يستفيد الموظفون الأفراد، وفِرَق العمل من مهارة اتخاذ القرارات السديدة في إنجاز المهام، وتجاوز التحديات، وتحقيق الأهداف، كما تساعد أساليب اتخاذ القرار المناسبة في حل المشكلات بفعالية أكبر. يبحث المقال في مفهوم اتخاذ القرار، ويقدم 4 طرائق رئيسة للمفاضلة بين الخيارات المتاحة، ويشرح آلية تحسين جودة القرارات في بيئة العمل.

تعريف عملية اتخاذ القرار

يُعد اتخاذ القرار مهارةً ناعمةً تقتضي انتقاء الحل الأنسب من بين الخيارات المطروحة لحل مشكلة ما، وتُعَد من أبرز المهارات التي يبحث عنها مسؤولو التوظيف عند تقييم المرشحين لملء الشواغر واستقطاب المواهب الجديدة.

في ما يلي، نهجان شائعان لاتخاذ القرارات:

1. اتباع الحدس

الحدس هو القدرة على فهم الموقف مباشرةً دون الحاجة إلى التفكير المنطقي أو التحليل، وذلك بناءً على التجارب السابقة والقِيَم الشخصية، ما يعني أنَّ الحدس ينتج عن التجارب التي يخوضها الفرد في حياته المهنية. فعلى فرض أنّك تواجه حالياً مشكلة حدثت معك من قبل أو تشبه أزمة تعرضت لها في السابق، عندئذٍ ينبغي أن تطبّق ما تعلمته من التجربة السابقة لكي تحسِّن جودة قراراتك الحالية.

2. الاعتماد على التحليل المنطقي

يعتمد هذا الأسلوب على استخدام الحقائق والمعطيات المتوفرة لاتخاذ قرار عقلاني ومدروس، وهو يلغي دور الحدس، ويقلل من الاعتماد على القرارات والمواقف السابقة، ويشدد على أهمية التفكير النقدي وتحليل المعلومات المتاحة بهدف تكوين استنتاجات دقيقة. يفضل بعض الأشخاص هذا الأسلوب لأنه يستند إلى الحقائق والمعلومات بدلاً من المشاعر أو الانطباعات، ومع ذلك، يُستحسَن التوفيق بين المنطق والحدس لاتخاذ قرارات فعالة.

تحليل المشكلة

تحليل المشكلة هو عملية تهدف إلى البحث في أسباب وقوع حادثة أو مشكلة معيَّنة، وإجراء التعديلات اللازمة على الأنظمة، والإجراءات، والعمليات لتجنب تكرار المشكلة في المستقبل. يُفضَّل دمج منهجيات تحليل المشكلات مع أساليب اتخاذ القرار عند التعامل مع المواقف المعقدة.

في ما يلي، أسلوبان أساسيان لتحليل المشكلات:

1. تحليل السبب والنتيجة

يعتمد هذا الأسلوب على رسم مخطط يشبه هيكل السمكة، وفيه تمثل المشكلة الرئيسة العمود الفقري، وتتفرع منه الأسباب المحتملة. يشمل التحليل خطوتين أساسيتين، وهما التفكير في المستقبل، ومراجعة الماضي. تهدف المراجعة إلى فهم طبيعة الأخطاء السابقة، بينما يركز التنبؤ على وضع حلول عملية لتجنُّب تكرار المشكلة.

2. تحليل السبب الأساسي

يركز هذا الأسلوب على اكتشاف السبب الرئيس للمشكلة ومعالجته مباشرةً من خلال تطبيق مجموعة متنوعة من الأدوات مثل تحليل الأحداث والعوامل السببية، وتحليل التغيير، وتحليل العوائق، وتحليل الرقابة الإدارية، وتحليل شجرة المخاطر.

الفرق بين تحليل المشكلة واتخاذ القرار

يصلح جمع تقنيات تحليل المشكلات ومهارة اتخاذ القرارات عند وضع الخطط المستقبلية رغم اختلاف أهداف ونتائج كل من العمليتين. يساعد تحليل المشكلة في فهم تفاصيل أبعادها وظروفها، واستنتاج الحلول الممكنة، بينما يهدف اتخاذ القرار إلى تقييم الخيارات المتاحة وانتقاء الأنسب بينها.

في ما يلي، 3 خطوات لتحليل المشكلة:

1. تعريف المشكلات على أنها انحرافات طفيفة عن المعايير المطلوبة.
2. توصيف المشكلة وتحليل تفاصيلها بدقة ووضوح.
3. استنتاج أسباب المشكلة من خلال دراسة التغييرات المتعلقة بها.

في ما يلي، 4 خطوات لعملية اتخاذ القرار:

1. تحديد أهداف عملية اتخاذ القرار.
2. ترتيب أهداف عملية اتخاذ القرار حسب الأولوية.
3. تحديد الخيارات المتاحة.
4. استخدام أحد هذه الخيارات لتحقيق الأهداف الموضوعة.

طرائق اتخاذ القرار

في ما يلي، 4 طرائق رئيسة لاتخاذ القرار:

1. الأمر

يشيع استخدام طريقة الأمر في نمط القيادة الاستبدادية، وفيها يتخذ شخص واحد القرار دون أن يستشير الآخرين. هي تقدم حلول سريعة لا تستند إلى قدر كبير من المعطيات، وتصلح في حالات الطوارئ التي تتطلب استجابة سريعة. غالباً ما تصدر هذه القرارات عن القادة والمديرين، وتُعَد أخطر من القرارات الناتجة عن الطرائق الأخرى.

2. الاستشارة

تعتمد طريقة الاستشارة على جمع آراء الآخرين، مع احتفاظ شخص واحد بحق اتخاذ القرار النهائي، وهي تستغرق وقت أطول مقارنةً بالطريقة السابقة لأنها تتطلب تقييم المعطيات التي يقدمها المعنيون بالقرار. تسمح طريقة الاستشارة لعدد أكبر من الأشخاص بتقديم وجهات نظرهم بالموضوع، مما يقلل من التداعيات السلبية التي يمكن أن تنجم عن الحل النهائي، كما أنها تعزز مشاركة ومساهمة أعضاء الفريق في العملية.

3. التصويت

تناقش المجموعة الخيارات المتاحة، ثم يُطلَب من المشاركين التصويت على الحل الأنسب، ويمكن أن يمثل العضو المشارك في عملية اتخاذ القرار مجموعة كبيرة من الموظفين. تساعد طريقة التصويت في زيادة سرعة وفعالية عملية اتخاذ القرار، والحصول على حلول نهائية.

4. الإجماع

تتطلب هذه الطريقة من الأطراف المشاركة طرح وجهات نظرهم ضمن مناقشة جماعية تهدف إلى اتفاق الأعضاء على قرار نهائي. تستغرق هذه الطريقة وقتاً طويلاً جداً لأنها تشترط اتفاق المشاركين جميعاً على قرار واحد، وغالباً ما تكون النقاشات مطوّلة، ويمكن أن تحتاج إلى إجراء عدة اجتماعات، ولكنها في المقابل تنتج حلول آمنة ومضمونة قياساً بالطرائق الأخرى.

خطوات اتخاذ القرار في بيئة العمل

في ما يلي، 6 خطوات لاتخاذ القرارات في مكان العمل:

1. تحديد القرار المطلوب

تقتضي الخطوة الأولى تحديد طبيعة القرار، وظروفه، وأبعاده، والمتغيرات المتعلقة بالمشكلة قيد الدراسة، والتحقق من جدوى اتخاذه، إذ لا تتطلب بعض المواقف قرارات صعبة، وخاصةً إذا كانت الموارد محدودة ومن الأجدى استثمارها في إجراءات أخرى.

2. جمع المعلومات

اجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات المتعلقة بالوضع الراهن والقرار، وحدد طبيعة المعطيات التي تحتاج إليها وأفضل مصادر الحصول عليها. استخدم مصادر داخلية مثل التقييمات الذاتية، وخارجية مثل الإنترنت، أو الكتب، أو المراجع.

3. تحديد البدائل المحتملة

قد تخطر لك أفكار جديدة في مرحلة جمع المعلومات، وينبغي أن تقارن بين هذه الخيارات الناتجة من ناحية المزايا الإضافية التي تقدمها. يُنصَح أيضاً بابتكار خيارات بديلة جديدة بناءً على المعلومات الناتجة، وتجميعها ضمن قائمة واحدة لمراجعتها ومقارنتها لاحقاً.

4. تحليل الأدلة

حدِّد النتائج المتوقعة من كل خيار بديل بناءً على حدسك، وتحليلك المنطقي، والمعلومات التي جمعتها، ثم رتِّب خياراتك بحسب الأولوية بدءاً بالأكثر فعالية، لمعرفة الحل الأمثل.

5. اتخاذ القرار

اختر الحل الأنسب بعد تقييم الخيارات المتاحة، ويصح في بعض الحالات أن تدمج مجموعة من البدائل مع بعضها لتقديم حل أفضل بناءً على ظروفك واحتياجاتك. حدد النتائج المتوقعة من كل خيار، سواءٌ كانت إيجابية أو سلبية.

6. تنفيذ القرار

ابدأ بتنفيذ القرار النهائي، واحرص على توفير الموارد اللازمة لتطبيقه مثل الموظفين، والأدوات التكنولوجية، والميزانية. راقب نتائج تطبيق الحل، وأجرِ التعديلات اللازمة لتحسينه عند الحاجة.

في الختام

يتخذ الإنسان قرارات جديدة باستمرار في حياته الشخصية والمهنية، وقد قدم المقال معلومات مفيدة عن مفهوم اتخاذ القرار، وتحليل المشكلات، ووضح خطوات تطبيق كل منهما، وأبرز طرائق اتخاذ القرارات في أوساط العمل.