نتمنى جميعاً أن نمتلك يوماً أطول، وأن تزيد الساعات على 24 ساعة، فذلك سيسمح لنا بإنجاز مزيد من العمل وتحقيق أهدافنا بسهولة أكبر؛ لذلك، علينا أن نتعلم كيفية الاستفادة القصوى من الوقت المتاح لنا، وهو 24 ساعة فقط.

لحسن الحظ، تحقيق ذلك ممكن، فالناجحون لديهم حيل في إدارة الوقت بكفاءة، وعند سؤالهم عن هذه الحيل، ستجد أنَّ الإجابة واحدة: تحديد الأهداف وترتيب الأولويات ووضع خطة يومية.

7 خطوات لإدارة الوقت وتحقيق أهدافك

إدارة الوقت بفاعلية هي مهارة تحتاج إلى تعلمها وتطويرها، ولا يمكن اكتسابها بين عشية وضحاها؛ لذا نقدم لك في هذا المقال 7 خطوات لإدارة وقتك بشكل أفضل، وهذا يتيح لك إنشاء جدول زمني فعال يساعدك على تحقيق أهدافك بسرعة أكبر:

1. تحديد المشتتات التي تضيع وقتك

قد يبدو الأمر غير منطقي، لكن الخطوة الأولى هي تحديد ما إذا كانت لديك مهارات ضعيفة في إدارة الوقت، فمن السهل معرفة ذلك، فهل تفوتك المواعيد النهائية أو تشعر بالإرهاق بسبب المهام أو الأهداف؟ عادةً، يواجه معظم الناس مثل هذه المواقف بسبب تعدد المهام وإضاعة الوقت في التحقق من البريد الإلكتروني أو الرسائل بشكل متكرر.

تُظهر بعض الدراسات البحثية أنَّ الأشخاص الذين يمارسون تعدد المهام تنخفض إنتاجيتهم، وهذا ليس بالأمر المفاجئ، فعند الانتقال بين المهام، ثمة تكلفة معرفية، ويحتاج دماغنا إلى وقت للتركيز على شيء آخر، وهذا يبطئنا.

كما أنَّ التحقق المتكرر من الرسائل يستهلك كثيراً من الوقت، فقد يبدو أنَّك تنتج من خلال الرد على البريد الإلكتروني أو الرسالة، ولكن مرة أخرى ثمة تكلفة للانتقال من مهمة إلى أخرى.

إذا كنت غير متأكد من كيفية تحديد المشتتات التي تضيع وقتك، فإنَّ أفضل نهج هو تتبع وقتك مدة محددة (أسبوع واحد على الأقل)، وسجِّل كل نشاط تمارسه طوال يومك لتحديد أنماط عدم الكفاءة، ويمكنك القيام بذلك باستخدام أدوات تعقب الوقت الرقمية أو التقليدية.

2. تحديد الأهداف والأولويات

القاعدة الذهبية لإدارة الوقت هي أنَّ المهام ليست جميعها متساوية في الأهمية، فيجب إعطاء الأولوية للمهام الأكثر تحدياً؛ لنفهم ذلك من خلال مثال: تخيل أنَّك مدير مشروع في شركة تكنولوجيا، وعليك إطلاق منتج جديد خلال ستة أشهر، فكيف ستبدأ العمل؟

هل ستباشر العمل فوراً وتأمل أن تسير الأمور على ما يرام؟ بالتأكيد لا؛ عليك تقسيم المشروع إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة، ومثالياً، عليك تحديد أهداف رئيسة مثل تطوير المنتج، والاختبار، والتسويق.

ينطبق المبدأ نفسه إذا كنت ترغب في إدارة وقتك بشكل أفضل، ولكن كيف يمكنك تحديد الأولويات؟ إحدى الطرائق هي استخدام مصفوفة إيزنهاور (سميت على اسم الرئيس السابق أيزنهاور)، فتسمح لك هذه المصفوفة بتصنيف المهام والنشاطات بناءً على درجة الاستعجال والأهمية.

تساعدك مصفوفة أيزنهاور على تحديد المهام الأكثر إلحاحاً، كيف؟ في المصفوفة، عليك تقييم مهمة ما ضمن إحدى الفئات الأربع الآتية:

• عاجل وهام (المهام التي ستنجزها على الفور).
• هام ولكن غير عاجل (المهام التي ستجدولها للقيام بها لاحقاً).
•  عاجل ولكن غير هام (المهام التي ستفوضها أو تنجزها لاحقاً).
• غير عاجل وغير هام (المهام التي ستلغيها).

بالعودة إلى مثال مشروع التكنولوجيا، قد تحدد أهدافاً فرعية أصغر، وقد تشمل هذه الأهداف مهاماً مثل: وضع اللمسات الأخيرة على التصميم، وترميز المنتج، والاختبار، وإنشاء خطة تسويقية، ويمكنك ترتيب أولوية كل مهمة في مصفوفة أيزنهاور على النحو الآتي:

• وضع اللمسات الأخيرة على التصميم وترميز المنتج: عاجل وهام.
• إجراء الاختبارات، هام ولكن غير عاجل.
• إنشاء خطة تسويقية، في البداية غير عاجل، ولكن عاجل وهام مع اقتراب موعد الإطلاق.

3. إنشاء خطة يومية للمهام

يعد تحديد أهداف محددة وتحديد أولويات المهام أمراً ضرورياً لإدارة الوقت بشكل فعال، ومع ذلك، إذا تركت الأمر عند هذا الحد، فسوف تظل مفتقراً إلى التوجيه وستواجه صعوبة في تحقيق التقدم؛ لأنَّ الأهداف والأولويات ترشدك إلى الهدف النهائي ولكن ليس كيفية تحقيقه.

يكمن الحل في إعداد قائمة المهام أو المخطط اليومي، ويساعدك هذا على تقسيم المهمة أو الهدف الصعب إلى خطوات يمكن التحكم فيها، كما أنَّها تتيح لك التحلي بالمرونة والتكيف مع التغييرات غير المتوقعة.

4. تنفيذ طريقة تقسيم الوقت

سيحب عشاق رجل الأعمال إيلون ماسك (Elon Musk) هذه الطريقة لإدارة الوقت، فعلى الرغم من أنَّ إيلون لم يخترع طريقة تقسيم الوقت، إلا أنَّه بالتأكيد جعلها شائعة، وهي السبب وراء تمكُّنه من إدارة عدة شركات ناجحة مثل تيسلا (Tesla) وسبيس إكس (SpaceX).

يُجدول إيلون يومه في كتل زمنية مدتها خمس دقائق لتعزيز الكفاءة؛ بعبارة أخرى، يعطي نفسه 5 دقائق لمهمة واحدة مثل الاجتماعات، والرد على الرسائل الإلكترونية، وتناول الوجبات، ولكن ليس بالضرورة أن تكون متشدداً مثل إيلون، فالهدف من هذه الطريقة هو تقسيم يومك إلى كتل زمنية تناسبك، ومن المثالي جدولة مهمة تلو الأخرى لمنع التشتت.

فوائد تقسيم الوقت

فيما يأتي بعض فوائد تقسيم الوقت:

1. تحسين التركيز

يساعدك تقسيم الوقت على التركيز على مهمة واحدة خلال فترة زمنية محددة.

2. تعزيز الكفاءة

من خلال تخصيص فترات زمنية محددة لكل مهمة، سوف تقلل من المماطلة أو تعدد المهام.

3. إنشاء نظام للمساءلة

إنَّ تقسيم الوقت يحمِّلك المسؤولية من خلال تحديد إطار عمل لما يجب عليك فعله وتوقيت فعله.

إذا كنت تشعر أنَّ تقسيم الوقت يمثل تحدياً كبيراً، فيمكنك تجربة بدائل مثل تقنية بومودورو، فتتضمَّن هذه الطريقة العمل على فترات زمنية أقصر (25 دقيقة) تليها فترات استراحة قصيرة (5 دقائق).

في الختام

لقد تحدَّثنا في هذا الجزء الأول من المقال عن 4 خطوات لإدارة الوقت وسنتحدَّث في الجزء الثاني والأخير منه عن الخطوات المتبقية.