مَن منا يحب المواعيد النهائية؟ تشير الدلائل إلى أنَّ الإجابة هي أنَّ "معظمنا لا يحبها في الواقع"، فالمواعيد النهائية هي "لعنة" الحياة المهنية للعديد من الأشخاص، ومصدر للضغوطات المتواصلة والقلق، ولكنَّها هامة لأيَّة مهمة، وأي دور تقريباً، وهي ضرورية لإدارة المنظمة بسلاسة.

في هذا المقال سوف نستكشف سبب أهمية المواعيد النهائية، وننظر في الخطوات العملية التي يمكنك اتِّخاذها للوفاء بمواعيدك النهائية، ولدعم الأخرين من أجل الوفاء بمواعيدهم النهائية.

سبب أهمية المواعيد النهائية:

نحدد عادةً مواعيد نهائية لأحد الأسباب التالية:

• ضمان إنجاز المهمة: من السهل تأخير أو نسيان مهمَّة ما لم تكن محددة بموعد نهائي مُتَّفق عليه؛ لذا فالمواعيد النهائية تساعد على تجنُّب ذلك.
• حسن سير العمل: إذ إنَّ المواعيد النهائية تساعد على التعاون من أجل تحقيق هدف مشترك والحفاظ على المشاريع المعقدة ذات المراحل المتعددة على المسار الصحيح.
• ضبط التوقعات: توضح المواعيد النهائية ما نتوقع تسليمه ومتى؛ وهذا يعني أنَّنا سنتمكن من السيطرة على عملنا ونتفادى الارتباك.

قد توجد العديد من العواقب الوخيمة لفشلنا في الوفاء بالمواعيد النهائية، فعلى المستوى الشخصي يمكن لذلك أن يُلحق ضرراً بسمعتك وفرص عملك ولا سيما إن حدث ذلك لأكثر من مرة. كما يمكن لهذا أن يكون ضاراً للغاية على المستوى التنظيمي، فقد يؤثر عدم تحديد مواعيد نهائية في سمعة الشركة، وقد يحمِّلها آثاراً مالية خطيرة إن كان تأخيرك يسبب فرض عقوبة مُدرجة في العقد.

يوجد مجالان رئيسان يجب التركيز فيهما عندما يتعيَّن عليك تحديد موعد نهائي وهما: إدارة المواعيد النهائية وإدارة نفسك.

إدارة المواعيد النهائية:

يقبل معظمنا ببساطة الموعد النهائي الذي يُحدَّد له، لكن من الهام النظر في هذا الموعد بشكل صحيح قبل الموافقة عليه.

غالباً ما يستخف الأشخاص بالوقت الذي يستغرقه إكمال المشاريع؛ لذلك قد يكون الموعد النهائي الذي حدَّدته غير واقعي، وفي بعض الأحيان تُحدَّد المواعيد النهائية بشكل مبكر دون داع من أجل تلافي ظهور المشكلات عند تأخُّر التسليم.

لذا ماذا يجب أن تفعل قبل أن توافق على موعدٍ نهائي ما؟ فيما يلي خمس خطوات يجب اتِّباعها:

1. تقييم ما هو مطلوب:

أولاً عليك أن تفهم بالضبط ما تنطوي عليه المهمة، فإن كان الموعد النهائي لمهمة أو مشروع معقَّد، فعليك تحليل متطلبات العمل وهياكل توزيع العمل؛ وذلك من أجل تحديد وتخطيط العمل الذي يجب عليك القيام به.

من الناحية المثالية فإنَّ الشخص الذي حدَّد الموعد النهائي سوف يأخذ في الحسبان تعقيد العمل، ويتبع استراتيجيات لوضع جداول زمنية واقعية يمكن التحكم بها.

2. الحصول على الموارد اللازمة:

بعد ذلك تأكَّد من حصولك على ما تحتاج إليه لإنجاز المهمَّة على الفور، هل سيكون لديك الأشخاص أو الدعم الفني أو المعدات أو التدريب أو المواد الجاهزة والمتاحة في الوقت المناسب؟ إن لم يكُن الأمر كذلك، فقد يتعيَّن عليك اقتراح جدول زمني أطول، أو تخفيض جودة وكمية العمل الذي ستقدمه في الوقت المحدد.

3. توقُّع المشكلات والاستعداد لها:

قد لا تسير الأمور دوماً كما هو مُخطَّط لها؛ لذا من الحكمة التفكير في المشكلات المحتملة؛ على سبيل المثال كيف يؤثر كل من المرض، أو أعطال المعدات، أو مهمَّة منافسة ملحة وهامة بشكل غير متوقع في خططك؟

فكِّر في الاحتمالات التي يمكنك اتِّخاذها لتقليل تأثير ذلك فيك؛ إذ يمكنك إطلاع زميلك على المشروع، والطلب منه العمل مكانك في حالة الطوارئ.

4. التخطيط التفصيلي:

الخطوة التالية هي إنشاء جدول زمني مفصَّل، وغالباً ما تتمثل الطريقة الجيدة في تقسيم المهام إلى مكونات صغيرة وإنشاء مواعيد نهائية لكل منها.

نتيجة ذلك قد تجد أنَّك تحتاج إلى وقت أكثر مما يسمح به الموعد النهائي الكلي؛ لذا تأكَّد من إثارة هذا الأمر بأسرع وقت ممكن، وتجنَّب التمني وعقد الآمال.

قد تكون القدرة على معرفة مدى تقدُّمك أمراً مشجعاً للغاية، ويمكن أن تساعدك فوراً على تحديد المهام التي لم تُنجَز بعد.

5. الحد من الأضرار الناجمة عن تفويت الموعد النهائي:

على الرغم من كل الجهود المبذولة من عملٍ شاق وتوقعات، فقد تفوِّت الموعد النهائي، فإن حدث ذلك، فعليك أن تبقى هادئاً وتبذل أقصى جهدك للحد من الضرر.

عليك أن تُبقي أصحاب المصلحة على اطِّلاع بالتقدم المُحرز خلال عملك، مع تسليط الضوء على أيَّة مشكلات تتسبب بتأخيرك، وأظهِر لهم أنَّك تضع خطط الطوارئ الخاصة بك موضع التنفيذ، وعندها إن فشلتَ في التسليم بالموعد المحدد، فسوف يتفهم العديد من الأشخاص الموقف، وقد يستعد بعضهم لتقديم العون لك.

في مثل هذه الحالة من الأفضل التعامل مع المشكلة العاجلة بسرعة والاتفاق على موعد نهائي جديد يمكن الوفاء به.

بعد ذلك أَجرِ مراجعة للمشروع من أجل تحديد الخطأ الذي حدث سابقاً، واتَّخِذ الإجراءات والتدابير اللازمة لتفادي تكراره مستقبلاً.

مع ذلك قد تكون لمهلة الموعد النهائي آثار أكبر؛ فمثلاً كما ذكرنا آنفاً إن كنت تعمل مع عميل أو شركة خارجية، فقد يتضمَّن ذلك عقوبات مالية قد تلحق ضرراً بسمعتك على أيَّة حال؛ لذا تأكَّد من تحمُّل المسؤولية وتجنَّب تقديم الأعذار وركز في تقديم أفضل ما لديك بأقرب وقت ممكن.

إدارة نفسك:

العامل الآخر الهام في الوفاء بالموعد النهائي هو أنت شخصياً، فإن كنتَ تملك العقلية الصحيحة والانضباط الذاتي، فأنت قادر على تحقيق ذلك، وإليك بعض النصائح الهامة:

• كُن حازماً وتعلَّم أن تقول: "لا" إن كان ذلك مناسباً، أو على الأقل امنح نفسك وقتاً كافياً لتقييم الموعد النهائي قبل الموافقة عليه.
• اضبط عقليتك: عليك اعتماد موقف إيجابي تجاه المواعيد النهائية بدلاً من الاستياء منها؛ إذ يمكن أن تساعدك المواعيد النهائية على تحقيق الأهداف التي تؤجلها.
• لا تُخطِئ بين "التخطيط" و"الفعل": فبغضِّ النظر عن مدى جودة الخطة لديك؛ عليك تطبيقها فور الانتهاء منها.
• استفِد من وقتك: تجنَّب محاولة تجربة تعدد المهام؛ لأنَّ ذلك غير فعال، وتتبَّع وقتك لمساعدتك على العمل بكفاءة، ولا سيما عند اقتراب الموعد النهائي.
• تغلَّب على سلوكات التخريب الذاتي: إن كنتَ تماطل على سبيل المثال، فعليك العمل على معالجة ذلك.
• افهم دوافعك: تُظهِر الأبحاث أنَّ بعض الأشخاص لا يشعرون بالدافع نتيجة المواعيد النهائية، فإن كنتَ كذلك، ففكِّر في الأشياء التي تُشعرك بالدافع. هل يساعدك القيام بعمل جيد أو الحصول على الثناء والتقدير أو الحصول على وقت فراغ على القيام بأشياء ممتعة؟ إنَّ الوفاء بموعدك النهائي على الأرجح سيساعدك ضمن هذه المجالات.
• اجعل الوفاء بمواعيدك النهائية عادةً: ابدأ العمل على مواعيد نهائية لمهمات صغيرة، ثم بعد ذلك اعتَد على الوفاء بالمواعيد النهائية للمهام الأكبر.

مساعدة الآخرين على الوفاء بالمواعيد النهائية:

بصفتك مديراً؛ من المحتمل أن تعلم مَن هو الشخص الواثق بفريقك والقادر على الوفاء بالمواعيد النهائية، ومن يحتاج إلى مزيد من الدعم.

تذكَّر أنَّ المواعيد النهائية التي حددتها لفريقك ستصبح من مسؤوليتهم، لكن يمكنك مساعدتهم على النجاح؛ على سبيل المثال يمكن أن يساعدهم تشجيعهم على تطوير ثقتهم بأنفسهم على التعامل مع ضغوطات المواعيد النهائية.

تواصل مع موظفيك باستمرار وتفقَّد عملهم، أو أَعِدَّ نظاماً يساعدهم على تقديم التقارير عن تقدمهم في العمل، ويكفي لذلك تقديم 5-15 تقريراً، لكن احرص على تجنُّب الإدارة التفصيلية.

اسمح للموظفين باتِّخاذ زمام المبادرة وتحديد المواعيد النهائية المناسبة لهم؛ إذ تُظهر الأبحاث أنَّ ذلك يساهم في تحسين الأداء العام.