في عالم اليوم، نواجه العديد من الأمور التي تتنافس في الاستحواذ على انتباهنا عندما نبدأ في العمل، ولذلك، أصبح إنشاء بيئة خالية من المشتتات أمراً هاماً جداً لتعزيز تركيزنا على المهام ذات الأهمية القصوى، فعندما نشعر أنَّ الأمور بدأت تفلت من زمام سيطرتنا، فإنَّ أفضل نهج هو التريث وإعادة تقييم سلوكنا وتحديد الجوانب الناجحة وتلك التي تحتاج إلى تحسين.

10 عادات لإنشاء بيئة عمل خالية من المشتتات:

1. قطع الاتصال بالإنترنت:

في الواقع، يعاني معظم الناس من إدمان الإنترنت، خاصة في هذا العصر الذي أصبحت فيه أجهزتنا ملازمة لنا في كل وقت، فتتوفَّر لنا إمكانية الوصول إلى محتوى غير محدود، وتُعدُّ هذه الميزة من أكبر العوائق عندما يتعلق الأمر بالتركيز وإنجاز العمل.

لذلك، عليك قطع الاتصال بالإنترنت، إما بإيقاف تشغيل الراوتر، أو بإيقاف البيانات الخلوية على هاتفك الذكي، أو بالانتقال إلى مكان لا يتوفر فيه الإنترنت على الإطلاق لإنجاز عملك.

إذا كنت في بيئة مكتبية أو في المدرسة، أغلق جميع التطبيقات التي تتطلب الاتصال بالإنترنت على جهاز الكمبيوتر، وركز على العمل دون اتصال، أما بشأن المهام التي تحتاج إلى الإنترنت، فيمكنك إجراء بحث عبر الإنترنت مدة ساعة، وحفظ البيانات التي تحتاج إليها، ثم الانتقال للعمل دون اتصال لإكمال مهمتك.

2. فصل جهاز التلفاز:

لم تعد هذه الطريقة هامة كما كانت من قبل، فقلَّل الإنترنت من اعتمادنا على البث التلفزيوني المجاني، ومع ذلك، حتى مجرد تشغيل التلفاز دون النظر إليه في أثناء محاولتك العمل يعد إلهاءً غير ضروري، فقد يلفت انتباهك شيء ما ويغريك بإيقاف عملك لمعرفة ما يحدث؛ لذا بدلاً من ذلك، تحدَّ نفسك بفصل جهاز التلفاز مدة من الزمن ومعرفة ما إذا كنت ستفتقده، ستتخلص بذلك من مصدر تشتيت، وسيوفر لك عدم وجوده بعض الوقت لممارسة نشاطات أكثر فائدة.

3. تدوين أهم مهامك كل صباح:

ثمة فائدة كبيرة في تدوين مهامك في الصباح، ومع ذلك، ليس عليك إلا كتابة 1-3 مهام يمكن إنجازها في ذلك اليوم.

لا ترهق نفسك بقائمة طويلة من المهام التي لن تتمكن من إكمالها، فاحفظ تلك العناصر في تطبيق إدارة المهام أو قائمة مكتوبة منفصلة حيث يمكنك تفريغ كل ما يدور في ذهنك من مهام.

4. إيقاف تشغيل الإشعارات على جميع أجهزتك:

تتنافس التطبيقات دائماً في جذب انتباهك، وأحد أفضل الطرائق للفوز بهذه المنافسة هو جعلك تتلقى الإشعارات على أجهزتك حتى لا يفوتك شيء.

تغريك هذه الإشعارات بإلقاء نظرة سريعة والنقر والتفاعل عندما لا تحتاج إلى ذلك وعندما تحاول العمل، فمن الصعب جداً عدم التأثر بالإشعارات، فمن منا لا يلقي نظرة على إشعار بريد إلكتروني وارد؟ من الأفضل لك أن توقف جميع الإشعارات وتستعيد السيطرة على سير عملك، ويمكنك دائماً تخصيص وقت لتفقد جميع تطبيقاتك في وقت فراغك.

5. البحث عن مكان هادئ:

قد يكون مكانك المفضل هو المقهى الذي تتردد إليه أو حديقة عامة أو حتى غرفة هادئة في مبنى مكتبك؛ لذا جرِّب عدة مواقع مختلفة لمعرفة المكان الذي تشعر فيه بالهدوء والسكينة، فمن الجيد في بعض الأحيان تغيير موقعك، فقد تقصد مكاناً يطل على بحيرة أو تذهب إلى المقهى المفضل لديك.

على أي حال، ستشعر غالباً بإنتاجية أكبر في تلك الأماكن، وبمجرد أن تجد مكانك الهادئ، احرص على تخصيص وقت في جدولك الأسبوعي للذهاب إليه بانتظام.

6. إزالة الفوضى المادية:

الأقلام والأوراق والكابلات والهواتف وأكواب القهوة وأطباق الطعام، هذه ليست سوى بعض الأمثلة عن الأشياء التي يمكن أن تتراكم على مكتبك وتسبب الفوضى، وإنَّ التعرض المستمر للفوضى يزيد من مستوى الكورتيزول لديك ويقلل من إنتاجيتك.

أحد أول الأشياء التي يجب عليك القيام بها عند إنشاء بيئة خالية من المشتتات هو إزالة جميع الفوضى من مكتبك، فكلما قلَّ عدد الأشياء الموجودة على مكتبك، قلَّ القلق والتوتر الذهني والمشتتات.

7. عدم فتح أكثر من نافذة على جهاز الكمبيوتر في نفس الوقت:

عدد النوافذ المفتوحة على جهاز الكمبيوتر مؤشر واضح على التشتت والفوضى والإرهاق، ومن المدهش كيف يمكننا أن نضيع بسرعة في متاهة علامات تبويب المتصفح ونوافذ المستندات ورسائل البريد الإلكتروني.

تُعدُّ القدرة على التركيز على مهمة واحدة فقط أمراً ضرورياً لتعزيز الإنتاجية في العمل، فإنَّ فتح العديد من النوافذ في نفس الوقت يزيد من صعوبة العثور على ما كنت تعمل عليه، كما أنَّه يسهم في زيادة الفوضى الذهنية، فعند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، على سبيل المثال، من الأفضل إغلاق جميع النوافذ الأخرى والتركيز فقط على مهمة التحقق من البريد، وينطبق الأمر نفسه عند قراءة مقال ما في المتصفح، فيُنصح بإغلاق علامات التبويب الأخرى حتى تنتهي من القراءة، ثم الانتقال إلى نتيجة البحث التالية.

8. إنشاء روتين مسائي وصباحي:

تُعد عادات النوم الجيدة إحدى أهم العادات لتعزيز الإنتاجية، فمن دون الطاقة الكافية، لن تتمكن من التركيز وتقديم أفضل أداء لديك، إضافة إلى ذلك، فإنَّ وجود روتين مسائي سيوفر لك الوقت لتنفيذ روتينك الصباحي وبدء يومك بوضوح وزخم.

إليك مثال عن الروتين المسائي:

• إيقاف تشغيل الإنترنت.
• إيقاف تشغيل الكمبيوتر ووضع الهواتف/الأجهزة اللوحية في وضع الطيران.
• تنظيف المطبخ وترتيب الأطباق.
• تنظيم مكان العمل في المنزل.
• طي الملابس ووضعها في مكانها.
• تنظيف الأسنان بالفرشاة والخيط.
• غسل الوجه.
• ممارسة تمرينات التمدد.
• الاسترخاء (قراءة كتاب، والاستماع إلى الموسيقى، وما أشبه ذلك).

9. مسح صندوق البريد الوارد:

تتمثل إحدى أفضل الممارسات في هذا الصدد في تجنُّب استخدام مجلدات متعددة في صندوق البريد الوارد، فتوفر معظم تطبيقات البريد الإلكتروني الشهيرة مثل أوتلوك (Outlook)، وجيميل (Gmail)، وآبل ميل (Apple Mail) ميزة الأرشفة؛ لذا، بدلاً من نقل الرسائل إلى مجلدات مختلفة، يمكنك ببساطة أرشفتها.

يمكنك دائماً إجراء بحث في صندوق الوارد للعثور على رسالة قديمة، وإذا كنت متأكداً من أنَّك لن تحتاج إلى رسالة ما (مثل رسائل البريد العشوائي)، فعليك حذفها، وتجدر الإشارة إلى أنَّه بمجرد حذف رسالة، لن تتمكن من استرجاعها في المستقبل.

10. رفض تحمُّل مزيد من المسؤوليات:

العادة الأكثر أهمية لمساعدتك على إنجاز مزيد من العمل هي القدرة على معرفة ما هو هام ومعرفة متى تقول "لا"؛ وقد يعني ذلك رفض حضور الاجتماعات أو المشاركة في مشاريع جديدة أو حتى الاعتذار عن المكالمات الهاتفية.

لا تقع في فخ محاولة إرضاء الجميع، فهذه طريقة مؤكدة لتحميل نفسك بالتزامات لا طاقة لك بها وتشتيت انتباهك عن القيام بما هو هام حقاً؛ لذلك، اعتد تقييم المهام التي تملأ بها تقويمك، وكن على دراية بالتأثير الذي قد يحدثه قبول طلبات الآخرين في إنتاجيتك.

في الختام:

في عالم مليء بالمشتتات، أصبح إنشاء بيئة خالية من المشتتات أمراً هاماً جداً لتعزيز تركيزنا وإنتاجيتنا، فتساعدنا العادات العملية، مثل إيقاف تشغيل الإنترنت، وإزالة الفوضى، وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني، على السيطرة على انتباهنا وتحسين إنتاجيتنا، إضافة إلى ذلك، فإنَّ وجود روتين للنوم وإنشاء روتين مسائي يساعدان على تعزيز طاقتنا وتركيزنا.

كما أنَّ القدرة على معرفة ما هو هام ومتى نرفض تحمُّل مزيدٍ من المسؤوليات هي مهارة أساسية لإدارة التزاماتنا والحفاظ على تركيزنا، وبممارسة هذه العادات في حياتنا، يمكننا زيادة إنتاجيَّتنا وتحقيق أهدافنا بكفاءة أكبر.