لقد تحدَّثنا في الجزء الأول من المقال عن 4 خطوات لإدارة الوقت، وسنتحدَّث في هذا الجزء الثاني والأخير منه عن الخطوات المتبقية، فتابعوا معنا السطور الآتية:

7 خطوات لإدارة الوقت

نستكمل فيما يلي الخطوات التي تحدثنا عنها في الجزء الأول:

5. تعلُّم الرفض

غالباً ما ننسى عند إنشاء خطة يومية أنَّ أيامنا لا تسير دائماً كما هو مخطط لها، فالطلبات غير المتوقعة واردة في كثير من الأحيان، وهذا قد يخرجنا عن المسار الصحيح، لهذا السبب، فإنَّ تعلُّم الرفض هو استراتيجية قوية لإدارة الوقت ومهارة حياتية بشكل عام.

ليس كل طلب أو فرصة تستحق وقتك أو اهتمامك العاجل، فعندما توافق باستمرار، فإنَّك تخفف تركيزك وطاقتك، وفيما يأتي بعض النصائح التي يجب وضعها في الحسبان عند تحديد ما إذا كان يجب عليك الرفض أو القبول:

5.1. كن انتقائياً

قيِّم كل طلب بالمقارنة مع أهدافك وأولوياتك، وإذا لم يتوافق معها، فمن المحتمل أنَّه لا يستحق وقتك.

5.2. كن حازماً ولكن مهذباً

لا يعني الرفض أن تكون متعالياً، فالرفض باحترام أكثر فائدة على الأمد الطويل من الموافقة على مضض.

5.3. قدِّم حلاً

إذا لم تتمكن من تلبية طلب شخص ما، فكر في تقديم بديل أو إحالته إلى شخص يمكنه المساعدة.

5.4. ضع الحدود

وضِّح للآخرين ما هي أولوياتك ونوع الطلبات أو المهام التي ترغب في القيام بها، وهذا يساعد على تحديد التوقعات ويقلل من الاستخدام غير المناسب لوقتك.

6. الحد من عوامل التشتيت

لقد تحدَّثنا حتى الآن عن خطوات إدارة الوقت مثل تحديد المهمة التي يجب القيام بها، ومتى يجب القيام بها، والمدة اللازمة لإنجازها. لسوء الحظ، حتى أفضل الخطط يمكن أن تخرج عن مسارها بسبب المشتتات، مثل المقاطعات الرقمية، أو صوت زميلك المرتفع، أو أي شيء آخر يمنعك من التركيز.

على الرغم من عدم وجود حل دائم للمشتتات، لكن يمكنك تعلم كيفية إدارتها وتجنُّبها؛ لذا دعونا نلقي نظرة على بعض الطرائق التي يمكنك من خلالها التغلب على عوامل التشتيت والحفاظ على التركيز:

6.1. المشتتات الرقمية

من المغري التحقق باستمرار من بريدك الإلكتروني أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي لمعرفة ما هو جديد. ربما تقول "ما الضير في ذلك؟ فالأمر لا يستغرق سوى بضع دقائق وهي استراحة صغيرة لطيفة"، هذا خطأ كبير (تذكر تكلفة الانتقال)، ولتجنب ذلك، خصص وقتاً لهذه المهام وقف الإشعارات في أثناء جلسات التركيز، إذا كان انتباهك يتشتت بسبب تطبيقات مثل يوتيوب (YouTube) أو تيك توك (TikTok)، فهناك أدوات لحظرها مؤقتاً.

6.2. الضوضاء الخارجية

سواء كنت تعمل من المنزل أم في المكتب، فيمكن للضوضاء الخارجية مثل أعمال البناء المجاورة أو صوت الزملاء الصاخب أو حتى صوت وسائل النقل في الخارج أن تشتت انتباهك، لكن لا تقلق، فتوجد طرائق للتعامل مع هذا أيضاً.

إذا كنت تعمل من المنزل، فأنشئ مساحة عمل مخصصة في منطقة هادئة أو عازلة للصوت في مكان عملك (إذا كانت لديك الوسائل بالطبع)، وإذا كنت في المكتب، فاستخدم سماعات الرأس المانعة للضوضاء.

6.3. المقاطعات غير المتوقعة

قد تكون الزيارات غير المتوقعة أو الطلبات من العائلة من أكثر عوامل التشتيت التي يصعب التغلب عليها، فهي تقطع تركيزك وتعطل سير عملك، ولكن مرة أخرى، لا يجب أن يكون الأمر هكذا.

إذا كنت تعمل من المنزل، فأخبر عائلتك بجدولك الزمني لتقليل المقاطعات، وإذا كنت تعمل في مكتب، فاستخدم مؤشرات مثل الباب المغلق أو علامة "ممنوع الإزعاج".

7. مراجعة وضبط جدولك الزمني كل أسبوع

أخيراً وليس آخراً، تعد المراجعة المنتظمة لممارسات إدارة الوقت أمراً هاماً جداً، وإلا فلن تعرف أبداً الاستراتيجيات الناجحة، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين. من الناحية المثالية، يجب عليك القيام بذلك أسبوعياً، فيتيح لك ذلك تقييم الإنتاجية وإجراء التعديلات، وتتضمن بعض الأسئلة الشائعة التي يجب أن تطرحها على نفسك ما يأتي:

• هل حققت أهدافك؟
• ما هي الاستراتيجيات التي نجحت أكثر من غيرها؟
• ما هي أكبر العقبات؟

إذا كنت لا تعرف كيفية إجراء مراجعة أسبوعية لإنتاجيتك، فعليك إجراء تحليل سوات (SWOT)، إليك كيفية استخدام كل عنصر من عناصر سوات لتعزيز مهارات إدارة الوقت:

• نقاط القوة: حدد جوانب روتين إدارة الوقت التي تعطيك نتائج إيجابية.
• نقاط الضعف: حدد المهام التي تغفل عنها باستمرار وأدرجها.
• الفرص: انظر إلى ما هو أبعد من سير عملك الحالي، واعرف ما هي الفرص المتاحة، فهل تتوفر تقنية يمكنها أتمتة أو تبسيط المهام التي تستغرق كثيراً من وقتك؟ (ربما الذكاء الاصطناعي).
• التهديدات: حدد العوامل الخارجية التي تشكل خطراً على إنتاجيتك.

بناءً على تحليلك، عدِّل استراتيجياتك كل أسبوع حسب الحاجة، وقد يعني هذا تحديد أولويات مختلفة أو حتى تقسيم الوقت بشكل مختلف، وتذكر، الهدف من هذه المراجعة ليس النقد، بل تحسين مهارات إدارة الوقت.

الأسئلة الشائعة

هل إدارة الوقت مهارة؟

نعم، إدارة الوقت مهارة، وتتطلب القدرة على تنظيم وتخطيط وتنفيذ المهام والأهداف شخصاً ليس فقط مدركاً للتغيير، وإنَّما قادر على التكيف معه أيضاً.

ما هي الخطة الجيدة لإدارة الوقت؟

تتكون خطة إدارة الوقت الجيدة من العناصر الآتية: تحديد الأهداف، وإنشاء أهداف فرعية وترتيبها بحسب الأهمية، وإنشاء جدول تفصيلي للوقت الذي سيتم فيه إكمال كل مهمة تدعم الهدف العام.

ما هي المبادئ الثلاثة لإدارة الوقت؟

المبادئ الثلاثة لإدارة الوقت هي: تحديد الأولويات، والتخطيط، والتنفيذ، فيشير تحديد الأولويات إلى عملية تحديد المهام الأكثر أهمية والتي يجب إكمالها أولاً، والتخطيط هو التخطيط لكيفية إنجاز مهامك وأهدافك وتوقيت ذلك، والتنفيذ هو عملية تنفيذ المهام فعليَّاً بالشكل الذي اخترته.

في الختام

لا تتعلق إدارة الوقت بالحلول السريعة أو الحيل، يتعلق الأمر بتوافر رؤية وانضباط للتنفيذ، ويدرك معظم الأفراد أو المنظمات ذات الأداء العالي قيمة الجدول الزمني المنظم. في كثير من الأحيان، هذا هو سبيل النجاح، فلم ينسب أحد تحقيق أهدافه إلى الصدفة العشوائية، بل تعلم هؤلاء الأشخاص الناجحون مهارات جيدة في إدارة الوقت وطوروها.