يُريد عميل "بام" منها أن تكمل مشروعاً قد قدَّمه لها الآن بحلول نهاية الأسبوع، ولكنَّ المشكلة أنَّ "بام" لديها مشروع آخر مُستعجَل أكثر عليها إنهائه لعميل آخر، ولا توجد طريقة تُمكِّنها من إنهاء كلا المشروعين في الوقت المحدد.

لذا كيف يمكن لـ "بام" أن تخبر هذا العميل أنَّ مشروعه ليس مُستعجلاً مثل المشروع الآخر الذي قد التزمت به بالفعل؟ وكيف يمكنها فعل ذلك دون الإضرار بعلاقتهما؟

مثل "بام"؛ يواجه الكثير منا مواقف يسعى فيها العديد من الأشخاص أو الفرق إلى كسب اهتمامنا، وفي هذا المقال سننظر في أسلم المناهج لإدارة الأولويَّات المتضاربة وإرضاء جميع الأطراف.

عندما تتضارب الأولويَّات:

ربَّما تكون بالفعل على دراية بما يحدث عندما تكون لديك أولويات متضاربة.

بادئ ذي بدء، يمكن أن تتأثر جودة عملك عندما تعمل بسرعة أكبر أو تقوم بمهام متعددة في نفس الوقت، أو قد تجد نفسك تنجز بعض الأعمال متأخراً عن الموعد الذي وضعته للتسليم.

وربَّما قد تعمل لساعات طويلة على إنجاز كل شيء قبل فوات الأوان، فعلى الرغم من أنَّ هذا قد يكون فعَّالاً على الأمد القصير، إلَّا أنَّه قد يؤدي إلى زيادة التوتر وانخفاض الأداء على الأمد الطويل.

وهذا يعني أنَّ الأشخاص الذين يعتمدون عليك سيشعرون بخيبة أمل؛ مما يؤثر في سمعتك وعلاقاتك المهنية، ويؤدي إلى تفويت فرص أخرى في المستقبل؛ مثل المشاريع الجديدة المثيرة للاهتمام من رئيسك في العمل أو الصفقات مع عملائك.

كيف تتعامل مع المطالب المتضاربة؟

إذاً كيف يمكنك التعامل مع المطالب المتضاربة بشكل أكثر فعالية، وإبقاء الجميع سعداء؟

1- جدولة أعمالك على نحو فعَّال:

إنَّ خطوتك الأولى هنا هي توضيح أولويَّاتك الحالية وإدارة جدولك الزمني بفاعلية؛ إذ سيساعدك هذا على معرفة ما يمكنك فعله ومتى؛ حيث يمكنك التفاوض بشأن المواعيد النهائية بشكل موثوق والتعامل مع توقُّعات الناس عندما يأتون إليك بمشروعاتٍ جديدة.

فعندما لا يمكنك إضافة مهمة أخرى إلى جدولك الزمني، فإنَّ ما يجب القيام به هو تأجيل الأنشطة غير المُلحَّة أو غير الهامة.

ومع ذلك في بعض الأحيان قد لا يكون من الواضح ما هي المهام أو المشاريع ذات الأولوية العليا، فإذا كان الأمر كذلك، فتوجد العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على تحديد أولوياتك بكفاءة.

كما يُعَدُّ مبدأ آيزنهاور للمهام الهامة والمستعجلة واحداً من أكثر أدوات تحديد الأولويات فائدة؛ إذ يساعدك على تحديد ما إذا كانت المهمة أو المشروع يحتاج إلى الإنجاز على نحو عاجل أم لا.

بمجرد تقييم أولوياتك يمكن أن يساعدك التحقُّق من نظرتك إلى الأمور مع مالكي المشروع - مثل رئيسك وعملائك - على معرفة ما إذا كان تقييمك للأولويات يتطابق مع تقييمهم.

بعدها ضَع المهام والمشاريع في قائمة المهام أو برنامج العمل، وأَضِفها إلى جدولك الزمني، وستدرك حينها أيَّة من هذه المهام متضاربة، وأيَّة منها يمكن أن تحتاج إلى التفاوض على مواعيد نهائية جديدة لها، ومتى ستحتاج إلى طلب المساعدة لإنجاز الأمور في الوقت المحدد.

أضِف المهام والمشاريع الجديدة إلى الجدول الزمني حسب أولويتها، وراجِع أولويَّاتك بانتظام.

2- التفاوض على المواعيد النهائية:

بمجرد توضيح أولوياتك انظر إلى مسؤولياتك وحدد أيَّة مواعيد نهائية تحتاج إلى إعادة التفاوض.

قد يكون هذا في بعض الأحيان بسيطاً مثل قول: "أنا أعمل على مشروع لأحد العملاء يحتاج إليه بحلول الظهر، فهل تقبل أن أُسلِّمك مشروعك في الساعة الخامسة عصراً؟" لكن في أوقات أخرى، وقد تحتاج إلى تأخير موعد نهائي لبضعة أسابيع أو التفاوض على تسليم المشروع على أجزاء.

وللتفاوض بفعاليَّة استخدِم استراتيجية التفاوض التي ترضي الجميع للتأكُّد من أنَّ الجميع سيخرجون من التفاوض وهم يشعرون بأنَّهم قد توصلوا إلى حل وسط عادل.

وفي هذه المرحلة قد تجد أنَّه من المفيد شرح سبب ترتيب أولويَّاتك بالطريقة التي وضعتها، وقد ترغب في توضيح عواقب عدم إعادة ترتيب المواعيد النهائية، "واعلَم أنَّ هذا لن يكون مناسباً في جميع الحالات؛ إذ لن يقدِّر جميع العملاء تأخير مشاريعهم إلى وقت لاحق حتى تتمكن من إكمال تقرير لعملاء آخرين".

3- إدارة التوقعات:

من الهام أيضاً أن تدير أو تتعامل مع توقعات الناس قبل تولِّي مهام جديدة؛ على سبيل المثال إذا كنتَ تعقد اجتماعاً مع رئيسك في العمل بشأن مشروع جديد محتمل، فأَبلغه بأولويَّاتك الحالية واتَّفقا على تاريخ الانتهاء بناءً على عبء العمل الحالي لديك، أو إذا كنتَ قد بدأت للتو العملَ مع عميل جديد، فأَخبره إن كنتَ تريد مهلة قبل البدء بالعمل على مشروعه.

من الهام أيضاً إدارة التوقعات بشأن أيَّة مهام أو مشاريع تعمل عليها بالفعل.

على سبيل المثال إذا تأخرت عن الجدول الزمني لمشروع لأحد المديرين في قسم آخر، فأَعلمه بشكل مسبق بأنَّه من الممكن أن تسلمه العمل في وقت متأخر عن الموعد المحدد، ومع ذلك يجب بكل تأكيد ألَّا تجعل من هذا عادة تكررها كل حين؛ لذا عليك تعلُّم كيفية تقدير وقتك، فالمهنيَّة - وخاصةً في أوقات الضغط الشديد - هي أفضل ما يثبت شخصيتك للعاملين من حولك.

عليك أيضاً أن تتعلم كيفية إدارة عواطفك بفعاليَّة حتى عندما تكون مثقلاً بأعباء العمل.

4- المرونة:

أخيراً من الهام أن تكون مرناً في تعاملاتك؛ إذ قد تكون هناك أوقات لن تتمكن فيها من إعادة التفاوض بشأن المواعيد النهائية أو تفويض المهام إلى أشخاص آخرين؛ لذا كُن مستعداً للقيام بعمل إضافي إذا كان ذلك مناسباً لإبقاء الناس راضين عن أدائك، لكن تأكَّد من أنَّ هذا لن يتكرَّر في كثير من الأحيان.

5- الدفاع عن أولويَّاتك:

عندما تضطر إلى إعادة ترتيب أولويَّات المهام والمشاريع الموجودة بين يديك، ستكون هناك أوقات لن يتفق فيها الآخرون مع اختياراتك، فإذا حدثَ هذا، حاوِل التفاوض على موعد نهائي جديد يناسبكما أنتما الاثنين، لكن إذا استمروا في الإصرار على أنَّ مشروعهم أو مهمَّتهم أهم من المشروع الذي تحتاج إلى إنجازه ضمن جدولك، فأنت بحاجة إلى معرفة كيفيَّة الدفاع عن أولويَّاتك دون الإضرار بعلاقتك معهم.

على سبيل المثال تخيَّل أنَّك قد أخبرت زميلك للتو بأنَّه لا يمكنك إنهاء تقرير له حتى يوم غد؛ وذلك لأنَّ رئيسك قد طلب منك إكمال مهمة ستستغرق بقية اليوم، ومع ذلك رفضَ مبرِّرك لأنَّ التقرير الذي يحتاج إليه لن يستغرق سوى 30 دقيقة فقط من وقتك، فمن وجهة نظره أنت تُقدِّم أعذاراً غير منطقية.

ابدأ حوارك معه بإظهار التعاطف، وأَبلغه أنَّك تفهم سبب شعوره بالإحباط أو الانزعاج، ثم اشرح احتياجاتك بوضوح لكن بحزم؛ على سبيل المثال كرِّر التأكيد على أنَّه يجب عليك إكمال مشروع رئيسك بحلول الساعة 5:30 عصراً، وأنت لا تستطيع إلَّا الوفاء بالوعد الذي قطعته لرئيسك في العمل؛ لذلك من الضروري أن تكرِّس انتباهك لهذه المهمة بشكل كامل.

بمجرد توضيح احتياجاتك حاوِل التوصُّل إلى حلٍّ وسط؛ مثل عرض العمل على تقرير زميلك في الصباح الباكر ليوم الغد، أو تقديم عرض لمساعدته على مهمَّة أخرى في وقت لاحق من الأسبوع.