مثل العديد من الأشخاص، تعمل "أليس" في وظيفة تحوي مزيجاً من المهام العادية الروتينية التي تكون ملحة عادةً، والمهام الأكثر أهمية التي تكون عادةً أقل إلحاحاً.

هي تقضي كل صباح في عملها بإنجاز المهام العاجلة التي تحتاج إلى الإنجاز، وهذه المهام الروتينية مُملة بعض الشيء؛ لذا فإنَّ الدافع وراء قيامها بذلك هو الانتهاء منها وإخراجها من قائمة مهامها في أقرب وقت ممكن.

وهذا يساعدها في فترة بعد الظهر على الانتهاء من هذه التفاصيل حتى تتمكن من العمل على مهام طويلة الأمد وأكثر إبداعاً؛ مثل البحث والتخطيط وكتابة العروض التقديمية.

ولكنَّ المشكلة تكمن في أنَّها شخص صباحي، وفي وقت إنهاء مهامها الروتينية تكون طاقتها قد انخفضت في فترة ما بعد الظهر؛ ومما جعل الأمور أسوأ هو أنَّها تعيش في المملكة المتحدة؛ لذلك فهي تحصل على العديد من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية من زملائها في الولايات المتحدة في فترة بعد الظهر.

ونتيجة ذلك غالباً ما تؤجَّل مهامها الإبداعية إلى وقت لاحق وتصبح مجبرة على البدء بها في نهاية اليوم عندما تكون بأسوأ حالاتها؛ لذا من الواضح أنَّها بحاجة إلى تغيير الطريقة التي تنظِّم بها يومها.

في هذا المقال سنبحث في كيفية العثور على الوقت الأفضل خلال يومك "أو أسبوعك"، وكيفية جدولة المهام وفقاً لذلك.

ملحوظة: توجد بعض الأشياء التي يجب أن تُنجَر في الحال، استُخدِم هذا النهج للمهام غير المستعجلة.

الخطوة الأولى: معرفة أوقات ذروة نشاطك

يملك كل شخص "وقت ذروة" مختلفاً، أو وقتاً يكون فيه في أعلى مستوى من الطاقة خلال اليوم، فبعض الأشخاص صباحيون، وبعضهم الأخر يملك الكثير من الطاقة بعد منتصف الظهيرة، وقد يشعر بعضهم الآخر بأنَّهم في أفضل حال خلال الليل.

يعلم معظم الأشخاص فطرياً متى يكونون في أوقات طاقتهم "المرتفعة"، ومتى يكونون في أوقات طاقتهم "المنخفضة"، وربما قد لا يملكون وقتاً محدداً.

كما أنَّ بعض الأشخاص يشعرون بارتفاع الطاقة لديهم في الصباح، ثم انخفاضها في فترة ما بعد الظهر، وارتفاعها مجدداً في وقت مبكر من المساء.

إن كنتَ غير متأكد من فترة الذروة لديك، فاقضِ بضعة أيام في تقييم مستوى طاقتك.

ارسم كل يوم مخططاً بيانياً يتضمن ساعات استيقاظك على المحور الأفقي، وتقييمك لمستويات طاقتك مثلاً على مقياس يبدأ من 0% حتى 100% على المحور العمودي.

ومع تقدُّم اليوم ارسم مستويات طاقتك على هذا المخطط، وستنتهي بشكل يشبه ما يلي:

الشكل الأول: المخطط البياني لمستويات طاقة أليس لشهر مارس/ آذار

من الهام أيضاً أن تنظر إلى مستويات طاقتك طوال الأسبوع، وعند جدولة مهامك فكِّر في أيام الأسبوع إضافةً إلى التوقيت في كل يوم.

بالنسبة إلى العديد من الأشخاص غالباً ما يكون يوم الأحد "بعد العطلة" مُزدحماً؛ إذ تُجدوَل العديد من المقابلات في هذا اليوم، ويعود الأفراد إلى أعمالهم بعد عطلة نهاية الأسبوع.

يجد العديد من الأشخاص أنَّ أيام الثلاثاء هي أكثر الأيام إنتاجيةً في الأسبوع؛ إذ يملكون فهماً كاملاً لما يجب إنجازه خلال الأسبوع ويكونون أكثر تركيزاً.

ومع اقتراب نهاية الأسبوع تنخفض الإنتاجية عموماً، وعادةً ما يكون يوم الخميس هو أقل الأيام إنتاجية؛ وذلك لأنَّ الجميع يشعرون بالتعب من أعمال الأسبوع ويتطلَّعون إلى الراحة في اليومين التاليين.

الخطوة الثانية: تحليل المهام

ربما لديك العديد من المهام الروتينية؛ مثل إجراء مكالمات هاتفية أو التحقُّق من البريد الإلكتروني أو إدخال البيانات أو كشوف الرواتب، وقد تكون لديك بعض المهام التي تحتاج إلى الكثير من الإبداع مثل العصف الذهني أو الكتابة، وقد تملك مهاماً أسبوعية تتطلب الكثير من الطاقة مثل تقديم عروض تقديمية أو إجراء مكالمات المبيعات.

كما قد تتطلب بعض مهامك قدراً كبيراً من التركيز مثل التحرير أو البرمجة؛ لذا عليك وضع قائمة بالمهام المعتادة لديك ثم تصنيفها إلى فئات مناسبة، ويمكن استخدام مثل هذه الفئات لفرز مهامك على الرغم من أنَّ بعضها قد ينتمي إلى أكثر من فئة واحدة:

• روتيني.
• إبداعي.
• تركيز مرتفع.
• طاقة مرتفعة.

إن كنتَ تعلم أنواع المهام التي تقوم بها بانتظام، فسوف يساعدك ذلك على الخطوة التالية.

الخطوة الثالثة: تحديد العوامل الخارجية

هل توجد عوامل خارجة عن إرادتك تؤثر في الأشياء التي تقوم بها؟ مثلاً:

• توفُّر الزملاء الرئيسين: هل تتطلَّب بعض الأنشطة أن تلتقي بأشخاص يعملون فقط في الصباح أو مقيمين في منطقة زمنية مختلفة؟
• مستويات الضوضاء في المكتب: إن كنتَ بحاجة إلى القيام بعمل عالي التركيز في بيئة عمل مفتوحةٍ، فهل من الأسهل القيام بذلك في بداية النهار أو ربما في نهاية يومك عندما تكون الأمور أكثر هدوءاً؟
• توفُّر الموارد: هل تحتاج إلى العمل على الأنظمة أو المعدات عندما تكون أقل استخداماً من قِبل الآخرين؟
• توفُّر العملاء: قد تفضِّل إجراء مكالمات المبيعات التي تحتاج إلى طاقة مرتفعة في فترة ما بعد الظهر، لكن إن كان العملاء المستهدفون غالباً غير متاحين في ذلك الوقت، فأنت بحاجة إلى ضبط جدولك الزمني بما يتوافق مع عملائك المُستهدفين.

الخطوة الرابعة: مواءمة المهام مع مستويات طاقتك

من الهام مواءمة مهامك حسب المستويات الطبيعية لصعود الطاقة وهبوطها لديك. جَدْوِل المهام الإبداعية أو التي تتطلَّب تركيزاً عالياً لتتوافق مع أوقات ذروة نشاطك، وخصِّص المهام العادية أو الروتينية لأوقات راحتك.

على سبيل المثال ماري مديرة موارد بشرية؛ وهي تمتلك العديد من المسؤوليات خلال الأسبوع؛ بما في ذلك إجراء المقابلات والتدريب وإدارة المزايا وقيادة اجتماعات الفريق وإجراء مراجعات الأداء.

عندما تصل ماري إلى العمل في الصباح تكون طاقتها منخفضة إلى حد ما، وخلال هذا الوقت تركز في المهام العادية مثل التحقُّق من البريد الإلكتروني والرد على المكالمات الهاتفية والأعمال الروتينية الأخرى.

تعلم ماري أنَّها في أفضل حالاتها بين الساعة 10:00 صباحاً و2:00 بعد الظهر؛ لذا تُجدوِل المقابلات واجتماعات الفريق وجلسات التدريب خلال هذا الوقت.

بعد عودتها من الغداء المتأخر تكون طاقاتها في أدنى مستوياتها، ثم تتحسن طاقتها في وقت آخر متأخر بعد الظهر؛ لذا تُجدوِل في هذا الوقت المهام الأسهل مثل إدارة المزايا ومراجعات الأداء، ومن خلال قيام ماري بتحديد يومها حسب دورات الطاقة الخاصة بها؛ فهي تقدِّم أفضل ما لديها للمهام الأكثر إرهاقاً.

يمكنك أيضاً جدولة المهام حول مستويات ارتفاع وانخفاض دورة الطاقة في مكتبك، فمثلاً إن كنتَ شخصاً صباحياً، فيمكنك الوصول إلى المكتب مبكراً والعمل على المهام التي تتطلَّب إبداعاً أكثر، وسوف يمنحك المبنى الفارغ وقتاً مناسباً للتركيز دون مقاطعة، ويمكنك تجنُّب تحديد مواعيد العصف الذهني في اجتماعات بعد الظهر؛ وذلك لأنَّه غالباً ما يكون هذا الوقت وقتاً غير باعث على الإبداع.

تأثير الطعام والشراب:

يمكن أن يؤثر نظامك الغذائي بشكل كبير في إنتاجيتك:

• قد يساعدك احتساء كوب من الشاي أو القهوة على رفع مستويات الطاقة لديك عندما تكون طاقتك منخفضة، ومع ذلك فإنَّ آثار الكافيين غالباً ما تكون قصيرة الأجل، وقد تحمل بعض المخاطر الصحية.
• يعاني الكثيرون من الأشخاص من بعض الجوع والرغبة في تناول الوجبات الخفيفة خلال فترة "انخفاض" الطاقة خلال اليوم، فالوجبات الخفيفة يمكن أن تكون وسيلة رائعة لإعادة التنشيط، لكن عليك تجنُّب الوجبات السريعة غير المرغوب فيها؛ مثل الكثير من القهوة، فقد تمنحك هذه الأطعمة ارتفاعاً مؤقتاً في الطاقة ثم تتركك مع مستويات سكر منخفضة؛ لذا بدلاً من ذلك جرِّب وجبة خفيفة صحية مثل الفواكه الطازجة أو الزبادي، أو المكسرات، فهذه الأطعمة ستساعدك على البقاء نشيطاً لوقتٍ أطول.
• إن وجدتَ أنَّ طاقتك تنخفض بعد الغداء، فأنت ربَّما تأكل أكثر من اللازم، فكلَّما كانت الوجبة أكبر، أصبح جسمك أبطأ في أثناء هضم ذلك الكم الكبير من الطعام؛ لذا من أجل الحفاظ على طاقتك عليك تناول وجبة خفيفة مثل السلطة، والمزيد من الوجبات الخفيفة الصحية خلال الصباح وبعد الظهر.
• كثيرون من الأشخاص لا يشربون كميات كافية من الماء خلال اليوم؛ مما يؤدي إلى الجفاف الذي يجعلك مرهقاً وبطيء الحركة؛ لذا تأكَّد من شرب الكثير من الماء من أجل الحفاظ على مستويات الطاقة.

نصيحة: قد يجعل استنشاق الهواء النقي يومك مثمراً في المكتب؛ إذ يُحسِّن عقد الاجتماعات في أثناء المشي قدرتك على التفكير إلى حد بعيد.