يشترك جميع الناس على وجه البسيطة في مقدار الوقت المتاح لهم في اليوم الواحد، ومع ذلك ينجح بعضهم في تحقيق إنجازات بارزة، في حين يواجه آخرون مشقّة بالغة في الوفاء بالتزاماتهم اليومية، وهنا يبرز السؤال التالي: ما هو سر النجاح؟

يكمن سر النجاح في الحياة في حسن إدارة الطاقة الجسدية والعقلية.

تساعد إدارة الطاقة خلال اليوم في تحسين كفاءة استثمار العافية الجسدية، والعقلية، والعاطفية؛ حيث يعتمد مبدأ عملها على تحديد نمط تغيُّر الطاقة على مدار اليوم واستخدامه في ترتيب المهمَّات والأنشطة بطريقة إستراتيجية تساعد في زيادة الإنتاجية وتقليل التوتر والإجهاد الوظيفي.

قصور طريقة إدارة الوقت

تقدم إستراتيجيات إدارة الوقت مثل إعداد قوائم المهمَّات، وتقنية تقسيم الوقت عديداً من الفوائد، ويُذكَر من أبرزها التشجيع على الانضباط والالتزام وتعزيز شعور المسؤولية والقدرة على التحكم في سير التجربة الحياتية، لكنَّها بالمقابل تهمل عامل أساسي في الحياة الإنسانية وهو تغيُّر مستويات الطاقة العقلية والجسدية على مدار اليوم.

يمكن أن تؤدي الجداول الزمنية الثابتة، من ناحية أخرى، إلى إعاقة الإنتاجية؛ لأنّها تعتمد على جدولة عدد كبير من المهمَّات الشاقّة ضمن فترات زمنية محددة. بالنتيجة، يحاول الفرد جاهداً إجبار نفسه على العمل عندما يكون مرهق مما يتسبب في إحباطه.

في ما يلي 3 أسباب تفسر ضعف فعالية طريقة إدارة الوقت:

• إغفال عامل التغيُّر الطبيعي لمستويات الطاقة على مدار اليوم: الجسم البشري ليس مجرد آلة مصممة للعمل بطاقة ثابتة على مدار اليوم، ومن الطبيعي أن يتغير مستوى نشاط الإنسان وطاقته مع الوقت.
• الإصابة بالتوتر والإجهاد الوظيفي: تؤدي هذه الضغوطات، على الأمد الطويل، إلى إرهاق الفرد وتخفيض مستوى حماسه.
• التركيز على كمية العمل بدل جودته: لا يضمن الفرد جودة عمله عندما يكون مستعجلاً لإنجاز المهمَّات وحذفها من قائمته.

التفسير العلمي لطريقة إدارة الطاقة

يتحكم إيقاع الساعة البيولوجية في وظائف جسم الإنسان عبر تنظيم أنماط النوم والاستيقاظ، وضبط الهرمونات، ومستويات الطاقة.

 تتغير مستويات الطاقة على مدار اليوم على النحو التالي:

• الصباح: يبلغ هرمون اليقظة "الكورتيزول" ذروته خلال الفترة الصباحية، وتكون الظروف مواتية لتأدية المهمَّات الصعبة التي تتطلب التركيز والانتباه.
• منتصف الصباح: تبقى مستويات الطاقة عالية نسبياً في منتصف الفترة الصباحية رغم الانخفاض الطفيف الذي يطرأ عليها بعد الارتفاع الأولي لهرمون "الكورتيزول". هذه الفترة مناسبة لحل المشكلات وتنفيذ المهمَّات التحليلية.
• بعد الظهر: ينخفض مستوى نشاط الفرد وطاقته في هذا الوقت، مما يؤدي إلى شعوره بالنعاس وتدنِّي قدرته على الانتباه. هذه الفترة مناسبة لعقد الاجتماعات وإجراء جلسات العصف الذهني التي تتطلب مقدار أقل من التركيز.

تنخفض إنتاجية الفرد عند إغفال هذه الأنماط، ويمكن أن يصاب بالإحباط، ويقترف الأخطاء، ويهدر وقتاً كثيراً عندما يجبر نفسه على العمل خلال فترات هبوط الطاقة. يعتمد مبدأ عمل طريقة إدارة الطاقة على مراعاة أنماط الساعة البيولوجية في الجسم.

المبادئ الأساسية لطريقة إدارة الطاقة

تتألف إستراتيجية إدارة الطاقة من المبادئ الأساسية التالية:

1. الوعي الذاتي

يقتضي إدراك أنماط الطاقة الخاصة بالفرد، وذلك من خلال الإجابة عن الأسئلة التالية: هل تميل للسهر أم للاستيقاظ الباكر؟ في أي وقت من اليوم تكون في ذروة تركيزك واندماجك في العمل؟ كم مرة تواجه هبوط الطاقة خلال اليوم؟ يمكنك أن تحصل على معلومات قيِّمة عندما تسجل مستويات الطاقة على مدار اليوم لمدة أسبوع كامل.

2. التخطيط

يقتضي ترتيب المهمَّات بناءً على تغُّير مستويات الطاقة، وذلك عبر جدولة المهمَّات التي تتطلب مجهود كبير في أوقات ذروة النشاط، وتأجيل الأعمال الأقل صعوبة، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو تنظيم الملفات إلى الوقت الذي ينخفض فيه مستوى الطاقة.

3. ترتيب الأولويات

ترتيب المهمَّات بحسب عاملَي الأهمية والعجلة، بحيث تُنجَز المهمَّات ذات الأولوية العالية في أوقات ذروة النشاط وتُؤجَّل الأعمال الأقل أهمية لحين انخفاض مستوى الطاقة.

4. الاستراحات المنتظمة

الاستراحة ليست مجرد مكافأة؛ بل إنَّها تُعتبَر ضرورية لتحسين أداء العمل. بالتالي، يجب ترتيب استراحات قصيرة على مدار اليوم حتى عندما تكون الإنتاجية عالية؛ حيث يمكن استثمار هذه الفترات في المشي، أو الخروج من مكان العمل للاستمتاع بالهواء الطلق، أو ممارسة بعض تمارين الاستطالة البسيطة؛ إذ تساعد هذه الاستراحات البسيطة في تجنب التعرض للاحتراق الوظيفي والحفاظ على مستويات الطاقة.

خطوات تحسين استثمار الطاقة

في ما يلي 8 خطوات لتطبيق طريقة إدارة الطاقة:

1. تحديد أنماط الطاقة

تقتضي الخطوة الأولى رصد مستويات الطاقة على مدار اليوم، وتحديد أوقات ذروة التركيز والانتباه، وأوقات انخفاض النشاط والطاقة، والأعمال التي تستنزف الطاقة، والممارسات التي تساعد في تنشيط الجسم والعقل.

في ما يلي 3 طرائق لرصد مستويات الطاقة:

• إنشاء سجل لرصد مستويات الطاقة: تقييم مستوى الطاقة على مقياس من 1 إلى 10 على مدار اليوم.
• الانتباه للحالة الجسدية: تشمل أعراض الإرهاق، كالتثاؤب المستمر وصعوبة التركيز.
• تحديد أوقات ذروة النشاط: احرص على جدولة المهمَّات الصعبة في أوقات ذروة نشاطك.

2. الحفاظ على الطاقة خلال اليوم

يمكن تحسين الإنتاجية من خلال ترتيب المهمَّات والأنشطة بحسب الأنماط الطبيعية للساعة البيولوجية في الجسم عن طريق الالتزام بالخطوات التالية:

• تنفيذ المهمَّات الصعبة في الصباح أو في منتصف الفترة الصباحية عندما يكون التركيز في أعلى مستوياته.
• تجزئة المشاريع الصعبة إلى مراحل وخطوات صغيرة وسهلة التحقيق.
• إجراء جلسات العصف الذهني والتفكير الإبداعي في فترة الظهيرة، عندما يطرأ انخفاض طفيف على مستوى القدرات الذهنية.
• الانتباه للحالة الجسدية لكي تأخذ استراحة قصيرة أو تعمل على مهمة لا تتطلب مجهود كبير عندما ينخفض نشاطك وتفتر همتك خلال اليوم.

3. تجميع المهمَّات المتشابهة مع بعضها

تنخفض إنتاجية العمل ويزداد الإجهاد العقلي عندما ينتقل الفرد باستمرار من مهمة إلى واحدة أخرى مختلفة تماماً عنها لأنَّ الدماغ يضطر لتوجيه تركيزه نحو المعطيات والظروف الجديدة مما يستنزف طاقته ويؤدي إلى تعطيل سير العمل.

بالمقابل، يؤدي تجميع المهمَّات المتشابهة إلى زيادة فعالية العمل وتوفير المجهود العقلي اللازم للتنقل بين المهمَّات المختلفة.

4. ممارسة أنشطة تجديد الطاقة

يجب الالتزام بممارسات وأنشطة لتعويض الطاقة وتجديدها على مدار اليوم؛ حيث يساعد المشي، على سبيل المثال، في التغلب على هبوط مستوى الطاقة خلال فترة الظهيرة. تشمل أنشطة تجديد الطاقة ممارسة تمارين الإطالة، والاستماع إلى الموسيقى التحفيزية، وتطبيق تقنيات التنفُّس العميق، والتفاعل مع الأصدقاء.

تسهم هذه الاستراحات القصيرة في تحسين العافية والقدرة على التركيز.

5. دعم مصادر الطاقة

تعتمد العافية في الحياة الإنسانية على مجموعة متنوعة من مصادر الطاقة الجسدية، والعاطفية، والعقلية، والروحانية. تتحسن وظائف الجسم والعقل عند الالتزام بالتغذية المتوازنة، والتمارين الرياضية، وممارسات الرعاية الذاتية، والأنشطة الروحانية.

الحفاظ على الطاقة الجسدية

5.1. الحصول على قسطٍ كافٍ من النوم

يحتاج الفرد البالغ إلى ما يقارب 7-8 ساعات نوم في الليلة الواحدة.

5.2. النشاط البدني

يمكن أن تنخفض طاقة الجسم جرّاء الجلوس لفترات طويلة، لهذا السبب يجب أن تحرص على ترتيب استراحات قصيرة دورية خلال اليوم. يمكن استثمار هذه الاستراحات في المشي، وممارسة تمارين الإطالة الخفيفة، والأنشطة البدنية البسيطة ضمن المكتب. تساعد هذه الأنشطة في تحسين تدفُّق الدم وتعزيز القدرة على التركيز.

5.3. اتباع نظام غذائي صحي

يعتمد مستوى طاقة الجسم على نمط الطعام، وهذا يفسر أهمية تناول الأصناف المغذية على مدار اليوم في الحفاظ على مستوى الطاقة. بالتالي، يُنصَح بتناول الفواكه، والخضروات، والحبوب الكاملة، والبروتينات الخالية من الدهون، وتجنُّب تناول الأطعمة المصنَّعة والوجبات السريعة التي تحتوي على نسبة عالية من السكريات؛ لأنَّها تتسبب في حدوث هبوط حاد ومفاجئ في طاقة الجسم.

5.4. شرب كميات كافية من السوائل

يمكن أن ينجم التعب، والإرهاق، والصُّداع، وضعف الوظائف المعرفية عن انخفاض مستوى السوائل في الجسم. بالتالي، يجب الحفاظ على رطوبة الجسم عبر شرب كميات كافية من الماء خلال اليوم وإضافة الخضروات والفواكه الغنية بالماء إلى النظام الغذائي.

الحفاظ على الطاقة العاطفية

• ممارسة تمارين اليقظة الذهنية: تساعد تقنيات التأمل، وتمارين التنفس العميق في ضبط مستوى التوتر النفسي والحفاظ على التوازن الانفعالي.
• تجنُّب السلبية: يُنصَح بتجنُّب الأشخاص السامِّين والمواقف المزعجة التي تستنزف طاقتك العاطفية.

الحفاظ على الطاقة العقلية

تخصيص بعض الوقت للاختلاء بالنفس

يُنصَح بتخصيص بعض الوقت في الصباح الباكر أو خلال استراحة الغداء للتفكير في الاحتياجات والرغبات الشخصية والانتباه للحالة الجسدية. تنخفض فعالية العمل عندما يكون الذهن مشغول بالأفكار والرغبات والاحتياجات، لهذا السبب يُنصَح بتخصيص بعض الوقت للاختلاء بالنفس والابتعاد عن ضغوطات الحياة اليومية.

ترتيب استراحات منتظمة والانتقال إلى مهمة مختلفة

تساعد الاستراحات في تجديد القدرات العقلية وتنشيط وظائف الدماغ والطاقة الذهنية. يؤدي تغيير المهمَّات أو المحيط إلى تحسين طريقة التفكير وتنشيط الطاقة العقلية.

تدوين اليوميات

يعاني بعض الأشخاص من الإفراط في التفكير وصعوبة اتخاذ القرارات، وهنا تبرز فعالية طريقة تدوين اليوميات، في التخفيف من التفكير الزائد، والتعبير عن الأفكار كتابياً على الورق أو باستخدام الهاتف المحمول.

ممارسة الامتنان

يفرز جسم الإنسان هرمون السعادة "الدوبامين" عند تقديم الشكر والإعراب عن الامتنان. يساعد هرمون "الدوبامين" في تعزيز طاقة الجسم، وتنشيط مراكز التعلُّم في الدماغ، وزيادة شعور الحماس والرضا.

الحفاظ على الطاقة الروحانية

• استثمار الوقت والطاقة في الأنشطة التي تضفي المعنى والهدف على حياتك: تشمل أمثلة الأنشطة الهادفة، التي تتوافق مع القِيَم الشخصية، التطوع من أجل قضية تتعلق بشغفك في الحياة. يمكنك من ناحية أخرى أن تمارس أنشطة تساعدك في تحقيق التنمية الشخصية والتطوير الذاتي مثل المطالعة، واكتساب المهارات الجديدة، وتمارين اليقظة الذهنية.
• التواصل مع الأحبة: يساعد الدعم العاطفي الذي يقدمه أفراد العائلة والأصدقاء في تخفيف التوتر وزيادة شعور التفاؤل والإيجابية في الحياة. بناءً على ما سبق، يُنصَح بقضاء الوقت مع أشخاص متفائلين وداعمين بغية تحسين الحالة المزاجية، والقدرة على التحمُّل، وتنشيط الطاقة الذهنية. يساعد التفاعل مع الآخرين في الحفاظ على الطاقة وتحفيز وظائف الدماغ.

6. تحسين بيئة العمل

تؤثر البيئة المحيطة بالفرد على مستوى طاقته، ومن هذا المنطلق يجب الانتباه للعوامل التالية:

• الضوء الطبيعي: يساعد ضوء الشمس في ضبط الساعة البيولوجية، وتحسين المزاج، والقدرة على التركيز.
• ترتيب مكان العمل: يتشتت انتباه الإنسان وتنخفض طاقته، عندما تكون بيئة العمل فوضوية. بالمقابل، تتحسن الإنتاجية عندما تكون بيئة العمل نظيفة ومرتبة.
• الحد من مصادر التشتيت: تنخفض الطاقة العقلية نتيجة الإشعارات المستمرة من الهاتف المحمول والقيام بعدد كبير من المهمَّات دفعة واحدة، لهذا السبب يُنصَح بإلغاء تشغيل الإشعارات وضبط الهاتف المحمول على وضع الصامت خلال الفترات الزمنية المخصصة للعمل على المهمَّات.

7. وضع الحدود الخاصة

الحدود الشخصية ضرورية ولا تُعتبَر أنانية كما يفترض بعض الناس؛ بل إنّها تساعد في الحفاظ على الطاقة والتركيز على المسائل الهامّة. في ما يلي 3 خطوات لوضع الحدود الشخصية:

• رفض الطلبات: لا تُجهِد نفسك بأعمال والتزامات تفوق طاقتك. من هذا المنطلق، عليك أن ترفض المهمَّات التي تتعارض مع أولوياتك أو مستويات طاقتك.
• جدولة أوقات الفراغ: يجب أن تفصل بين حياتك الشخصية والمهنية، وذلك عبر التوقف عن تلقي الإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل خارج أوقات الدوام.
• توضيح الاحتياجات: يجب أن تُعلِم زملاءك، وأفراد عائلتك، وأصدقاءك بعدد ساعات عملك والتزاماتك، لكي تكون قادراً على إدارة التزاماتك معهم وتضمن الحصول على ما يكفي من الوقت للراحة وتجديد طاقتك.

8. الحفاظ على ديمومة الإنتاجية

إنَّ مراحل العمل أهمُّ من النتيجة النهائية في طريقة إدارة الطاقة، مما يعني أنَّك يجب أن تعمل بطريقة تتوافق مع الأنماط الطبيعية لطاقتك. في ما يلي بعض الخطوات الإضافية لضمان النجاح على الأمد الطويل:

• التحلي بالمرونة: من الطبيعي أن يتعرض الإنسان لضغوطات وأعباء عمل إضافية، وهذا يتطلَّب منه الاعتماد على تفويض المهمَّات أو تأجيلها إلى موعد مناسب.
• عدم السعي لتحقيق نتائج مثالية: يتعب الإنسان عندما يحاول استثمار كل دقيقة من وقته. لذا، لا يجب أن تشغل بالك بمسألة الكمال وعليك أن تركز فقط على إحراز التقدم في العمل.
• الانتباه لحالة الجسد: احرص على عدم إرهاق نفسك، وخُذ قسطاً من الراحة لكي تستعيد قواك عندما تكون مُنهَك.

الأسئلة الشائعة

1. ما الفرق بين إدارة الوقت وإدارة الطاقة؟

يعتمد مبدأ عمل طريقة إدارة الوقت على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من الوقت المتوفر، وهي تقتضي ترتيب الأولويات، وجدولة الأعمال، والحد من مصادر التشتيت.

بالمقابل، يعتمد مبدأ عمل طريقة إدارة الطاقة على تحسين كفاءة استثمار مستويات الطاقة على مدار اليوم. تأخذ هذه الطريقة كل من الطاقة الجسدية، والعقلية، والعاطفية بعين الاعتبار.

هذا يعني أنَّ إدارة الوقت لا تكفي لبلوغ الإنتاجية المطلوبة من دون إدارة الطاقة.

2. ما هي العوامل التي تأخذها طريقة إدارة الطاقة بعين الاعتبار؟

تأخذ طريقة إدارة الطاقة بعين الاعتبار النشاط الجسدي، والعقلي، والعاطفي؛ إذ يؤدي الإرهاق الجسدي، والتوتر، والإجهاد الذهني إلى تشتيت التركيز. تساعد إدارة الطاقة في تحديد هذه العوامل وضبطها بهدف تحسين الإنتاجية.

3. ما أهمية طريقة إدارة الطاقة بالنسبة لموضوع الإنتاجية؟

طريقة إدارة الوقت فعالة في إنجاز المهمَّات، في حين تهدف إدارة الطاقة إلى تحسين الإنتاجية لأنها تقدم الفوائد التالية:

• تحسين القدرة على التركيز والانتباه: تؤثر مستويات الطاقة على قدرة الفرد على التركيز والانتباه؛ حيث يتشتت تفكير الفرد في أوقات التعب والكسل مما يزيد من صعوبة التركيز على العمل. تهدف طريقة إدارة الطاقة إلى إنجاز الأعمال الصعبة في الأوقات التي تكون فيها الإنتاجية عالية.
• التركيز على الجودة أكثر من الكمية: لا يسهم العمل لساعات طويلة في تحسين جودة النتائج حتى لو ضغطت على نفسك. تساعد طريقة إدارة الطاقة في ترتيب المهمَّات بحسب الأولوية وتخصيص الجزء الأكبر من الطاقة للأعمال الهامة.
• تقليل التوتر وتحسين العافية: يحدث الإجهاد الوظيفي عندما يضغط الفرد على نفسه ويتحمل ما يفوق طاقته على الأمد الطويل. تساعد طريقة إدارة الطاقة في الحفاظ على الإنتاجية عبر إعطاء الأولوية للاستراحات، والعادات الصحية، وإدراك حدود إمكانياتك وقدرتك على التحمل.

تهدف طريقة إدارة الطاقة إلى العمل بذكاء أكبر، ومجهود ووقت أقل.

4. كيف يمكن رصد مستويات الطاقة؟

يجب أن تلاحظ نمط تغيُّر طاقتك، وتحدد الأوقات التي تكون فيها في ذروة تركيزك وانتباهك، وفترات هبوط طاقتك. يمكنك أن تدوِّن بيانات طاقتك الجسدية والنفسية على مدار اليوم ضمن سجل بسيط.

5. ما هي خطوات تطبيق طريقة إدارة الطاقة؟

يقتضي التطبيق العملي لطريقة إدارة الطاقة جدولة المهمَّات الصعبة في أوقات ذروة النشاط، وتخصيص فترات الطاقة المنخفضة للأنشطة الأقل صعوبة. يجب عليك من ناحية أخرى أن تخصص ما يكفي من الوقت للراحة وتجديد طاقتك عبر المشي، وممارسة التأمل، والتجول ضمن المكتب بهدف تنشيط القدرات العقلية ورفع مستوى الطاقة.

6. ما هي الأدوات والتقنيات التي تساعد في تطبيق طريقة إدارة الطاقة؟

تقتضي "تقنية بومودورو" (Pomodoro Technique)، على سبيل المثال العمل لفترات زمنية قصيرة تبلغ مدتها 25 دقيقة ويفصل بينها استراحات قصيرة. ثمَّة تطبيقات تساعد في رصد مستويات الطاقة وتقترح أنشطة تسهم في تحسين كفاءة العمل والأداء والإنتاجية.

في الختام

يهدف الانتقال من إدارة الوقت إلى الطاقة، إلى العمل بطريقة تتوافق مع نمط تغيُّر طاقة الجسم والعقل. يمكنك أن تبلغ أقصى إنتاجية ممكنة عندما تعطي الأولوية لعافيتك وتراعي مستويات الطاقة عند توزيع مهام العمل. قدم المقال معلومات وافية عن خطوات تطبيق طريقة إدارة الطاقة في الحياة العملية والاستفادة منها في تحسين الأداء والإنتاجية.