تهدف تقنية تحديد الأولويات إلى تسهيل إنجاز المهام اليومية الشخصية منها والمهنية، حيث يرفع التركيز وكفاءة العمل. يناقش هذا المقال تعريف تحديد الأولويات وكيفية تطبيقه لتعزيز الكفاءة وتوفير الوقت.

تعريف تحديد الأولويات

تحديد الأولويات هو ترتيب المهام حسب أهميتها والعمل عليها بشكل منطقي، واحدةً تلو الأخرى، لتحقيق هدف معين. أي ببساطة هو تنظيم قائمة مهامك بالترتيب الذي يجب أن تُنجَز فيه لخدمة تقدم المشروع. تهدف تقنية تحديد الأولويات إلى تجنب التسويف، وترتيب المهام، والحفاظ على التنظيم.  

كيفية تحديد أولويات المهام في العمل

فيما يلي 3 خطوات لترتيب مهام العمل بحسب الأولوية:

1. التحقق من المهام الهامة

الخطوة الأولى هي تحديد المهام الضرورية لإنجاز العمل المطلوب. قسِّم المهام إلى فئات وحدد مستوى أهمية كل منها بناءً على مواعيد تسليمها، وميز كل فئة بلون أو رقم. قد يساعدك العمل بشكل عكسي من موعدك النهائي.

2. فرز المهام وفقاً لمستوى أهميتها

ميز المهام العاجلة عن تلك التي يمكنك تأجيلها أو تفويضها لكي تحدد الأعمال المطلوبة منك وتنظم وقتك على أساسها. تُصنَّف المهام بحسب الأولوية وفق الفئات التالية:

عاجلة

تتطلب المهام العاجلة اهتمامك الفوري لأنَّها تعزز تقدم أهداف مشروع. قد تعتمد مهام أخرى على هذه المهام العاجلة للحصول على المعلومات أو الجدول الزمني، لهذا السبب يجب أن تنجزها على الفور لكي تتقدم في العمل وتسلِّم المشروع في الموعد المحدد.

هامة

تساعد المهام الهامة في تحقيق أهدافك، ويتم تحديدها بناءً على التأثير أو التغيير الذي يمكن أن تحدثه على حياتك أو مشروعك. تشمل هذه الفئة المهام والمسؤوليات الاستراتيجية التي تؤثر على أهدافك طويلة الأمد.

منخفضة الأولوية

لا تحتاج المهام ذات الأولوية المنخفضة إلى الإنجاز الفوري لأنَّها قد لا تؤثر على مواعيد مشروعك، أو يمكنك تأجيلها. ستصبح قائمة مهامك أكثر قابلية للإدارة عندما تفصل هذه المهام عن مهامك العاجلة والهامة.

3. إعداد استراتيجية لإنجاز هذه المهام

بعد تصنيف مهامك وفقاً لمدى إلحاحها، قسِّم كل واحدة منها إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لتغيير حياتك المهنية وتحتاج إلى سيرة ذاتية جديدة، يمكنك تقسيم مهمة الكتابة إلى أقسام أصغر. ركز على خبرة العمل قبل أي شيء آخر لأنَّها تُظهر مهاراتك في العمل. ثم انتقل إلى المؤهلات التعليمية ونسِّق هذا القسم كما يجب. بعد ذلك يمكنك العمل على قسم الهوايات لأنَّه ليس عاجلاً أو هاماً مثل خبرة العمل أو التعليم.

يمكنك أيضاً تفويض المهام ذات الأولوية المنخفضة لشخص آخر حتى تتمكن من تخصيص الموارد والوقت للمهام العاجلة أو الهامة.

نصائح لتحديد أولويات يوم العمل

اعتمد خطط مجدولة ومواعيد نهائية لتحديد أولويات كل عمل، حيث يساعد ذلك في رفع جودة النتائج واختصار الوقت اللازم لإتمام كل مهمة. إليك بعض النصائح لتحديد أولويات مهام يوم العمل:

1. ادمج المهام في مكان واحد

جدوِل كافة المهام ومواعيد تسليمها على تقويمك، وأضفها إلى تطبيق إدارة المهام إذا كنت تستخدم واحداً، أو استخدم جدول "إكسل" (Excel) أو اكتب ملاحظات على ورقة. يوفر لك الجدول الزمني نقطة انطلاق، كما يذكرك التقويم بالتواريخ الهامة والعطلات والفعاليات التي تحدث خلال وقتك المجدول. إذا كان لديك خطة محددة والتزمت بها، فمن المرجح أن تتابعها وتشعر بالإنجاز.

خطط للطوارئ مثل الإصابة بالمرض، أو تعطل الحاسوب، أو السيارة، وأضف وقتاً لمراجعة وتحسين المنتج النهائي قبل تسليمه، واستعد للتعامل مع مصادر التشتيت في مكان العمل.

2. خصص وقتاً لكل مهمة

خصص لكل مهمة إطاراً زمنياً لإنجازها، وتأكد أنك قادر على إنهائها ضمن المهلة المحددة دون أن تضغط على نفسك. على سبيل المثال، فكر بما يجب إنجازه بنهاية اليوم وما إذا كان من الممكن تحقيق ذلك. تهدف عملية التقسيم إلى تخصيص مدة زمنية معيَّنة لكل واحدة من المهام، كما يمكن تجزئة المهام الرئيسية إلى أخرى فرعية قابلة للتفويض والتوزيع على مجموعة من الموظفين.

3. أنجز المهام الصعبة أولاً

أنجز المهام الأصعب أولاً، لأنَّ ذلك يرفع احتمالات إتمامها حيث تكون مستويات الطاقة في أوجها في بداية اليوم، ثم تبدأ بالانخفاض تدريجياً. من المنطقي إكمال المهام الصعبة عندما تكون طاقتك مرتفعة، ولا بد أن تتعب في نهاية اليوم مهما كانت إرادتك قوية، لذلك من الأفضل استثمار فترات ذروة الطاقة.

4. وازن بين الأولوية والكمالية

يأتي التفكير الكمالي غالباً من رفع سقف التوقعات ومعايير الجودة فوق الحد الطبيعي. فكر بطريقة عملية وركز فقط على إتمام المهمة وكيفية القيام بذلك بدلاً من الانتظار حتى تتمكن من إكمالها بشكل مثالي أو قضاء الكثير من الوقت عليها لجعلها مثالية.

5. حافظ على بيئة عمل جيدة

ابدأ يوم العمل في مكان مناسب خالٍ من مصادر التشتيت مثل الأجهزة المحمولة والتلفزيون، وأوقف إشعارات هاتفك الذكي والبريد الإلكتروني، وحدد فترات زمنية مخصصة للرد على أي رسائل تصل أثناء فترة عملك. يصعب التخلص من بعض مصادر التشتيت، مثل أسئلة الزملاء أو الطلبات من رئيسك، ولكن يمكنك تأجيل مثل هذه الأمور بأدب من خلال شرح وضعك إذا كنت تعاني ضيق الوقت.

في المنزل: خصص مكان للعمل وحدد عدد ساعات الدوام، واستخدم سماعات رأس تحجب الضوضاء، واطلب من أفراد عائلتك التعامل مع أي مشتتات منزلية قد تطرأ مثل قرع الباب أو رنين الهاتف أو غيرها.

في المكتب: أعلن عن انشغالك، وفعل ميزة عدم الإزعاج على البريد الإلكتروني والرسائل الفورية. استخدم سماعات رأس تحجب الضوضاء إذا كان مكان عملك يسمح بذلك، وغيِّر مكتبك أو مكان عملك مؤقتاً لكي تتجنب مصادر التشتيت.

6. أعطِ الأولوية لمهمة واحدة فقط

يهدف تحديد الأولويات إلى التركيز على شيء واحد في كل مرة، والعمل على المهام الأكثر إلحاحاً أولاً وتجنب تعدد المهام. لذلك فأنت توقف إشعارات الهاتف والبريد الإلكتروني لكي تتمكن من التركيز على أولويات عملك. ستفقد تركيزك على المهمة التي بين يديك حين تتلقى مكالمة أثناء العمل، وربما ستتوقف عن العمل تماماً، مما يعرض جدولك للخطر.

تتطلب الإنتاجية تحديد الأولويات حتى يكون كامل انتباهك مخصص لكل مهمة على حدة، والعمل على قائمة المهام الخاصة بك بالترتيب بحسب الأولوية من الأعلى إلى الأدنى، مما يمنحك فرصة أفضل لإنتاج عمل عالي الجودة.

7. ضع قائمة مهامك أمامك

ضع قائمة المهام ضمن مرمى بصرك سواء على الورق أو على الحاسوب لأنَّها تذكرك بشكل مستمر بتقدمك في المهمة الحالية وماذا لديك تالياً.

8. فوِّض المهام

فوض المهام التي يمكنك تسليمها لزملائك، وأعطها لشخص تثق به لكي تتمكن من التركيز على المهام التي تتطلب تركيزك الفوري.

نصائح لتحديد الأولويات عندما تكون جميع المهام هامة

المشاريع ليست ثابتة عموماً، بل تتغير تبعاً للأحداث الخارجية، أو الظروف الشخصية، أو تعديل ترتيب الأولويات، أو المشكلات والطوارئ غير المحسوبة. يمكن أن تساعدك النصائح التالية في التعامل مع جميع التغيرات الحتمية وتساعد في منع تراكم الأولويات:

1. أنشئ قائمة مهام

اكتب قائمة بجميع المهام بغض النظر عن عددها أو مستوى أهميتها، ثم حدِّد ما يمكنك إنجازه في يوم واحد.

2. حدد المهام العاجلة والهامة

حدد المهام العاجلة التي تحتاج إلى تركيزك الفوري، مثل النشر في وقت محدد، والالتزام بمواعيد تسليم الخدمات للعملاء، وإطلاق المنتجات في التاريخ المطلوب.

3. قيّم المهام

حدد أي مهمة (أو مهام) هي الأعلى قيمة بالنسبة لك، أو لعملك، أو لمنظمتك. تشمل بعض الأمثلة التركيز على عميل قبل العمل الداخلي أو الرد على مكالمات الدعم قبل كتابة دليل تدريب. يمكنك التقييم عبر تحديد عدد الأشخاص المتأثرين ومعرفة أنَّه كلما زاد عدد الأشخاص المتأثرين، كانت المهمة أكثر أهمية.

4. قيِّم المهام بحسب الجهد المتوقع المطلوب

ابدأ بالمهام التي تتطلب أكبر جهد لإكمالها، استناداً إلى المواعيد النهائية، وإذا لم تتمكن من التركيز على المهام الأطول لسبب ما، اعمل على المهام الأصغر. الإجراءات المستمرة هي مفتاح التقدم، وتُسمى هذه الاستراتيجية "إذا-فثم".

5. كن واقعياً

اعرف متى يجب عليك حذف المهام من قائمتك للتركيز على الأولويات التي يمكنك إكمالها، وكن واقعياً وحدد أهدافاً قابلة للتحقيق فقط. يمكنك أن تتجنب تراكم المهام وضغوطات العمل عندما تتحلى بالمصداقية وتتوقف عن الانشغال بالتفاصيل الثانوية. 

في الختام

يتضح أنَّ تحديد الأولويات هو عنصر حاسم في إدارة الوقت بفعالية وتحقيق الأهداف سواء على الصعيد الشخصي أو المهني. من خلال تطبيق استراتيجيات تحديد الأولويات، يمكننا تعزيز إنتاجيتنا والتأكد من إنجاز المهام الأكثر أهمية أولاً، مما يقلل من التوتر ويسهم في تحقيق تقدم ملموس.

بالاستفادة من النصائح المذكورة في هذا المقال، يمكننا تحسين قدرتنا على إدارة يوم العمل بنجاح، والتركيز على المهام الأساسية التي تقودنا نحو تحقيق أهدافنا بكفاءة أكبر. تذكر أنَّ النجاح ليس فقط في إنجاز المهام، بل في معرفة كيفية تحديد الأهم منها والعمل عليها بذكاء وإصرار.