هل سبق أن جلست تبحث عن رسالة بريد إلكتروني مفقودة بينما مديرك يقف خلفك منتظراً؟ أو أبقيت أحد عملائك منتظراً على الهاتف لعدة دقائق بينما تبحث عن تقرير الحالة الخاص به؟

إن حدث هذا معك، فلن تشفع لك كفاءَتك وتنظيم عملك اليومي لدى عميلك ورئيسك في العمل.

إن كانت وظيفتك هي مساعدة الآخرين، فكَم من الوقت تهدر إن لم تتمكن من العثور على المعلومات التي يريدونها عندما يحتاجون إليها؟

هذان مثالان فقط عن أهمية إدارة ملفاتك بكفاءة، وهذا ما يستعرضه هذا المقال.

مشكلة سوء إدارة الملفات:

قد تتعامل مع الكثير من الملفات المختلفة في يوم عملٍ اعتيادي، فقد تتدفق البيانات بكثرة، وربما تحتاج إلى تخزين بعضها لاستخدامه في وقت لاحق.

على الرغم من ذلك فغالباً ما تهدر وقتك ووقت الآخرين بحثاً عن البيانات المخزنة على حاسبك الشخصي أو هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي؛ وهذا الأمر يسبب لك التوتر ويجعلك تبدو بمظهر غير مهني.

أما إن كنتَ تستخدم خادماً أو محرك أقراص مشترك، فمن الضروري أن تنظم ملفاتك الإلكترونية جيداً، فإذا لم تقم بتسمية الملفات وتخزينها بطريقة يفهمها الجميع، فسوف تسبب الإرباك للآخرين وتهدر وقتك ووقتهم.

استخدام بُنى الدليل الهرمية:

لنبدأ بالنظر في كيفية استخدام بُنى الدليل الهرمية لإدارة الملفات الإلكترونية بكفاءة وفعالية.

من خلال استخدام هذه الطريقة يمكنك تخزين جميع المستندات والملفات المتعلقة بمشروع معيَّن أو شخص ما أو شيء ما في مجلد واحد، بدلاً من تخزين جميع المشاريع في نفس المجلد وجميع جداول البيانات في مجلد آخر وما إلى ذلك.

بهذه الطريقة سيكون من الأسرع بكثير العثور على كافة الملفات الخاصة بالمشروع، وستتمكن من فتحها واستخدامها بكل سهولة.

على سبيل المثال إن كنتَ تعمل على مشروع رئيس، فقد تقوم بتسمية المجلد الرئيس باسم المشروع "دعنا نسميه المشروع  X"، ويمكنك عد هذا المجلد دُرجاً في خزانة الملفات التي تحفظ جميع المعلومات المتعلقة بهذا المشروع.

يمكن أن تحتوي الطبقة التالية من المجلدات على مجلدات الموضوعات الخاصة بك، ويمكن تسمية هذه المجلدات بعناوين رئيسة مثل "تقارير الحالة" و"النفقات" و"الفواتير" و"الاتصالات" و"التقدم"؛ إذ تمثل هذه المجلدات الأقسام الرئيسة ضمن مجلد المشروع الرئيس.

ضمن مجلدات الموضوعات يجب أن تكون مجلدات الوظائف أكثر تحديداً، وهذه الطريقة تتيح لك فرز المعلومات بشكل أكثر تفصيلاً؛ على سبيل المثال ضمن مجلد "الاتصالات" يمكنك إنشاء مجلدات الوظائف باسم "مدير التواصل" و"فريق التواصل" و"التواصل مع العميل".

آخر طبقة من المجلدات ستكون مجلدات نشاطاتك، ويمكن أن تربط هذه المجلدات بنشاط معيَّن أو إطار زمني ما داخل كل مجلد وظيفي؛ على سبيل المثال بالنسبة إلى مجلد "مدير الاتصالات" يمكنك إنشاء مجلدات بعنوان "اتصالات الأسبوع الأول" و"اتصالات الأسبوع الثاني" وغيرها، كما يمكنك تنظيم هذه المجلدات حسب التاريخ أو الموضوع، أو حسب الأولوية، أو حسب أي نظام آخر قد تجده منطقياً.

كما قد تحتاج إلى مستويات أقل من المجلدات أو أكثر؛ وذلك بناءً على وظيفتك وطبيعة عملك.

نصيحة 1: غالباً ما تكون الفائدة لا تُذكر من إنشاء مجلد لأقل من خمسة ملفات؛ فمثلاً إن قمتَ بذلك، فإنَّ الوقت الذي تقضيه في النقر على المجلدات الفرعية قد يفوق الوقت الذي توفره من عملية البحث في محتويات المجلد.

نصيحة 2: تعتمد هيكلية الملفات التي تستخدمها على نوع العمل الذي تقوم به؛ فعلى سبيل المثال إن كنتَ تعمل في قسم المبيعات، فقد تحتاج إلى مجلدات منفصلة لكل عميل، أو في حال كنتَ تعمل على تطوير المنتجات فقد تحتاج إلى مجلدات منفصلة لكل منتج، وقد يستغرق منك الأمر بضع دقائق للتفكير في الطريقة التي تناسبك وتناسب عملك.

نصيحة 3: تجنَّب الاعتماد على أدوات البحث إن كنتَ بحاجة إلى الوصول إلى المستندات بسرعة وموثوقية، وفي بعض الأحيان قد تساعدك على العثور على المعلومات بسرعة، وفي أحيان أخرى لا تساعدك على ذلك أبداً، وإن كان عليك الاعتماد على أدوات البحث، فاستخدِم أسماء ملفات مناسبة يمكن تمييزها بسهولة، وأَدرِج كلمات رئيسة تساعدك على العثور على المستندات بسرعة.

نصائح إضافية لإدارة الملفات بفعالية:

بمجرد أن تنظِّم ملفاتك، استَعِن بهذه النصائح لإدارتها بشكلٍ أكثر فعالية:

• استخدِم طريقة ملائمة لتسمية الملفات والمجلدات الخاصة بك:

على سبيل المثال قسِّم المجلد الرئيس إلى مجلدات فرعية خاصة بالعملاء والبائعين وزملاء العمل، ويمكنك استخدام أسماء وصفية لتحديد هوية الجهة التي ترتبط بها المجلدات.

يمكنك مثلاً تقسيم مجلد "خطة العمل" إلى مجلدات فرعية تُسمى "خطة العمل 2010"، "خطة العمل 2011"، "خطة العمل 2012".

كما يمكنك استخدام مظهر مختلف للفئات المختلفة من المجلدات؛ وهذا قد يُسهِّل عليك تمييزها بسرعة أكبر.

• تجنَّب حفظ المستندات غير الضرورية:

لا تحفظ كل ما يصل إلى صندوق الوارد الخاص بك؛ إذ سوف يستغرق الأمر بضع ثوانٍ لتلقيَ نظرة على المحتوى وتحفظ الملفات ذات الصلة بنشاط العمل فقط. وفي حال كان لديك الكثير من البيانات على جهاز الحاسوب، فسوف يصعب عليك العثور على الأشياء مستقبلاً.

• أَجرِ نسخاً احتياطياً للملفات:

قد يكون هذا الأمر مملاً بعض الشيء ولكنَّه في غاية الأهمية، وهذا ما سيخبرك به أي أحد قد اختبر تلف قرصه الصلب.

يمكنك صنع نسخة احتياطية من ملفاتك الإلكترونية بعدة طرائق؛ الأولى هي استخدام خدمة التخزين على الويب مثل: دروبوكس (Dropbox)، أو آي كلاود (iCloud) وغيرها.

إنَّ ميزة استخدام هذه الطريقة تمكِّنك بعد ذلك من الوصول إلى المستندات الخاصة بك من أجهزة متعددة "الكمبيوتر الشخصي، الجهاز اللوحي، الهاتف الذكي، وغيرها"، طالما يمكنك الوصول إلى الويب.

كما أنَّ هذه الملفات قد تُنسَخ تلقائياً؛ لذا لن تحتاج إلى تذكُّر القيام بنسخ احتياطي يدوي وستكون ملفاتك آمنة دوماً.

كما يمكنك الاعتماد على الطريقة التقليدية باستخدام محرِّك قرص صلب خارجي؛ إذ يمكنك إما إجراء النسخ الاحتياطي آلياً، وإما الالتزام بالنسخ الاحتياطي اليدوي المنتظم.

نصيحة 1: استشِر قسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بمنظمتك قبل اختيار طريقة النسخ الاحتياطي لملفاتك، فقد لا تسمح بعض المنظمات باستخدام خدمات خارجية لتخزين ملفات الشركة، وقد تملك بعض المنظمات بالفعل سياسة احتياطية أو خطة لاستعادة القدرة على العمل بعد الحوادث، كما قد تواجه مشكلات أمنية إن قمت بحفظ الملفات على محركات الأقراص الصلبة الخارجية.

نصيحة 2: تتيح لك خدمات تخزين الملفات عبر الإنترنت مثل "دروبوكس" أيضاً خدمة مشاركة الملفات والمستندات بسهولة.

تنظيم الملفات حسب التاريخ:

غالباً ما يجب أن تدمج التاريخ مع اسم الملف في المستند، وسوف يساعدك هذا على العثور على أحدث مستند دون الحاجة إلى فتح الملف.

على سبيل المثال يشير الملف المسمى "توجيهات 12 تشرين الثاني 11" إلى اسم الملف "توجيهات" والمؤرخ في 12 تشرين الثاني 2011.

ضع في حسبانك أنَّه في بعض البلدان الأخرى يمكن أن تكتب هذا التاريخ بالشكل 101211، بينما في بلدان أخرى يمكن أن يظهر هذا التاريخ نفسه بصيغة 121011؛ ولهذا السبب من الأفضل استخدام 12 تشرين الثاني 2011.

 كما يستخدم بعض الأشخاص أيضاً أرقاماً مميزة للتمييز بين إصدارات المستندات التي أُعيدَت صياغتها أو التي تم تغييرها؛ من الأمثلة عن ذلك: "Delta Traders Contract v1" و"Delta Traders Contract v2".

استخدام التحكم بالإصدار:

إن كان العديد من الأشخاص سوف يعملون على ذات المستند، فيجب الحرص على التحكُّم بالإصدار، فمن الطبيعي أن يشعر الموظفون بعدم الراحة في حال اختلاط النسخ وفقدان عملهم على وثيقة ما.

إحدى الطرائق للتغلُّب على هذه المشكلة هي استخدام الخدمات المستندة إلى الويب مثل جوجل دوكس (Google Docs)، ومايكروسوفت أوفيس لايف (Microsoft Office Live) لتشارك المستندات والمشاريع؛ إذ يمكن لذلك أن يساعدك على تتبُّع تحديث الملفات بسهولة أكبر، ويمكن أن يكون أكثر فعالية من التعاون في المستندات عن طريق البريد الإلكتروني أو باستخدام خادم أو محرك أقراص مشترك.

إن كنتَ لا تستخدم هذه الأنظمة، فتأكَّد من وضع رقم الإصدار في اسم الملف والنظر في إمكانية وضع جدول للتحكم بالإصدار في بداية الملف؛ إذ يعرض هذا الجدول رقم الإصدار وتاريخه واسم الشخص الذي يجري التغييرات وطبيعة التغييرات التي أجراها على الملف.