هل يخفق قلبك عندما تعلم بوصول تقرير أعمال ضخم إلى صندوقك الوارد؟ وهل تنخفض معنوياتك عندما يجب عليك كتابة مستندات على هذا الشكل؟ يمكن أن تحتوي تقارير الأعمال على العديد من الصفحات المملة، ومن ثم قد ينتهي الأمر بك بعدم فتحها وتركها على المكتب، أو فتحها بعد انتهاء المدة المحددة لذلك.

تعتمد العديد من مجالات الأعمال اليوم على السرعة والدقة؛ إذ إنَّه عصر تويتر (Twitter) والمراسلات الفورية، فإن كنت مشغولاً - حتى لو أذنيك - في الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات، فإنَّ آخر ما ترغب فيه هو قراءة تقرير طويل، وقد لا تمتلك وقتاً أو رغبة في القيام بذلك.

ماذا لو تمكنت من اختصار التقارير التي تعبِّر عن تقدمك في العمل إلى ورقة واحدة تحتوي على قائمة بسيطة من العناصر؟ ماذا لو تمكنت من كتابتها في 15 دقيقة فقط واستغرق عميلك 5 دقائق فقط لقراءتها؟ بالتأكيد ستتمكن عندها من الحفاظ على تدفق المعلومات ضمن المنظمة بسهولة تامة، وستساعد الجميع على تخفيف الشعور بأنَّهم مثقلون بالعمل طوال الوقت.

في هذا المقال سوف تكتشف كيفية القيام بذلك من خلال تقارير الـ 5-15؛ فهي عبارة عن مستندات صغيرة الحجم يمكنك استخدامها أنت وأعضاء فريقك لتلخيص التقدم المهني الحاصل، وتسليط الضوء على العقبات المحتملة، وتحديد الأهداف، والاحتفاء بالنجاح.

ما هو تقرير الـ 5-15؟

ابتكر رجل الأعمال إيفون شوينارد (Yvon Chouinard) نهج تقرير الـ 5-15؛ وهو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة باتاجونيتا (Patagonia) للمعدَّات الخارجية؛ فقد أمضى معظم العام خارج المكتب، وكان يحلم بتصميم جديدٍ للملابس واختبار خطوط الإنتاج الحالية، وابتكر نهج كتابة التقارير هذا حتى يتمكن من البقاء على تواصلٍ مع عمله حتى وهو خارج الشركة.

لقد تبنَّت العديد من المنظمات هذا النوع من التقارير البسيطة لمراقبة التقدم والحفاظ على كتابة التقارير بحدها الأدنى، وقد صُمِّمَ هذا النهج إذ لا يستغرق أكثر من خمس عشرة دقيقة لكتابته وخمس دقائق للقراءة؛ وذلك من خلال التركيز في أبرز أحداث الأسبوع الماضي أو الشهر الماضي لإعطاء فريقك إحساساً بما هو فعَّال في العمل وما هو غير فعَّال.

فوائد استخدام تقرير الـ 5-15

يمثل تقرير الـ 5-15 أداةً بسيطةً ولكنَّها فعالة، وقد تستفيد منها في العديد من الأعمال باختلاف حجمها؛ فهو يوفر لك لمحة سريعة عن تقدُّم منظمتك وفريقك؛ وذلك عن طريق إخبارك بكل بساطة ودقة عما يحدث في المشاريع ومع الأفراد والعمليات، كما يمكن أن يسلِّط الضوء على المجالات التي تحتاج إلى دعم إضافي.

لكنَّ الفائدة الرئيسة تتمثل بتحقيق الوفرة بأكثر السلع قيمةً؛ وهي الوقت، وبصفتك مديراً قد تجد أنَّه من الأسهل تخصيص 15 دقيقة لكتابة هذا النوع من التقارير التي تحتاج عادةً إلى ساعتين أو ثلاث "وربما أكثر" لإعدادها ولا سيما بالنسبة إلى المستندات المعقدة.

من المحتمل أن يقدِّر ذلك الأفراد الذين يقرؤون هذا التقرير الذي لا يستغرق وقتاً طويلاً للقراءة، كما يمكنك التمتع بنفس الميزة هذه إن شجعت أعضاء فريقك على استخدام هذا النمط من التقارير.

تقدِّم تقارير الـ 5-15 أيضاً بعض المزايا الأخرى، فقد تساعد أعضاء الفريق الآخرين على الشعور بمزيد من الاندماج إن تمكنوا من مشاركة أفكارهم بسهولة، بالإضافة إلى توفير طريقة سريعة للاحتفاء بالنجاحات والإنجازات التي ربما تمر دون أن يلاحظها أحد.

ماذا يجب أن يتضمن تقرير الـ 5-15؟

يمكن أن يتغيَّر الهيكل العام للتقرير، لكن بشكل عام يتضمن العناصر الآتية:

• الإنجازات: تفاصيل إنجازات فريقك خلال هذه الفترة، أدرِج النشاطات التي أنجزها أعضاء فريقك والأهداف التي حققوها.
• الخطط: اذكُر الأهداف والأولويات لفريقك في الفترة القادمة بدقة، وحدِّد تواريخ الإنجاز.
• التحديات المحتملة: إن كنتَ تعتقد بأنَّه من الصعب أن يحقق أعضاء فريقك الأهداف، فعليك أن تشرح لهم السبب.
• الفرص: اشرح أيَّة دروس قد تعلمتها خلال تلك الفترة، ودوِّن أيَّة مجالات يمكن للفريق تحسينها، أو حدِّد الفرص التي ظهرت مؤخراً.

يمكنك تعديل تقريرك وفقاً لاحتياجاتك الخاصة، وفيما يأتي بعض العناوين المحتملة الأخرى:

• الاقتراحات: ما هي المشكلة التي يحتاج فريقك إلى حلها؟ هل توجد أيَّة طرائق يمكن من خلالها تحسين آلية سير العمل؟
• الأشخاص والمعنويات: كيف يشعر أعضاء فريقك؟ كن صريحاً في وصف مناخ العمل من حولك.
• المخاطر: هل اكتشفت أيَّة مخاطر رئيسة؟ ماذا يمكنك أن تفعل لتخفيف حدَّتها؟