نقطة اتصال واي فاي باستخدام هاتفك الذكي وخطة البيانات.

على الرغم من أنَّ الرحلات الجوية المزودة بشبكة واي فاي قد تكون أكثر تكلفة، إلَّا أنَّ الفوائد التي تحصل عليها تستحق هذه التكلفة، ولا سيما بالنسبة إلى الرحلات الطويلة؛ لذا قارِن التكلفة مقابل قيمة العمل الذي يمكنك إنجازه خلال تلك الفترة دون انقطاع، وإن حجزت على عدد من الرحلات الجوية المتتالية، ففكِّر في شراء تذكرة إنترنت لمدة يومٍ كامل.

تلميح: كُن أكثر يقظة بشأن الأمن عند استخدام شبكات الواي فاي العامة، فقد يتمكَّن الآخرون الذين يشاركونك الشبكة من اعتراض معلوماتك ومعلومات منظمتك الخاصة؛ لذا تجنَّب إرسال أو استقبال المعلومات الحساسة إلى حين وصولك إلى شبكة محمية، وتأكَّد من الحصول على المشورة من قسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بشركتك.

- شحن أجهزتك:

يُعَدُّ البقاء على اتصال مع زملائك وعملائك ذا أولوية قصوى؛ لذا تأكَّد من أنَّ أجهزتك الإلكترونية مشحونة بالكامل قبل الانطلاق، كما يمكنك اصطحاب معدات الطاقة المحمولة معك أو بعض البطاريات المشحونة أو شاحن يعمل بالطاقة الشمسية لأجهزة المحمول؛ وهذا الأمر هام بشكل خاص إن كنتَ تستخدم بيانات واي فاي التي تستهلك المزيد من الطاقة.

3- تلبية احتياجات عملك:

- التحضير للتواصل المحدود:

من الهام أن تُبقي الآخرين على اطِّلاع على مدى توفرك عند السفر؛ لذا شارك جدول عملك مع أعضاء فريقك وعملائك لمعرفة متى يمكنهم الاتصال بك، كما يجب أن تُحضِّر الرد التلقائي للبريد الإلكتروني والبريد الصوتي الخاص بوجودك خارج المكتب مع تسجيل رسالة بريد صوتي تمكِّن العملاء والزملاء من معرفة عدم قدرتك على الرد فوراً، وإن أمكَن ربما أن تقدم تفاصيل عن عضو آخر في الفريق يمكنهم الاتصال به في حال الطوارئ.

كما أنَّ الاحتفاظ بالمستندات في تطبيق قائم على السحابة الإلكترونية يتيح للفريق الوصول إلى المعلومات الهامة حتى عندما لا تكون متاحاً.

- التمسك بالروتين:

من السهل الوقوع بالعادات السيئة عند السفر؛ لذا حدِّد ساعات عمل معيَّنة، واحتفِظ بقائمة عمل تشمل المواعيد النهائية والمهام، مع تخصيص ساعة أو ساعتين كل يوم لإعادة الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني؛ إذ تبقى منظماً ولا تقصِّر في عملك.

- تنظيم مساحة العمل الخاصة بك:

تلبي العديد من الفنادق احتياجات المسافرين بغرض العمل؛ لذا إن أَمكَن احجز غرفة تحوي مكتباً، أو يمكنك تنظيم غرفتك حسب رغبتك، وانقُل الأثاث لإنشاء مساحة عمل منفصلة ومريحة إن لزم الأمر، كما يجب التأكُّد من وجود إضاءة كافية في غرفتك.

تعرَّف إلى أوقات عمل مركز الأعمال في الفندق إن كان يملك واحداً، مع معرفة المعدات المتاحة فيه.

كما يمكن أن يقدم موظفو الفندق المساعدة بخصوص إيجاد مركز نسخ محلي للتعامل مع أيَّة احتياجات للطباعة.

4- تلبية احتياجاتك العاطفية:

- البقاء على اتصال مع الأصدقاء والعائلة:

قد يجعلك السفر إلى مكان غير مألوف واتِّباع روتين غير عادي تشعر بالتوتر وعدم التركيز، ويساعدك التواصل مع العائلة والأصدقاء على الشعور بتحسن؛ لذا استخدِم تطبيقات مثل سكايب (Skype) ووسائل التواصل الاجتماعي الأخرى للبقاء على اتِّصال معهم بانتظام.

- البقاء بصحة جيدة:

قد يُشعِرك السفر بالتعب ولا سيما إن كنتَ تعبر عدة مناطق زمنية، فقد يمنعك ذلك عن البقاء منتجاً وعن تقديم أفضل أداء لديك؛ لذا خصِّص بعض الوقت للراحة والاسترخاء في جدولك المزدحم.

إنَّ تناول الطعام الصحي وشرب قدر كاف من الماء سوف يعزز طاقتك ويُبقيك متيقظاً في الاجتماعات وفي أثناء العمل في غرفة الفندق.

بدلاً من تناول الوجبات الدهنية الثقيلة اختر طعاماً أخف وأصح، وتجنَّب الإكثار من الحلوى.

كما قد تكون التمارين الرياضية في أثناء السفر من عوامل تخفيف التوتر لديك؛ لذا يمكنك زيارة صالة الألعاب الرياضية أو حمام السباحة الخاص بالفندق، أو زيارة مركز لياقة محلي يوفر تذاكر يومية، أو يمكنك الطلب من بواب الفندق الحصول على طرائق آمنة وممتعة للجري أو المشي.

قد تحضر لك بعض الفنادق المعدات الرياضية إلى الغرفة عند الطلب؛

لذا بغض النظر عن الخيار الذي تتخذه، توفر التمارين الرياضية فوائد هائلة لذهنك وصحتك.

- الاهتمام بالتفاصيل عند العودة:

قد تشعر بالإرهاق عند وصولك إلى المنزل، لكن عليك البدء بالاستعداد مباشرةً في حال وجود رحلة أخرى مقررة قريباً.

تحقَّق من حقائبك وافرز الملابس التي تحتاج إلى الغسيل وما إلى ذلك،

كما أنَّه يجب ألَّا تنتظر وقتاً طويلاً قبل إعداد تقرير المصاريف الخاص بك، فقد تفقد الإيصالات أو تنسى إدراج بعض الرسوم؛ لذا نظِّم أوراقك وأَكمِل الاستمارات المطلوبة قبل نسيان المعلومات المطلوبة.

كما يُعَدُّ هذا أيضاً الوقت المناسب لمتابعة الاجتماعات التي عقدتها في أثناء وجودك بعيداً، والتواصل مع جهات الاتصال المطلوبة، واتِّخاذ إجراءات بشأن أيَّة أهداف جديدة.